事業(yè)單位辦公室行政檔案管理工作的優(yōu)化措施

張麗

摘 要：事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高行政檔案的管理水平，注重發(fā)揮行政檔案在輔助事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用。在信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和系統(tǒng)化的檔案管理理念下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高行政檔案管理的總體質(zhì)量，著力構(gòu)建專業(yè)的行政檔案管理體系，切實提高行政人員的檔案管理技術(shù)能力。事業(yè)單位只有強(qiáng)化分析檔案管理機(jī)制，才能提高行政工作的效率，解決行政工作存在的主要問題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;行政檔案;管理機(jī)制

行政檔案是重要的工作信息載體，事業(yè)單位的行政檔案在很大程度上記錄了事業(yè)單位的日常運(yùn)轉(zhuǎn)情況，上級交辦的各項工作任務(wù)，事業(yè)單位的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理等信息均記錄在行政檔案管理工作當(dāng)中。事業(yè)單位改革的深入進(jìn)行需要行政檔案的大力支持。提高行政檔案管理工作的水平，可以梳理事業(yè)單位管理中的問題隱患，從而提高事業(yè)單位管理工作的整體效率。事業(yè)單位行政檔案記錄了事業(yè)單位發(fā)生的重大事件，具有憑證與歷史參考價值。行政檔案記錄了事業(yè)單位參與社會活動的信息，對于保護(hù)事業(yè)單位的合法權(quán)益，促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展意義重大。

1 當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問題

1）管理制度不健全。檔案管理工作需要形成科學(xué)化、有序化、系統(tǒng)化的管理機(jī)制。當(dāng)前事業(yè)單位的行政檔案管理主要依靠辦公室進(jìn)行，各業(yè)務(wù)部門未能配合行政檔案管理工作的深度開展。由于缺乏科學(xué)化的行政檔案管理工作制度，沒能基于行政檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制完善管理標(biāo)準(zhǔn)，因此影響行政檔案管理的工作水平。例如，當(dāng)前事業(yè)單位行政辦公室未能執(zhí)行有序科學(xué)的收集、整理、分類、共享管理機(jī)制，不能根據(jù)信息化的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)體系建立有效的行政檔案的分類存儲與收集整理規(guī)范機(jī)制，導(dǎo)致行政檔案管理的效率低，行政檔案管理任務(wù)不落實，行政檔案沒能按照上級要求有效歸檔，因此行政檔案的科學(xué)化水平低，行政檔案管理工作的整體質(zhì)量水平有待提高。

2）專業(yè)素質(zhì)有待提高。事業(yè)單位行政檔案管理不足的主要問題在于現(xiàn)有的人員不熟悉現(xiàn)代化的行政檔案管理工作方式方法，有限的檔案管理制度設(shè)備，傳統(tǒng)的檔案管理人員，缺乏先進(jìn)理念的檔案管理工作方法嚴(yán)重的制約了行政檔案管理工作的效率。有些事業(yè)單位的從事行政檔案管理的人員不掌握先進(jìn)的工作方式，存在著工作理念落后，工作技術(shù)手段不足，不熟悉信息化環(huán)境下的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制的問題。事業(yè)單位還要構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的行政檔案管理體系，有效的消除行政檔案管理的認(rèn)知偏差，提高行政檔案管理的整體工作效率。事業(yè)單位還要消除行政檔案管理存在的榮譽(yù)感與責(zé)任感不足的問題，形成綜合性的行政檔案管理工作體系，達(dá)到提高行政檔案管理工作效率的目標(biāo)。

3）管理手段比較落后。在信息化的大背景下行政檔案管理工作的信息技術(shù)手段相對落后，檔案管理的方式方法較為陳舊，行政檔案管理工作技能還有待加強(qiáng)。行政檔案管理應(yīng)當(dāng)有效消除傳統(tǒng)檔案管理方式帶來的弊端，著力解決行政檔案管理易發(fā)生錯誤的問題。行政檔案管理還要秉持高效和系統(tǒng)的基本原理，著力分析找準(zhǔn)行政檔案管理的實際情況，切實運(yùn)用信息化的技術(shù)設(shè)備解決行政檔案管理低效的問題。首先，有效的防止人工檔案管理方式還來的行政檔案錯誤率高和收集歸檔不及時的問題，進(jìn)一步解決檔案數(shù)據(jù)傳遞不到位的問題，著力形成綜合化行政檔案管理工作體系。其次，有效防止因為行政檔案管理缺乏有效的系統(tǒng)備份造成的檔案數(shù)據(jù)信息丟失的問題。第三，開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，有效解決以往存在的檔案數(shù)據(jù)信息收集不及時的問題。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

1）在思想上高度重視。高度重視行政檔案管理對于提高檔案工作的效率，發(fā)揮行政檔案的應(yīng)用價值有重要的意義，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)在檔案分類管理改革的大背景下充分的重視行政檔案管理，形成專業(yè)的行政檔案管理與監(jiān)督機(jī)制。首先，切實加強(qiáng)行政部門對行政對檔案管理的重視程度，著力普及檔案管理的相關(guān)法規(guī)。其次，事業(yè)單位分管行政部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加大對行政檔案的監(jiān)督管理工作力度。第三，定期分析總結(jié)行政檔案管理的問題，根據(jù)行政檔案管理的現(xiàn)狀提出有必要的改進(jìn)建議，著力構(gòu)建完善的行政檔案管理機(jī)制，達(dá)到提高行政檔案工作效率，創(chuàng)新行政檔案管理體系的目標(biāo)。第四，加強(qiáng)行政檔案的業(yè)務(wù)考核，形成全面科學(xué)化的審核管理工作機(jī)制，找出行政檔案管理的問題，達(dá)到提高行政檔案管理的主動性、積極性、創(chuàng)造性和科學(xué)化的目標(biāo)。

2）強(qiáng)化檔案技能培訓(xùn)。專業(yè)的行政檔案管理人員對于發(fā)揮行政檔案的價值有重要的意義。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視兼職行政檔案管理人員的工作能力培養(yǎng)。首先，加強(qiáng)行政人員的檔案管理技能培訓(xùn)，促進(jìn)兼職行政檔案管理人員掌握先進(jìn)的檔案管理工作方法，在應(yīng)付常規(guī)檔案管理工作基礎(chǔ)上掌握信息化的檔案管理工作方式。其次，還要對現(xiàn)有的行政檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，總結(jié)行政檔案管理工作的問題，針對事業(yè)單位行政檔案管理的問題開展針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進(jìn)行政檔案管理人員掌握正確的操作方式，注意檔案管理工作易出現(xiàn)的問題。第三，挖掘現(xiàn)有檔案管理人員的工作潛力，基于行政檔案管理工作的需要，提高行政檔案管理的效率，挖掘行政檔案資源的價值，開展專門的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)活動。

3）完善檔案管理制度。事業(yè)單位必須不斷完善檔案管理工作制度，創(chuàng)新行政檔案管理方法，圍繞著行政檔案與上級主管機(jī)關(guān)的有效對接需要，著力提高行政文件、數(shù)據(jù)、密件的管理水平。首先，應(yīng)當(dāng)以集思廣益的態(tài)度積極征求相關(guān)各部門的檔案管理工作意見，形成良好的行政公文的傳閱與歸檔收集工作制度。加強(qiáng)對錯誤信息的判斷力，尤其以科學(xué)化的措施防止行政檔案出現(xiàn)收集與傳遞使用的風(fēng)險。其次，采用科學(xué)化的制度對行政檔案姝漏洞及時彌補(bǔ)，做到及時的匯總整理檔案，實現(xiàn)檔案資源的全面匯編，找出解決檔案管理漏洞的措施，定期實現(xiàn)全面的檔案收集與整改。根據(jù)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)工作需要完善行政檔案的共享制度，加強(qiáng)行政數(shù)據(jù)信息的整理工作，圍繞著重大工作事項、主要工作信息、業(yè)務(wù)部門的需要及時的將行政檔案資源傳遞給相關(guān)部門和人員。

4）引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)。技術(shù)升級對事業(yè)單位辦公室檔案管理有重要意義。由于行政檔案的使用率較高，部分事業(yè)單位行政檔案主要由行政辦公室獨(dú)立管理，因此檔案管理技術(shù)的科學(xué)性、有效性和專業(yè)性方面還待完善提升。事業(yè)單位在采用雙軌制是管理行政檔案時，應(yīng)當(dāng)把大數(shù)據(jù)、云技術(shù)與行政檔案的開發(fā)利用聯(lián)系起來。根據(jù)行政檔案管理信息化的發(fā)展趨勢，不斷引進(jìn)先進(jìn)的行政檔案管理設(shè)備，制定行政檔案管理設(shè)施設(shè)備的發(fā)展計劃，逐步的對各種檔案資源進(jìn)行深度有序的開發(fā)，提高行政檔案的匯編水平，從而提高檔案管理的科學(xué)性，解決行政事業(yè)單位檔案管理工作的問題。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)開發(fā)先進(jìn)的行政檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對辦公自動化系統(tǒng)中行政檔案的收集工作力度，在全面有效的數(shù)據(jù)收集機(jī)制下提高檔案管理工作效率，解決行政檔案管理的現(xiàn)實問題。

3 結(jié)論

檔案管理是事業(yè)單位行政工作的重要內(nèi)容，行政檔案管理與事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)工作的有序進(jìn)行密切相關(guān)，檔案管理人員只有重視行政檔案管理，不斷提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，切實在技術(shù)上、制度上、培訓(xùn)上不斷強(qiáng)化升級，才能推動檔案管理工作順利發(fā)展，促進(jìn)事業(yè)單位快速發(fā)展。

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