當前公路部門檔案管理工作的現狀與對策

韋珉

摘 要：本文主要是針對公路部門檔案管理的現狀、存在的主要問題和做好新時期公路部門檔案管理工作的主要對策等3個方面著重論述公路部門加強創新工作思路，加快推進檔案管理的規范化、信息化發展，切實拓展檔案開發服務利用功能，加強檔案工作隊伍建設，努力使檔案管理更好的服務公路事業發展和“交通強國”建設。

關鍵詞：公路;檔案管理;創新

習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案?！惫凡块T是關系國計民生的基礎性、服務性行業，公路部門的檔案是公路交通發展歷史的真實記載，做好公路部門的檔案管理工作，對保存公路發展記憶、傳承公路先進文化，對推動公路服務轉型創新、實現公路事業高質量發展等具有十分重要的意義。

1 當前公路部門檔案管理規范化日臻完善

1）檔案法治意識進一步增強。近年來，隨著依法行政制度體系的逐步完善，公路部門從上級到基層的檔案法治意識增強。各單位普遍重視檔案管理工作，積極把檔案管理工作列入辦公室重要議事日程，列為績效考評重要內容，建立健全了相關公路工作檔案管理制度，配備了專職檔案管理人員，落實了檔案管理專項經費，逐步改變了檔案管理工作的落后面貌。

2）檔案業務管理水平進一步提高。大部分單位加強辦公室業務管理培訓中，都把檔案管理列為培訓內容之一，邀請專家舉辦專題進行檔案業務培訓，進一步提升了公路系統專兼職檔案人員業務操作技能水平，為檔案工作實現規范化管理提供了人力保障，提高了檔案工作規范化管理水平。

3）檔案利用服務能力進一步加強。近年來，一些單位在編寫公路部門大事記、組織機構沿革、公路志、發展史、年鑒、照片影集等利用了大量的檔案資源等，編研成果顯著，為利用服務奠定了堅實基礎。一些單位還建立了檔案目錄數據庫，利用計算機進行編目和檢索，大大提高了檔案調閱效率，進一步提升了檔案工作的現代化管理水平。

4）檔案管護條件進一步改善。一些單位加快推進數字化建設，逐步實現“互聯網+檔案”，不斷提高館藏檔案數字化建設水平，也對檔案實體發揮有效的保護作用。在基層公路部門，大部分單位都建立了檔案室，還有一些單位不僅設立了專門檔案室調閱室、榮譽室，還配備空調、除濕機、溫濕度儀、紅外線監控、防水防潮等防護設備，確保了檔案實體安全。

2 公路部門檔案管理存在的問題不容忽視

1）重視程度不夠、發展失調。公路部門的基層單位對公路檔案工作的重要性認識不夠，存在著說起來重要、做起來次要的現象。一些單位的領導甚至認為發展第一要務，檔案管理工作是可有可無的工作，對檔案工作重視不夠，對檔案工作人、財、物投入不夠。一些單位缺乏必要的檔案信息化軟、硬件設施，電子文件收集和電子檔案管理滯后于公路部門整體業務建設。一些單位沒有建立完善的公路檔案管理工作制度，沒有明確檔案工作的分管領導和人員。

2）檔案資料收集不全，管理缺位。一些單位的檔案門類和內容收集不到位，只注重對文書檔案、會計檔案、工程項目建設施工等紙質檔案的收集整理，對聲像資料、電子檔案和實物檔案重視不夠，未及時收集、整理和歸檔，致使很多反映本單位重要活動的聲像資料、電子檔案和實物檔案未能很好地保留下來。在檔案收集方面，有重“紅頭文件”，輕業務檔案現象，許多業務檔案資料分散在各職能部門或個人手上。在檔案整理方面，一些公路工程建設項目的檔案不能及時收集、整理和歸檔，有的保管期限劃分不準，歸檔章、檔案盒填寫不規范，編目不符合相關要求等問題。一些單位檔案利用不規范，沒有按規定建立執行檔案查借閱登記制度，造成檔案丟失。

3）信息化建設質量不高，建設滯后。一些基層單位檔案信息化意識不強，觀念陳舊，抱殘守缺，缺乏開拓與創新精神，滿足于傳統檔案管理方式，出現硬件設備的現代化與人員觀念落后相互并存不協調的局面，沒能很好利用現代信息技術進行管理。一些單位檔案信息化管理僅停留在內部管理上，即使是實現了檔案管理現代化，還遠遠沒有實現服務手段自動化和網絡化。一些基層單位檔案管理應用系統建設滯后，甚至還沒有推廣使用檔案管理信息化系統，沒有充分利用檔案管理軟件管理檔案，無法提供檔案信息查詢、保存、提取等服務。一些檔案的整理、分類、編目等還沒有按信息化的要求進行管理，行業內部標準不統一，數字化質量不高，整理出來的檔案無法實現信息化目標。

4）檔案利用效率不高，缺乏深度。公路部門一些基層單位的檔案開發利用工作沒有很好地開展起來，檔案工作只起到保管、查閱的作用，檔案信息的研究開發工作、服務公路交通發展、服務社會群眾工作效果還不明顯。有的單位檔案服務渠道及手段單一，僅滿足于被動的查檔利用，檔案服務公路改革發展的主動性、前瞻性、多樣性不夠等。

3 做好新時期公路部門檔案管理工作的主要對策

1）創新檔案工作思路。完善的檔案管理體系是促進公路事業持續發展的基石。公路部門必須適應新時代的要求，要創新工作理念，逐步轉變“重藏輕用”和“非主業”的落后觀念，充分發揮好檔案的信息作用和信息價值。要創新管理方式，加強檔案資源體系建設，完善全方位的檔案收集體系和管理系統，使檔案資源不斷得到優化、組織、集成，使其系統化、規范化。要創新服務方式，建立新的檔案服務理念，完善檔案利用服務體系，拓展檔案的服務內容、范圍，更能為公路事業的發展及時提供準確、高效的服務。要創新檔案工作主體責任的落實，建立管理制度，完善管理體系，設立獎懲辦法，定期開展績效考核評價，不斷促進檔案工作步入規范化。要積極推進電子化歸檔工作，實現檔案歸檔優化、簡化、電子化，為公路交通事業的改革發展提供強有力的支撐。

2）推進檔案工作規范化管理。要加強制度建設，完善文件材料收集、歸檔、保管、保密、統計、鑒定銷毀、查閱利用等制度，逐步實現檔案管理的制度規范化。要加大人力、物力、財力的投入，從機構人員、庫房設備、日常管理、制度落實等硬件建設規范化。要制定公路部門檔案業務工作評價辦法和評價標準，促進各種門類和載體檔案的收集、歸檔工作，尤其是重視聲像、實物、電子等特殊載體檔案及專業檔案的收集工作，做到應收盡收，應歸盡歸，實現評價與考核的規范化。

3）加快推進檔案信息化建設。隨著信息化發展加快，公路部門的檔案管理工作信息化也在逐步轉型升級，傳統的手工登記管理方式已經逐漸被現代化檔案管理所代替。要堅持全面規劃、分步實施的原則，以檔案信息化管理平臺建設為中心，以網絡建設為基礎，以加強電子文件管理為重點，努力推進檔案信息化建設。要加強數字檔案綜合管理系統平臺建設，依托局域網、政務網、互聯網，實現對檔案的接收、保管、鑒定、統計、檢索、電子閱覽、借閱審批管理、審批代辦管理、借閱統計、借閱綜合分析報表、全文檢索、內容管理、光盤打包、檔案利用檢索等的應用，使整個公路系統和單位內部檔案的所有目錄、原文、音視頻等數據全面實現信息化管理。

4）做好檔案信息資源開發利用。緊貼社會發展實際和“交通強國”戰略的實施，全方位拓展公路檔案服務的潛力與功能。要通過對現有檔案資源的信息整合，積極為領導決策、公路規劃、建設施工、執法管理、服務民生、文化建設等提供參考依據，發揮好檔案工作服務公路改革發展大局的基礎性保障作用。

參考文獻

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