人事檔案管理制度的改革與創新

王洪利

摘 要：人事檔案作為人們信息的儲存媒介，是人員工作變動的必要信息材料，其發展對人力資源的結構變化也有著重要作用。然而在實際生活中，大部分人對人事檔案了解都較為片面，也都不夠重視，加之我國在人事檔案方面的綜合發展不夠成熟，導致人事檔案在發展中存在一些明顯的不足。本文以人事檔案的管理制度作為分析對象，簡要概述了人事檔案制度存在的不足，研究分析了其改革和創新的策略，以提升人事檔案管理制度的綜合發展，推進人事管理結構的完善。

關鍵詞：人事檔案;管理制度;改革;創新

由于人們在人事檔案管理上的意識薄弱，導致傳統人事檔案管理制度在一定程度上存在不完善、不精準的現象，加之人們工作穩定性差，人員流動性大，致使傳統的人事檔案管理制度無法適應人員變動帶來的棄檔、扣檔等問題，從而直接影響了人事檔案管理的綜合發展和可信度，降低了人們對其的信任，影響了人力資源結構的優化，這就使得人們不得不考慮人事檔案管理制度的改革和創新。

1 當下人事檔案管理制度存在的不足

1.1 重視程度不夠

在人事檔案管理工作中，人事檔案管理制度的建立是保障人們信息安全的一個基礎。人事檔案作為人們從學習到工作等各方面的信息容器，直接體現著一個人在不斷的成長中所獲得的相關成就及經驗。在大多數的人事檔案中，檔案多以文字、表格等形式的資料存在或者儲存在單位、學校或者是生源地教育局，當人們考取相關事業單位或者工作調整時，人事檔案便會隨之調整到相應的地方，也會隨之進行一定的添加，它是依照相關規定和規則進行收集、管理的。在當下社會中，由于行業選擇的多樣性，人們對于自身檔案重視程度明顯不夠，在人事檔案管理制度建立或者完善上也缺乏明顯的意識，在認知上存在一定的誤差，從而導致了擅自建檔等不良問題的出現。加之我國人口不斷增加，社會發展給人才發展和人才選擇提供了更多的渠道，導致人事檔案管理工作開展越加困難，人事檔案管理制度的改革和創新越加緊迫[1]。

1.2 “棄檔”現象頻繁、資料完善更新困難

人事檔案制度的不規范導致“棄檔”現象成了檔案管理中較為普遍存在的問題，這一問題的出現直接影響了人事檔案工作發展的前進性。據調查，除了在外務工的學生這一青提，在全國大約有六十五萬人的人事檔案都有著共同的問題——棄檔。從實質去剖析這一問題的關鍵，便是由于傳統的人事檔案制度管理與當下市場發展不匹配造成的：在傳統的檔案管理制度中，檔案具有極強的流動性，其與人員的流動有著極大的一致性，在這一特性中，由于檔案管理制度的缺陷，極易導致檔案在流動途中丟失的現象，從而成為了“棄檔”“失檔”，這在一定程度上局限了人們工作的發展，對其前景發展也有著一定的不良影響。另外，人事檔案的信息更新完善也是一個問題。一是檔案流動影響，人員經歷與檔案信息有著明顯的一致性，因此，檔案流轉期間，人員檔案信息修改和更新存在明顯不足，這直接影響人事檔案的完整性、系統性。二是傳統檔案發展對內容的影響。傳統人事檔案內容中，學歷、政審方面的內容較多，但是和工作有關的比較少，這就出現了明顯的重學歷、輕工作經歷的現象。然而，由于社會市場發展的需求，人們工作經驗重要性越加明顯，而傳統的檔案管理制度已經直接影響了人們的綜合價值體現，影響其綜合發展和前景，所以，想要改變這一現狀，就需要與時俱進，嘗試著對人事檔案管理制度進行改革和創新[2]。

1.3 信息化水平低

在當下信息化技術發展迅速的社會環境下，信息技術被人們廣泛應用到不同的領域，盡管如此，其對于人事檔案管理也沒有明顯的推進作用。在部分地區，人事檔案信息化的發展毫不明顯，其發展速度較慢，還存在普遍的紙質檔案記錄、保存的形式，沒有完全實施信息化的人事檔案管理，未構建起適應社會信息化的人事檔案管理信息資源系統，自然而然在信息化檔案管理制度上也沒有系統、完善的建設。這一問題的出現極不利于人們對檔案進行查閱、調看和完善，直接降低了人們對人事檔案信息的利用，沒有充分體現出人事檔案管理該起到的作用。

2 人事檔案管理制度進行改革和創新的對策

2.1 加大人事檔案管理制度宣傳，強化重視程度

在人事檔案管理制度的建設中，我們要立足人事檔案存在的問題和制度上的不足兩個方面，結合人事檔案相關法律法規知識，當下市場人員需求類型等，從當下人事檔案管理的真實情況出發，充分開展好“線上+線下”活動，利用傳統的報紙、電視與微博、微信等新媒體媒介對其人事檔案知識進行科普，大力宣傳人事制度對于人才資源開發的促進作用，人事檔案管理對于人力資源開發的重要性。通過營造良好的人事檔案管理與管理制度氛圍，來強化人們對自身人事檔案的了解和重視，讓人們充分立足當下社會經濟現狀，看清社會市場競爭，認識到市場競爭即為人才競爭，而人才競爭則是通過人事檔案來進行對比的。對人事檔案缺乏重視的人員和部門，在人力資源開發上不可能一帆風順，也不可能在激烈的市場競爭中長存，所以要加大對人事檔案管理制度的宣傳教育，讓職工和檔案管理人員自覺形成檔案維護意識，真正抓實人事檔案管理工作的推進，真正從制度上來規范，以制度管檔。

2.2 創新認識檔案管理制度，構建“統一”“分離”雙向協調的管理系統

在人事檔案管理中，我們要實現與市場同步化，就要不斷創新人事檔案管理制度，實現檔案制度與管理統一化。一般而言，“統一”是指人事檔案有關單位和機構人員進行有效的配合，兩者密切關聯起來，這樣，不僅利于檔案管理制度的探索更新，更利于人們人事調動中檔案的流動管理。而“分離”則是體現的差別性，這一概念中，旨在將在崗工作人員的人事檔案與未在崗人員人事檔案進行分開管理，對于在崗工作人員的檔案，由其所在崗位部門或者單位進行管理，非在職人員檔案，則規整到一個部門進行集中管理。這一方法不僅有效降低了檔案管理混雜的風險，也降低了檔案“棄檔”現象的發生率，使檔案管理思路更加清晰明了，也利于檔案管理價值的保留。我們在人事檔案管理中，只有有效將“統一”“分離”進行融合，創新出雙向互通的檔案管理制度，才能更加規范檔案的管理，才能更好的指導檔案工作的開展，更好的保存人事檔案獨有的“個人”價值性，提升其材料信息作用，助推人才資源開發前進。

2.3 強化人事檔案信息化制度建設

信息技術發展給人們生活帶來巨大變化，把這一技術運用到人事檔案管理中有利于管理制度的探索和創新。首先，我們要準備好檔案管理信息化的硬件設施設備，確保人事檔案數字化、信息化暢通無阻，然后，堅持問題導向，根據數字化途中存在的不足，建立機制制度，來對人事檔案管理進行規范，包括人事檔案信息化的設施設備采購制度，整理制度、以及最后的管理制度，形成全面完善的制度，在借鑒先進典型的人事檔案信息化管理制度進行完善，補充，建立一套科學性強，規范性強和行之有效的人事檔案信息化管理制度，提高人事檔案的信息化整理和管理。

3 結語

總之，完善的人事檔案管理制度是認識檔案管理工作開展的基礎，也是人事檔案管理工作有效推進的“指揮棒”，我們只有充分探析其在實際工作中存在的不足，總結經驗，進行反思，立足社會市場經濟現狀，才能推進人事檔案管理制度的完善和創新，才能使得人事檔案管理工作更好地適應社會主義市場經濟發展需求，推進人事檔案管理發展和建設。

參考文獻

[1]趙汝周，趙志英.論檔案服務創新的主要方式[J].成都行政學院學報（哲學社會科學），2005，（03）.

[2]張濤，徐雅芳.人事檔案管理的新成果[J].蘭臺世界，2003，（08）.