改善機關事務檔案管理模式的對策建議

峰春

摘 要：機關事務檔案是機關事務局保存文件資料的重要載體，機關事務局應立足于機關事務檔案管理工作重點優化檔案管理模式，提高機關事務檔案管理水平。本文圍繞機關事務檔案管理工作展開論述，重點闡述提升機關事務檔案管理工作效率和質量的對策，以供參考。

關鍵詞：機關事務檔案;管理;對策

優化檔案管理工作是機關事務局管理工作中十分重要的組成部分，也是機關事務局檔案管理工作的重點。隨著社會的進步發展，越來越多人開始關注的公務接待、公車改革、辦公室用房管理等機關事務工作，這要求機關事務局在創新工作模式的同時做好相關工作記錄，以備查詢。機關事務局應結合“新思路、新舉措、新突破”的工作要求以及單位檔案管理實情提升檔案管理工作效率和質量，做細、做深檔案管理工作，發揮機關事務檔案的價值，強化機關事務管理成效。

1 機關事務檔案價值

機關事務局負責多項行政管理活動，為政府部門正常開展業務活動提供資金、資源、資產等方面的服務，是政府部門高校運轉的有力后盾。機關事務管理檔案通過文字、圖片、視頻等形式全方位記錄機關事務各項工作。機關事務檔案在機關事務局中發揮著十分重要的作用，其中關于行政后勤工作記錄為后期開展后勤工作提供信息支撐;關于運行成本的記錄能能提升服務標準和實物定額的有效性;關于使用經費的相關信息有利于提升財務分析和核算效率;關于相關制度文件的記錄為領導制定決策、確定工作流程提供參考;關于政府辦、旗委等機關單位交代事項的記錄為社會發展留存歷史資料。機關事務檔案為機關事務局開展管理活動提供基礎的數據保障，機關事務局應做好檔案管理工作，深入挖掘檔案資料的價值，在工作中合理利用檔案數據和信息，提升各項管理工作效率。

2 傳統機關事務檔案管理中存在的問題

傳統機關事務檔案管理采取的是內向封閉式的管理模式，將檔案資料封存在專門的辦公室，很少對外開放，一般情況下只有在上級部門審查時才會打開查用。[1]這種管理模式一定程度上維護了機關事務資料的完整性，但是隨著我國機關事務改革力度的加大，傳統的機關事務檔案資料管理模式的弊端逐漸顯現，主要體現在以下三個方面：

一是管理過于封閉，弱化了檔案資料的實用性。機關檔案資料的查閱條件限制較大，一般情況下需要上級單位的推薦信或直接領導審批簽字條，有時候甚至需要同時征得多個領導同意才能查閱，極大地限制的普通公眾查閱和使用檔案資料。目前很多機關事務局在管理檔案資料時依然延續傳統的被動服務模式，只有當有人需要查閱才提供相應的服務，檔案管理方式比較單一。

二是檔案管理人員業務能力和素質有待提高。目前很多機關事務局正在積極響應黨中央的號召優化內部結構、精簡團隊成員，但是沒有考慮到機關事務檔案管理是一項具有技術性、專業性、政策性等特征，很少安排專職人員管理檔案資料，而且檔案管理人員變動較為頻繁，檔案資料管理穩定性不強，管理團隊業務素質較低。這樣的管理模式很難滿足機關事務檔案高效優質的管理要求。

三是信息化程度不高，管理手段落后。機關事務局大都設有專門的檔案室，但是由于具有很強的保密觀念，很少有單位在檔案管理中引入信息化手段，更別人檔案信息公開了。此外，各機關事務局檔案管理不統一，缺乏現代化管理理念，目前機關事務檔案管理依然采用的是手工記錄的方式，原始粗放，浪費勞動力。

3 機關事務檔案管理模式優化途徑

3.1 完善機關事務檔案管理制度

首先應從思想上高度重視機關事務檔案管理工作，將其納入機關事務局重要日程和目標管理考核中，明確管理責任，在單位內部營造一種良好的檔案資料管理氛圍。其次應完善檔案管理結構，建立專門的機關事務檔案室，并組建檔案資料鑒定和管理小組，配備具有專業檔案知識的專職檔案管理員，連通各科室的檔案資料網絡，促使單位全體成員參與到檔案管理中，提升機關事務檔案整合效率。再者應健全機關事務檔案管理制度，并將檔案管理制度納入單位管理體系中，嚴格按照機關檔案三合一制度要求開展檔案資料管理工作，做好檔案的保密、保管和借閱工作，使單位全體成員了解檔案資料及檔案管理工作的重要性，自覺遵守檔案管理制度，提升機關事務檔案管理工作的制度化和標準化。最后應加大對機關事務檔案管理工作的監督力度，定期抽檢檔案資料，促使檔案管理員積極采取有效的管理手段，提升機關事務檔案管理的有效性。[2]

3.2 提升機關事務檔案質量

事務性檔案資料是機關事務檔案的核心，涉及到很多部門，隨著政府部門行政事務的推進，事務性檔案的數量勢必會不斷增加，檔案管理工作的難度也會隨之提升。由于機關事務局開展的工作增多，檔案資料的收集將變得更繁瑣，要求檔案管理員具有高度的責任心，嚴格按照機關事務檔案管理制度開展管理工作，優化檔案管理手段。機關事務檔案具有很強的專業性，檔案管理員很難同時完成檔案資料的收集、整理和管理工作，因此可以在單位內部各科室設置兼職檔案員。科室兼職檔案員負責本科室的檔案資料收集和整理工作，將科室檔案交由專職檔案員進行質量檢查，然后集中統一管理。

3.3 培養專業檔案管理人才

在過去較長時間里機關事務檔案管理存在管理員專業知識掌握不到位、檔案管理效率低等問題，導致很多認為機關事務檔案管理部門是一個“劣勢”部門，檔案管理員是知識水平不高、知識更新速度較慢、缺乏優秀技能的人。要轉變人們的傳統觀念，機關事務局應加大對在職人員的專業知識培養力度，定期組織機關事務檔案現代化管理培訓活動，提升內部成員對檔案管理的認知度以及管理能力。此外可以在公務員招錄時設置專業要求，將檔案學、計算機、情報信息等專業的人才吸引到機關事務檔案管理隊伍中來，讓他們發揮自己的專業特長，優化機關事務檔案管理模式，把機關事務檔案管理部門變成機關事務局的數據信息供給站。

3.4 構建信息化檔案管理平臺

機關事務檔案局應積極構建檔案資料信息化管理平臺，將計算機技術、信息技術應用于機關事務檔案管理工作中，借助先進的技術手段保存和管理機關事務檔案資料，形成數字化檔案數據、自動化檔案檢索、網絡化檔案信息利用的一體化檔案信息接收、存儲、管理和利用的機關事務檔案管理模式，提升機關事務檔案管理工作效率，彰顯機關事務檔案的社會效益。[3]具體地可以建立和機關事務檔案相關的數據庫和網頁，在確保網絡安全性的基礎上通過網絡平臺上開展檔案服務工作。機關事務局檔案管理工作的立足點和出發點是服務于機關事務局各項工作任務，隨著機關事務改革的深入推進，機關事務信息的需求進一步加大，對機關事務檔案信息化建設的要求也越來越高，機關事務局應樹立數形結合的思想，合理利用現代化管理工具，如掃描儀、計算機等，提供數字化檔案資料，為領導處理機關事務工作提供參考，同時全面推進機關事務檔案信息化建設。

對于機關事務局來說，檔案管理是一項基礎性工作。機關事務局應緊跟時代發展潮流，不斷優化機關事務檔案管理模式，使之滿足社會發展需求。機關事務局可以從機關事務檔案管理制度、檔案質量、管理人才以及信息化管理入手，提升機關事務檔案資料的有效利用率，發揮機關事務檔案的價值。

參考文獻

[1]盧道印.多途徑改善機關事務檔案管理[J].中國機關后勤，2019（08）：41.

[2]武洪淼.關于機關事務管理工作中建立“防火檔案”的思考[J].黑龍江史志，2017（07）：51-52.

[3]韓呈鎮.優化機關事務檔案管理模式研究[J].辦公室業務，2018（14）：82.