淺談藝術(shù)類學校專業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與對策

鄒玥瑛

摘 要：在學校辦學進程中，檔案是歷史的記載，也是學校管理的重點，其是評價一所學校教學水平的關(guān)鍵性標準。在長期教學管理中，教學檔案是最原始的材料，是發(fā)展過程中留下的寶貴信息資料，有效保管教學檔案可為以后教學管理、教研教改、教學實踐等提供可靠的依據(jù)。在檔案保管方式方面，藝術(shù)專業(yè)教學檔案不同于非藝術(shù)專業(yè)，藝術(shù)專業(yè)具有顯著的特征，檔案管理應基于不同類別進行有效管理。本研究作者結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗，對于如何加強藝術(shù)類專業(yè)檔案管理提出了自己的幾點拙見，僅供參考。

關(guān)鍵詞：藝術(shù)檔案;管理現(xiàn)狀

藝術(shù)檔案則是文化藝術(shù)組織或個人在藝術(shù)研究、藝術(shù)表演、藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)教育、文化交流等活動中所產(chǎn)生的，對具有保存價值的實物、圖像、文字等進行有效記錄，屬于獨特的文化遺產(chǎn)，有助于推動社會主義文化藝術(shù)事業(yè)的高速發(fā)展。文化部部長多次提到，珍貴的藝術(shù)檔案，不只是呈現(xiàn)了精彩的文化藝術(shù)活動，更是民族文化的脈搏。收集好、管理好、利用好藝術(shù)檔案，可為后代保存大量珍稀的文化遺產(chǎn)。上海市舞蹈學校成立于1960年，學校設有芭蕾舞和中國舞兩個表演專業(yè)，后又增設國際標準舞專業(yè)。自創(chuàng)辦以來始終在不斷改革創(chuàng)新中成長，連續(xù)三次被評為國家級重點中等職業(yè)學校。2001年又被市教委列為上海百所中專重點建設工程學校。經(jīng)上海市政府決定于2002年6月并入上海戲劇學院。隨著時間的推移和歷史的演進，學校經(jīng)歷了漫長而復雜的發(fā)展歷程后，藝術(shù)檔案的價值就越發(fā)顯現(xiàn)出來[1]。

1 學校藝術(shù)檔案的價值

舞蹈學校是一所藝術(shù)學校，建立59年以來，享譽“舞蹈家搖籃”的美稱，造就了一大批國內(nèi)外知名的舞蹈家;為促進對外文化交流，增進中國和各國人民之間的友誼做出了積極的貢獻。

1.1 藝術(shù)檔案對于學校的深遠意義

檔案是學校辦學歷程的有效記載，是學校重點管理事務，也是評價學校教學管理水平的主要指標。教學檔案，則是在長時間教學活動中所收集整理的材料，是學校發(fā)展進程中的珍稀歷史資料，加強教學檔案的管理，有利于教學管理、教學研究、教學活動的開展，為其提供有效的指導。對于上海舞蹈學校而言，藝術(shù)檔案在發(fā)展歷程中、教學活動中不斷形成，其價值可想而知。然而，由于以前學校并未真正意識到藝術(shù)檔案的作用與歷史價值，大量珍貴藝術(shù)檔案被損毀，并未完整保存下來，這是嚴重的經(jīng)濟、文化損失。因此，加強藝術(shù)檔案管理，對于藝術(shù)類學校發(fā)展與成長而言具有無法替代的歷史價值。

1.2 藝術(shù)檔案是學校寶貴的精神財富

藝術(shù)成果的形成，是許許多多藝術(shù)工作者共同創(chuàng)作，協(xié)同努力，心情勞動的結(jié)晶。以《白毛女》為代表的經(jīng)典作品，展現(xiàn)了革命樣板戲中經(jīng)典舞蹈，反映了一段人類革命的歷史。圍繞作品產(chǎn)生的一系列劇本、劇照、錄音、錄像等比較齊全的藝術(shù)檔案材料，是創(chuàng)作人員，演出人員對藝術(shù)追求的寫照，是他們勞動的結(jié)晶，更是他們留給后人寶貴的歷史財富。

1.3 藝術(shù)檔案可作為藝術(shù)教育的教材

完整的藝術(shù)檔案，可為培養(yǎng)新一代藝術(shù)人才提供形象生動的教材，藝術(shù)檔案中的文字，圖片，劇照，錄音，錄像等資料，形象生動地記錄了藝術(shù)家們一招一式的表演藝術(shù)，可再現(xiàn)各種動態(tài)的情景，可跨越時空，為培養(yǎng)藝術(shù)新秀提供優(yōu)越的條件，是前輩們留給我們的藝術(shù)財富，也是我們留給學生的教育教材。

2 學校藝術(shù)檔案管理現(xiàn)狀

歸納本單位藝術(shù)檔案管理現(xiàn)狀，主要存在以下特點：

2.1 領(lǐng)導對藝術(shù)檔案不夠重視

一直以來，學校領(lǐng)導及教師全身心投入到教學、教研工作中，并不重視收集、整理與保存教學檔案。因教學檔案形成過程較為漫長，需隨時進行保存。但是學校領(lǐng)導與教師并未意識到這一點，也沒有認識到藝術(shù)檔案的價值，再加上相關(guān)科室領(lǐng)導不重視教學檔案管理，管理不到位，大多數(shù)藝術(shù)檔案由創(chuàng)作者進行保存，沒有第一時間將其收入檔案管理部門。

對于藝術(shù)檔案管理，學校領(lǐng)導認識較為淺顯，沒有真正意識到藝術(shù)檔案管理工作的價值，沒有認識到藝術(shù)檔案管理對于教育事業(yè)的強大助推力。雖然藝術(shù)檔案規(guī)模大、種類豐富，然而其收集、歸檔工作還不如文書檔案被重視，管理質(zhì)量差強人意。

2.2 檔案管理人員不具備專業(yè)知識

不同于其它專業(yè)檔案，藝術(shù)檔案所包含的內(nèi)容更加多樣，保存方法具有獨特性，管理難度較大，細節(jié)較多，因此要求檔案管理人員具有較強的專業(yè)水平與職業(yè)素養(yǎng)。藝術(shù)專業(yè)檔案管理中，教學秘書大量時間用于教學活動，全面收集與整理檔案的精力較少，再加上這一類檔案具有自身特殊性，若不具有藝術(shù)修養(yǎng)及鑒別能力，分類錯誤的情況便會時常出現(xiàn)[2]。

學校藝術(shù)檔案室為藝術(shù)檔案管理部門，具體負責藝術(shù)檔案管理日常工作;建校以來，從事藝術(shù)檔案的管理人員不僅非檔案專業(yè)出身，而且踏上工作崗位后也沒有經(jīng)過相關(guān)專業(yè)培訓，不具備基本的檔案管理業(yè)務知識。在工作中，檔案管理人員業(yè)務水平的局限導致藝術(shù)檔案的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能正常開展，部分文件材料未經(jīng)整編隨意堆放在檔案柜中，檔案目錄與實際存放檔案不匹配，更出現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象，藝術(shù)檔案工作管理難以規(guī)范化。

2.3 檔案收集不夠完整

學校藝術(shù)檔案主要來自于下列五個科室：教務科、芭科、民科、公共文化科和學生科。教務科應提供每學期教師任課表，學生名單，課程表，考試課程表，學生考試總成績表，教務日記、服裝目錄等;芭科，民科提供教師總課時表，教師教學計劃，教學質(zhì)量分析，專業(yè)成績登記表，獲獎材料，演出節(jié)目單等;公共文化科提供每學期各科考試卷，答卷，補考卷，文化教師教學計劃，教學質(zhì)量分析，文化教師總課時表等;學生科提供每學期組織的活動文字，照片。學生品德評語，班主任工作小結(jié)等。

在實際工作中，由于學校“重教學，輕檔案”的作風，導致藝術(shù)檔案制度的不完善，使藝術(shù)檔案的收集工作無法落實到人，產(chǎn)生相互推脫甚至不愿移交的情況。對于藝術(shù)檔案的歸檔，有的教師十分抵觸，自認為藝術(shù)材料屬于自己創(chuàng)作、教學所得的成果，應屬于自己的，如果由檔案部門歸檔管理，這便成為了共有財產(chǎn)，個人成績被埋沒，再加上再借用、利用時手續(xù)較為復雜，自己保管更為妥當。

這樣的情況隨著時間的推移，檔案收集工作越來越艱難，對做好藝術(shù)檔案管理工作產(chǎn)生極大困難。

2.4 硬件設施不達標

因藝術(shù)專業(yè)特征較為明顯，其藝術(shù)檔案形式也很多樣。例如，美術(shù)專業(yè)繪畫作品規(guī)格與尺寸有所不同，舞蹈專業(yè)學生跳舞的視頻，播音專業(yè)的音頻檔案，影視專業(yè)的戲劇視頻檔等，再加上不同檔案對于溫濕度的要求不同，所以存放地點也有所不同。然而，不同于專業(yè)藝術(shù)高校，中職藝術(shù)檔案保存設施及地點往往難以滿足要求。學校藝術(shù)檔案室現(xiàn)有檔案設備與辦公區(qū)域沒有實現(xiàn)合理分隔，辦公室中雖配備有檔案柜，但大都是學校建立初期購置的，已出現(xiàn)鐵銹、門鎖損壞，學校檔案設備無法滿足藝術(shù)檔案、資料的存放需求，也不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求。檔案保管設備的不規(guī)范，即影響藝術(shù)檔案的保管使用效果，又無法為藝術(shù)檔案的統(tǒng)一管理提供有效保障[3]。

3 學校藝術(shù)檔案管理的對策與路徑

3.1 切實提高對藝術(shù)檔案管理工作的認識

為文化藝術(shù)發(fā)展服務是藝術(shù)檔案管理的根本出發(fā)點，學校應積極重視，將藝術(shù)檔案管理工作列為學校管理的重點，明確分管領(lǐng)導的職責，將其納入到部門績效考核標準中，進一步強化管理工作的領(lǐng)導力，建立健全藝術(shù)檔案管理制度，提供充足的人力、物力與財力，確保檔案管理工作順利進行，從而促進學校教育可持續(xù)發(fā)展。

強化學校領(lǐng)導與教師藝術(shù)檔案管理工作的認知，是藝術(shù)檔案管理工作有序、順利開展的基礎。加強《檔案法》等檔案法制的宣貫，組織開展學校檔案分管領(lǐng)導和專兼職人員參加培訓，使領(lǐng)導干部和專兼職人員都認識到學校藝術(shù)檔案工作的重要意義，強化檔案意識，避免出現(xiàn)“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”等短期行為的出現(xiàn)。想方設法加強藝術(shù)檔案管理，構(gòu)建可操作性、全方位、多層次的管理制度，嚴格遵照《檔案法》、《藝術(shù)檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，對藝術(shù)檔案分類、歸檔與管理辦法及要求進行規(guī)范，確保管理工作有法可依、有章可循。同時，加強檔案工作的領(lǐng)導，分管領(lǐng)導應不遺余力地干好檔案工作，親自過問，及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，并認真研究解決方案，確保藝術(shù)檔案管理工作順利開展，切實滿足教育改革要求。

3.2 切實提高藝術(shù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了有效避免基礎性材料的遺失，學校應采取統(tǒng)一保存的方式，加強管理。首先，學校應重視檔案管理人員專業(yè)技能的培訓，為他們提供更多再教育與業(yè)務培訓的機會，保證管理人員可以更好的勝任本職工作。同時管理人員上崗前要接受嚴格的考核，加大業(yè)務審查與考核力度，確保藝術(shù)檔案管理的有效性實現(xiàn)提升。藝術(shù)檔案管理人員也應該主動總結(jié)經(jīng)驗與教訓，對自身提出嚴格要求，保證在檔案管理中做到規(guī)范。學校要定期開展各項主題學習活動，保證檔案管理人員綜合能力實現(xiàn)提升

其次，加強硬件建設是增強檔案管理能力的關(guān)鍵，也是保障檔案管理水平的有效途徑。學校應結(jié)合自身現(xiàn)狀，設立藝術(shù)檔案室，根據(jù)校務類、教學類、劇目類、照片類、實物類對藝術(shù)檔案進行分別設櫥，并注意同藝術(shù)資料進行區(qū)別，將其保存在不同的區(qū)域。同時，藝術(shù)檔案室應配備完善的防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬系統(tǒng)，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

3.3 切實加強藝術(shù)檔案的收集和整理

對于藝術(shù)檔案，學校應始終貫徹“以我為主”的立卷歸檔原則，對教學過程中所產(chǎn)生的文件材料進行及時收集處理。設立檔案資料收集長效機制，將普通收集與定向收集、平時收集與學期終收集有機融合，以此來提高檔案資料的連續(xù)性、完整性。同時，學校各個部門應配備兼職檔案員，主動配合檔案管理人員，積極投身于收集、整理資料工作中，保證收集渠道的通暢，具有較強的信息靈敏度，進一步規(guī)范收集過程，確保資料的真實性。收集完后，需基于不同載體、不同門類按照類別、年限進行科學歸檔。

3.4 切實加強藝術(shù)檔案信息化建設

信息時代下，藝術(shù)檔案信息化建設已經(jīng)成為了發(fā)展趨勢，也是強化檔案管理水平的關(guān)鍵點[4]。采用標準化和最新信息化管理的手段和管理方法是藝術(shù)檔案管理的必然趨勢，檔案管理人員要按標準對藝術(shù)檔案按標準進行加工、處理，加快實現(xiàn)數(shù)字化管理，使藝術(shù)檔案管理工作煥發(fā)出新的無限生機。開發(fā)藝術(shù)檔案管理系統(tǒng)，設定管理權(quán)限，輸入檔案編碼或類別便可迅速查詢有關(guān)信息，從而提高了藝術(shù)檔案管理的效率，實現(xiàn)了數(shù)字化、規(guī)范化管理。

4 結(jié)語

總之，隨著教學改革進程的加快，藝術(shù)類學校應高度重視藝術(shù)檔案的管理，特別是領(lǐng)導干部，應全身心投入到藝術(shù)檔案管理工作的研究中，將其納入到學校重點事務中。目前，信息時代已經(jīng)到來，藝術(shù)類學校在藝術(shù)檔案管理中，應積極革新理念，擯棄傳統(tǒng)管理模式，取其精華去其糟粕，構(gòu)建全方位、多層次的藝術(shù)檔案管理系統(tǒng)，有效保障學校教育、教研活動順利開展，推動學校可持續(xù)健康發(fā)展。因此藝術(shù)類學校應緊跟時代潮流，積極迎接挑戰(zhàn)，把增強藝術(shù)檔案管理水平同教育事業(yè)改革戰(zhàn)略相融合，深入挖掘，準確決策，制定有效改革舉措，并真正落實到位，為人類留下寶貴的文化遺產(chǎn)。

參考文獻

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[3]李莎.藝術(shù)院校藝術(shù)檔案管理探析[J].藝術(shù)科技，2014（12）：478.

[4]李美.藝術(shù)類院校檔案管理工作對教學活動的價值探析[J].教育現(xiàn)代化，2017，4（43）：190-191.