論提高辦公室文件檔案管理工作質量的有效對策

摘 要：本文首先分析了辦公室文件檔案管理的重要性，辦公室文件管理關系到各項工作的順利開展，也關系到組織決策的科學性，接著提出了提高辦公室文件檔案管理質量的有效對策，提升辦公室文件檔案管理的重視度，完善辦公室文件檔案管理制度，提升辦公室文件檔案管理的專業化水平。

關鍵詞：辦公室;文件檔案;管理

隨著社會形勢的發展變化，辦公室文件檔案的信息資源形式與內容變得越來越多樣化，文件檔案信息具有更高的使用價值和使用頻率。但是，由于思想上不重視、操作不規范等因素的影響，辦公室文件檔案的收集與歸檔管理工作還是存在一定的問題，管理方式有待創新，執行力度有待增強。辦公室的文件檔案管理要求工作人員具備專業化的知識、良好的服務意識，這樣才能確保整個工作的有序開展，研究提高辦公室文件檔案管理質量的有效對策具有重要的現實意義。

1 辦公室文件檔案管理的重要性

辦公室文件檔案管理工作開展是整個組織管理水平的重要體現。通過記載組織發展歷程，包括組織的重要決策事項、發生問題的原因、解決方式等，能夠真實的反映這個組織單位的實際狀況。其重要性主要表現在以下兩方面：其一，辦公室文件管理關系到各項工作的順利開展。組織工作的開展不是虛無縹緲的空中樓閣，而是結合實際的管理運作。要順利開展工作就要有參考資料，這些資料可以是部門人員的聯系方式，也可以是動用人力物力才能完成的事項，需要在文件檔案中查找。假如文件檔案不完全，出現紕漏，就會出現核心信息的丟失，阻礙工作的推進。不僅浪費了時間還會給單位帶來損失。其二，辦公室文件檔案關系到組織決策的科學性。在組織做出重大決策的時候，需要參考這些文件檔案信息資料內容，比如會議記錄、項目審批表等，文件檔案的重要性不言而喻。而辦公室文件檔案管理的開展狀況，能夠影響到管理層面的決策，也影響單位組織的戰略發展方向，這點毋庸置疑。所以，要采取有效措施不斷提高辦公室文件檔案管理質量。

2 提高辦公室文件檔案管理質量的有效對策

2.1 提升辦公室文件檔案管理的重視度

辦公室文件檔案管理主要是采集和整理比較有價值的信息資源，這些有價值的新型資源要為特定的組織部門、特定的人員服務，從而體現出更大的價值，創造出新的效益。辦公室文件檔案作為重要活動的紀錄材料見證組織的成長，在組織運營管理過程中的使用頻率也在提升，對辦公室文書檔案收集與歸檔管理的時效性提出了新的要求，要在確保時效性的基礎上保障檔案資料的質量，以高質量的檔案材料為組織決策提供參考依據，實現工作開展的價值。所以，組織管理者要提升辦公室文件檔案管理的重視度，投入專項資金配備專業的計算機設備、打印機設備等，在設置目標或者做決策的時候參考檔案信息資料，發揮文件檔案信息資源在維持組織政策運行方面的重要性。打破傳統的信息格局形勢，讓檔案信息變得更加精確化。

2.2 完善辦公室文件檔案管理制度

要明確當前辦公室文件檔案的管理目標，統籌協調階段性目標與總目標的關系，結合組織發展實際實現硬件和軟件的同步提升。以電子化檔案管理為目標制定相應的工作制度，并制定出切合實際的工作流程。制度是基礎也是保障，在制度中明確重要文檔的具體內容、形式，要按照制度要求完成檔案的收集、交接以及歸檔管理工作。建立科學化、標準化辦公室文件檔案管理流程，工作人員必須按照制度和流程開展工作，及時整理相關檔案信息資料，讓文件檔案的質量得到大幅度提升。要有專門的人員負責文件檔案工作，解決“誰來管”的問題，還要結合辦公室條件，解決“怎么管”的問題。總之，完善相關制度，細化文件檔案的利用條件，把程序具體到每一步，制定安全可靠的措施，形成科學化、規范化的管理模塊。

2.3 提升辦公室文件檔案管理的專業化水平

文件檔案的收集、歸檔等工作主要就是通過辦公室檔案工作人員主動收集、整理或者其他人員提供相關信息資料完成。當前，大部分組織都有了辦公自動化軟件，實現了工作的信息化，而各個部門的工作內容也變得越來越豐富、提升了復雜性。站在這個層面上說，辦公室文件檔案管理面臨的挑戰是如何識別和保留有價值的信息資源，如何保證這些信息資源的完整性和有效性，而且在信息產生和傳遞形式多樣化的前提下，要從哪個環節入手開展工作。要提升辦公室文件檔案管理的專業化水平。對于檔案管理部門來說，制定規范化的檔案文件采集與歸檔方式，這也是當前辦公室文件檔案管理面臨的新的任務。要在辦公室文件檔案制度規范的基礎上，按照規范化的管理框架，對辦公室的各種信息資源的具體價值進行判斷，結合不同的存儲形式選擇合適的歸檔方式和歸檔標準。辦公室文件檔案管理人員要強化跟各個部門之間的溝通和聯系，定期開展文件檔案資料收集工作，確保重要信息不漏項，確保信息資料的真實性。此外，對于辦公室文件檔案管理中存在的問題要能夠及時應對，制定出有針對性的改進措施，確保這個工作的順利開展。而且隨著信息化的發展，工作人員還可以乘著信息技術發展的東風，通過信息技術來開展辦公室檔案的整理、歸檔等工作，這樣能夠相應的減少人工操作存在的誤差，提升辦公室文件檔案管理工作的成效。

3 結論

總之，在組織發展過程中，辦公室的文件檔案管理屬于一項基礎性的工作，也是整個組織管理工作的關鍵組成部分。在現階段，要提高辦公室文件檔案管理質量，就要提升辦公室文件檔案管理的重視度，完善辦公室文件檔案管理制度，提升辦公室文件檔案管理的專業化水平，從而為組織決策提供有效的參考信息。

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作者簡介

張子義（1977-），男，山東青島，青島大學，碩士研究生，講師，研究方向：管理科學。