當(dāng)前公路部門檔案管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策

韋珉

摘 要：本文主要是針對(duì)公路部門檔案管理的現(xiàn)狀、存在的主要問題和做好新時(shí)期公路部門檔案管理工作的主要對(duì)策等3個(gè)方面著重論述公路部門加強(qiáng)創(chuàng)新工作思路，加快推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、信息化發(fā)展，切實(shí)拓展檔案開發(fā)服務(wù)利用功能，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，努力使檔案管理更好的服務(wù)公路事業(yè)發(fā)展和“交通強(qiáng)國”建設(shè)。

關(guān)鍵詞：公路;檔案管理;創(chuàng)新

習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”公路部門是關(guān)系國計(jì)民生的基礎(chǔ)性、服務(wù)性行業(yè)，公路部門的檔案是公路交通發(fā)展歷史的真實(shí)記載，做好公路部門的檔案管理工作，對(duì)保存公路發(fā)展記憶、傳承公路先進(jìn)文化，對(duì)推動(dòng)公路服務(wù)轉(zhuǎn)型創(chuàng)新、實(shí)現(xiàn)公路事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展等具有十分重要的意義。

1 當(dāng)前公路部門檔案管理規(guī)范化日臻完善

1）檔案法治意識(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)。近年來，隨著依法行政制度體系的逐步完善，公路部門從上級(jí)到基層的檔案法治意識(shí)增強(qiáng)。各單位普遍重視檔案管理工作，積極把檔案管理工作列入辦公室重要議事日程，列為績效考評(píng)重要內(nèi)容，建立健全了相關(guān)公路工作檔案管理制度，配備了專職檔案管理人員，落實(shí)了檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，逐步改變了檔案管理工作的落后面貌。

2）檔案業(yè)務(wù)管理水平進(jìn)一步提高。大部分單位加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)管理培訓(xùn)中，都把檔案管理列為培訓(xùn)內(nèi)容之一，邀請(qǐng)專家舉辦專題進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升了公路系統(tǒng)專兼職檔案人員業(yè)務(wù)操作技能水平，為檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理提供了人力保障，提高了檔案工作規(guī)范化管理水平。

3）檔案利用服務(wù)能力進(jìn)一步加強(qiáng)。近年來，一些單位在編寫公路部門大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、公路志、發(fā)展史、年鑒、照片影集等利用了大量的檔案資源等，編研成果顯著，為利用服務(wù)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。一些單位還建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目和檢索，大大提高了檔案調(diào)閱效率，進(jìn)一步提升了檔案工作的現(xiàn)代化管理水平。

4）檔案管護(hù)條件進(jìn)一步改善。一些單位加快推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，不斷提高館藏檔案數(shù)字化建設(shè)水平，也對(duì)檔案實(shí)體發(fā)揮有效的保護(hù)作用。在基層公路部門，大部分單位都建立了檔案室，還有一些單位不僅設(shè)立了專門檔案室調(diào)閱室、榮譽(yù)室，還配備空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度儀、紅外線監(jiān)控、防水防潮等防護(hù)設(shè)備，確保了檔案實(shí)體安全。

2 公路部門檔案管理存在的問題不容忽視

1）重視程度不夠、發(fā)展失調(diào)。公路部門的基層單位對(duì)公路檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，存在著說起來重要、做起來次要的現(xiàn)象。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為發(fā)展第一要?jiǎng)?wù)，檔案管理工作是可有可無的工作，對(duì)檔案工作重視不夠，對(duì)檔案工作人、財(cái)、物投入不夠。一些單位缺乏必要的檔案信息化軟、硬件設(shè)施，電子文件收集和電子檔案管理滯后于公路部門整體業(yè)務(wù)建設(shè)。一些單位沒有建立完善的公路檔案管理工作制度，沒有明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和人員。

2）檔案資料收集不全，管理缺位。一些單位的檔案門類和內(nèi)容收集不到位，只注重對(duì)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、工程項(xiàng)目建設(shè)施工等紙質(zhì)檔案的收集整理，對(duì)聲像資料、電子檔案和實(shí)物檔案重視不夠，未及時(shí)收集、整理和歸檔，致使很多反映本單位重要活動(dòng)的聲像資料、電子檔案和實(shí)物檔案未能很好地保留下來。在檔案收集方面，有重“紅頭文件”，輕業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)象，許多業(yè)務(wù)檔案資料分散在各職能部門或個(gè)人手上。在檔案整理方面，一些公路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案不能及時(shí)收集、整理和歸檔，有的保管期限劃分不準(zhǔn)，歸檔章、檔案盒填寫不規(guī)范，編目不符合相關(guān)要求等問題。一些單位檔案利用不規(guī)范，沒有按規(guī)定建立執(zhí)行檔案查借閱登記制度，造成檔案丟失。

3）信息化建設(shè)質(zhì)量不高，建設(shè)滯后。一些基層單位檔案信息化意識(shí)不強(qiáng)，觀念陳舊，抱殘守缺，缺乏開拓與創(chuàng)新精神，滿足于傳統(tǒng)檔案管理方式，出現(xiàn)硬件設(shè)備的現(xiàn)代化與人員觀念落后相互并存不協(xié)調(diào)的局面，沒能很好利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理。一些單位檔案信息化管理僅停留在內(nèi)部管理上，即使是實(shí)現(xiàn)了檔案管理現(xiàn)代化，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有實(shí)現(xiàn)服務(wù)手段自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。一些基層單位檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)滯后，甚至還沒有推廣使用檔案管理信息化系統(tǒng)，沒有充分利用檔案管理軟件管理檔案，無法提供檔案信息查詢、保存、提取等服務(wù)。一些檔案的整理、分類、編目等還沒有按信息化的要求進(jìn)行管理，行業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，數(shù)字化質(zhì)量不高，整理出來的檔案無法實(shí)現(xiàn)信息化目標(biāo)。

4）檔案利用效率不高，缺乏深度。公路部門一些基層單位的檔案開發(fā)利用工作沒有很好地開展起來，檔案工作只起到保管、查閱的作用，檔案信息的研究開發(fā)工作、服務(wù)公路交通發(fā)展、服務(wù)社會(huì)群眾工作效果還不明顯。有的單位檔案服務(wù)渠道及手段單一，僅滿足于被動(dòng)的查檔利用，檔案服務(wù)公路改革發(fā)展的主動(dòng)性、前瞻性、多樣性不夠等。

3 做好新時(shí)期公路部門檔案管理工作的主要對(duì)策

1）創(chuàng)新檔案工作思路。完善的檔案管理體系是促進(jìn)公路事業(yè)持續(xù)發(fā)展的基石。公路部門必須適應(yīng)新時(shí)代的要求，要?jiǎng)?chuàng)新工作理念，逐步轉(zhuǎn)變“重藏輕用”和“非主業(yè)”的落后觀念，充分發(fā)揮好檔案的信息作用和信息價(jià)值。要?jiǎng)?chuàng)新管理方式，加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，完善全方位的檔案收集體系和管理系統(tǒng)，使檔案資源不斷得到優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式，建立新的檔案服務(wù)理念，完善檔案利用服務(wù)體系，拓展檔案的服務(wù)內(nèi)容、范圍，更能為公路事業(yè)的發(fā)展及時(shí)提供準(zhǔn)確、高效的服務(wù)。要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作主體責(zé)任的落實(shí)，建立管理制度，完善管理體系，設(shè)立獎(jiǎng)懲辦法，定期開展績效考核評(píng)價(jià)，不斷促進(jìn)檔案工作步入規(guī)范化。要積極推進(jìn)電子化歸檔工作，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔優(yōu)化、簡化、電子化，為公路交通事業(yè)的改革發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

2）推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理。要加強(qiáng)制度建設(shè)，完善文件材料收集、歸檔、保管、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀、查閱利用等制度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度規(guī)范化。要加大人力、物力、財(cái)力的投入，從機(jī)構(gòu)人員、庫房設(shè)備、日常管理、制度落實(shí)等硬件建設(shè)規(guī)范化。要制定公路部門檔案業(yè)務(wù)工作評(píng)價(jià)辦法和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)各種門類和載體檔案的收集、歸檔工作，尤其是重視聲像、實(shí)物、電子等特殊載體檔案及專業(yè)檔案的收集工作，做到應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，實(shí)現(xiàn)評(píng)價(jià)與考核的規(guī)范化。

3）加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。隨著信息化發(fā)展加快，公路部門的檔案管理工作信息化也在逐步轉(zhuǎn)型升級(jí)，傳統(tǒng)的手工登記管理方式已經(jīng)逐漸被現(xiàn)代化檔案管理所代替。要堅(jiān)持全面規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，以檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)為中心，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以加強(qiáng)電子文件管理為重點(diǎn)，努力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。要加強(qiáng)數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)，依托局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的接收、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、電子閱覽、借閱審批管理、審批代辦管理、借閱統(tǒng)計(jì)、借閱綜合分析報(bào)表、全文檢索、內(nèi)容管理、光盤打包、檔案利用檢索等的應(yīng)用，使整個(gè)公路系統(tǒng)和單位內(nèi)部檔案的所有目錄、原文、音視頻等數(shù)據(jù)全面實(shí)現(xiàn)信息化管理。

4）做好檔案信息資源開發(fā)利用。緊貼社會(huì)發(fā)展實(shí)際和“交通強(qiáng)國”戰(zhàn)略的實(shí)施，全方位拓展公路檔案服務(wù)的潛力與功能。要通過對(duì)現(xiàn)有檔案資源的信息整合，積極為領(lǐng)導(dǎo)決策、公路規(guī)劃、建設(shè)施工、執(zhí)法管理、服務(wù)民生、文化建設(shè)等提供參考依據(jù)，發(fā)揮好檔案工作服務(wù)公路改革發(fā)展大局的基礎(chǔ)性保障作用。

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