數字時代檔案保護理論研究

摘 要：文章對數字時代檔案保護的主要理論進行分析整理，首先介紹了文件生命周期理論的產生發展及其對電子文件保護的指導價值;其次是信息生態理論的提出及檔案保護生態中存在的問題及對策;最后是系統思維應用于檔案保護的重要表現。

關鍵詞：數字時代;檔案保護理論;文件生命周期;信息生態理論;系統思維

數字時代，人們對電子文件的保護開始逐漸突破傳統保護的理論模式，以電子文件自身的特性為出發點，從廣泛而又深厚的檔案保護實踐中不斷探索出適應時代發展、適應檔案自身發展的檔案保護理論。

1 文件生命周期理論的應用

文件生命周期理論是檔案學的基礎理論之一，它不僅在傳統紙質檔案的保護中扮演重要角色，而且在數字時代對電子文件的保護依然有著重要的指導意義。

1.1 文件生命周期理論的產生和發展

文件生命周期理論最早誕生于20世紀的美國。1940年，“文件生命周期”概念由美國檔案學者菲利普·布魯克斯最早提出。“當時美國海軍及其他部門為應對二戰時的‘文件雪崩建立起了文件中心，英國 1950 年也在海斯（H ayes）設立了文件中心。”[1]

從國內來看，文件生命周期理論由陳兆祦先生在1986 年引入，并由多名檔案學者進行了豐富和發展，最終形成了人們普遍采用的表述：“第一，文件從形成到最后消亡或永久保存，或者說從現行文件到歷史檔案是一個完整的生命過程，即文件的運動具有整體性的特點;第二，文件在全部生命過程中先后表現出不同的作用和價值，使其整個生命周期可以區分為不同的運動階段，即文件的運動具有階段性的特點;第三，文件運動過程中各種因素之間存在著特定的內在聯系，故在不同的運動階段中，應根據文件的不同特點，采用適宜的存放和管理方法。”[2]即整體性、階段性和內在聯系性。

因此，從傳統角度來看，文件生命周期理論著眼于“階段性”，是對文件中心和紙質文件階段式管理所做的科學解釋。數字時代，電子文件的特性將為豐富和發展文件生命周期理論提供新的理論思考。

1.2 文件生命周期理論對電子文件的保護

數字時代，以“前端控制”理念為指導，在電子文件生成之前即對整個生命周期進行系統規劃，即做好電子文件安全管理之前的準備。例如，“在電子文件管理系統方案設計時文檔部門要本著充分貫徹既瞻前又顧后的全局原則和可持續發展理念，指導管理系統具備為電子文件的生成、系統運行的過程控制和升級換代的日常維護等一切生命過程提供安全保障的功能。”[3]

總之，文件生命周期理論在數字時代不僅沒有過時，對電子文件保護仍然具有指導意義，而且必然隨著新的檔案實踐工作的不斷發展和檔案學理論的不斷成熟而日益完善。

2 信息生態理論的引入

“‘信息生態一詞最早是德國學者拉卡普羅在其論文《信息生態進展》中正式提出的，作者在文章中討論了信息生態平衡的重要性。”[4]1998年，薛春剛的《檔案信息生態系統平衡與檔案事業的可持續發展》發表，將‘檔案信息生態概念引入檔案學界。”[5]

2.1 信息生態視角下的檔案保護生態

檔案保護生態系統主要由三大部分組成：檔案信息、技術環境和檔案工作者。

這三部分是檔案保護生態系統內部的生態因子，通過保障三者的和諧統一，才能保證檔案保護生態系統的動態平衡。

1）檔案保護生態中存在的問題。一方面，檔案信息方面存在著信息超載、信息侵犯等諸多問題。例如，信息超載是指某些檔案部門所需要保護的檔案信息遠遠超過了自身的保護能力等。另一方面，檔案人員方面主要存在人才匱乏，人員整體素質偏低等問題。所有這些顯然已經不能滿足時代需要。

2）維持檔案保護生態系統的動態平衡。檔案信息方面，要加大對改善檔案工作的基礎設施的投入，從而提高工作效率以應對海量的檔案信息;檔案人員方面，通過高校或者相關的培訓機構培養具有檔案學知識、信息知識和網絡知識等構成的新型知識結構的人才。

另外，檔案保護生態系統是一個人造的動態系統，要維持它的平衡不僅需要著眼于其內部各要素的調整，還要關注它作為一個整體與外界的交流與共享。最終從內外兩個方面維持檔案生態系統的動態平衡。

3 系統思維的指導

系統思維是指人們運用系統觀點，把與研究對象互相聯系的各個方面或功能進行整體認識的一種思維方法，核心在于整體性與全局觀念。

3.1 打破單一實體保護觀，兼顧實體與信息安全

對于傳統紙質檔案而言，通過保護原始制成材料的安全來保障其所承載信息的真實性、完整性等等，進一步保證它的“原始記錄性”。然而，電子檔案有諸多不同，但是最突出的一點是它的內容可以在不同讀取載體和系統間進行遷移，信息與載體一一對應的關系被打破，原有的單一實體保護理念顯然已經不能滿足需要。數字時代，電子檔案主要由內容信息、結構信息與背景信息三部分組成，只有通過保障三者的完整性，才能進一步保證電子文件的原始記錄性。

因此，在數字時代，應該以系統思維為指導，以電子檔案保護為核心，構建新的、適應電子檔案特性的檔案保護理論與實踐體系，兼顧檔案的實體與信息安全，保障檔案的原始記錄性。

3.2 保護技術與保護管理協調發展

技術與管理并重才是文件保護的良方。一方面要加強預防性保護技術和治理性保護技術的應用，為檔案提供可長期保存的場所與安全環境，同時著手于修復受損檔案的原始記錄性，堅持貫徹“以防為主，防治結合”。另一方面要提升對保護管理的重視程度，從宏觀與微觀層面加強保護管理力度。如“檔案行政管理部門要制定長期保護策略，提出我國檔案保護的管理規章、管理機制、管理模式”[6]和“對預防技術的管理主要集中在日常保護技術的應用中，制定各種規則、標準，加強預防技術的培訓和應用效果的評估”[7]等等。

3.3 樹立“大保護”發展觀，尋找新的生長點

從系統思維出發，將檔案保護的研究范圍拓寬至文獻遺產保護這個大領域之中，通過與文物、圖書等部門的合作，來尋求新的大發展。具體可以建立相關專業的學會，整合圖書、文物、檔案等各方面的人力、物力、財力，避免資源重復浪費，定期召開會議加強交流與合作，開展學術研究、人才培養協作等等，實現技術共享、人才共享等多方面的目的，共同推動我國文化遺產保護的發展。

總之，在數字時代，信息技術不斷發展，尤其是電子文件的產生給傳統的檔案保護理論帶來了許多挑戰。我們必須緊跟時代步伐，以更加寬廣的視野來重新審視傳統理論，不斷尋求新的適合數字時代的檔案保護理論，推動檔案保護事業的平穩健康發展。

參考文獻

[1]張臻.文件生命周期理論研究進展[J].蘭臺世界，2017（13）：10-16.

[2]何嘉蓀，傅榮校.文件運動規律研究：從新角度審視檔案學基礎理論[M].北京：中國檔案出版社，1999：46-48，55-59.

[3]趙淑梅.試析中國電子文件安全管理指導思想的演變[J].檔案學通訊，2015（02）：56-59.

[4]任珊珊，劉慧.國內外信息生態理論與應用研究[J].信息系統工程，2014（01）：81-83.

[5]路其忠，王東雨，宇文姝麗.國內圖書館學、情報學與檔案學生態研究[J].情報工程，2016，2（03）：114-121.

[6][7]趙淑梅，侯希文.檔案物理管理與保護[M].沈陽：遼寧大學出版社，2012：4，16.

作者簡介

張筠，遼寧大學，歷史學院，檔案學。