淺談工程科技檔案管理及合理利用方式

王錫

摘 要：工程科技檔案在工程項目建設過程中發揮著重要的作用，其能夠真實地記錄整個工程項目建設過程中相關的資料以及有價值的文件，從而有效為后續工程項目建設提供可靠的參考依據。因此，要求相關的檔案人員要做好工程科技檔案的管理工作，并且提高工程科技檔案的利用效益，從而真正地發揮工程科技檔案的真正作用。基于此，本文對工程科技檔案管理的重要性進行分析，并分別闡述工程科技檔案管理及合理利用的方式。

關鍵詞：工程項目;科技檔案;管理;合理利用

科技檔案是社會發展過程中一項重要的科技資源，是人類寶貴的財富。同樣，工程科技檔案是真實、詳細地記錄整個建設過程的資料和信息，因此工程科技檔案能夠起到對建筑工程項目全程監督和管理的作用。也正是因為如此，工程科技檔案能夠有效保證建筑工程項目的質量，從而有效推動科技、生產以及生活的發展。由此可見，工程科技檔案管理有著重要的作用，尤其是能夠起到推動社會主義建設的作用。對此，相關的檔案人員需要做好工程科技檔案管理及合理利用的工作，從而真正地發揮工程科技檔案的作用。

1 工程科技檔案管理的重要性分析

1）為城市規劃建設奠定良好的基礎。在城市規劃建設過程中，需要對城市現有的條件、環境等各個方面因素進行系統化、合理化以及長期性的分析和預測，然后通過論證的方式和規劃的形式來執行，以此促進城市的發展。需要注意的是，在城市規劃建設的過程中，需要根據當前的經濟發展情況以及城市的實際情況進行。與此同時，在城市規劃過程中也隨之產生了許多工程資料，而這些工程資料文件能夠為城市規劃建設奠定良好的基礎。

2）為城市建設管理提供可靠的依據。現代化城市建設其實是一個較為復雜、龐大以及綜合的系統工程。隨著經濟的快速發展，現代化城市進程不斷加快，同時一些城鎮也開始逐漸轉向為城市，在這樣的背景下，城市建設的工程科技檔案便起到了重要的作用，具有較高的使用價值。在城市規劃建設中，包括了許多內容，也非常復雜，其中一些地下管線的鋪設、地下建筑以及隱藏工程也越來越多，而要想實現對這些工程進行有效的監督和管理，單單只是依靠現場勘測是遠遠不夠的，所以便體現出了工程科技檔案的重要作用。通過有效利用工程科技檔案，可以為城市建設和管理提供可靠的依據，同時也能夠有效避免盲目建設的情況發生，造成一系列資源浪費的現象出現。因此，工程科技檔案具有重要的作用，能夠為城市建設和管理提供可靠的依據，從而實現城市科學的建設和管理。

2 工程科技檔案管理的方式分析

1）完善工程科技檔案管理的法律體系。加強工程科技檔案的管理，首先就是要實現工程科技檔案的依法管理。在我國相關的檔案管理和城市規劃建設的法律法規中，都明確要求了工程科技檔案管理的方式，制定了相關的工程科技檔案管理制度，要求在實際的工程科技檔案管理工作中，要落實檔案驗收制定、限制制度以及執法制度，并且明確的列出工程科技檔案驗收和報送環節的法律法規。對此，相關的檔案管理人員一定要根據相關的工程科技檔案法律法規，建立起完善的工程科技檔案管理的法律體系，并且深刻貫徹落實相關的法律法規，從而有效實現工程科技檔案依法管理。

2）加強工程科技檔案的日常管理工作。加強工程科技檔案管理，除了要實現工程科技檔案的依法管理，還要注重工程科技檔案的日常管理工作。具體可以從以下幾個方面進行：第一，做好工程科技檔案的收集工作，主要是要做好科技文件的接收，包括工程項目立項建議書、實驗報告書、保密協議等文件;第二，做好工程科技檔案的整理工作，具體就是要針對所接收的科技文件資料進行分類、排序和整理，并且要在遵循文件性質和規律的基礎上進行。在科技文件整理的過程中，需要注意各個科技文件資料的關聯性，從而對其進行相應的歸檔工作;第三，加強工程科技檔案的日常維護工作，具體就是要針對工程科技檔案的查閱和外借做好相應的監督工作，同時對于一些特殊的文件和電子檔案也要加強安全防護，要制定相關的防護和預警機制，以此確保工程科技檔案的安全性、完整性。此外，在工程科技檔案的日常管理工作中，統計工作也是必不可少的一項環節，相關的檔案管理人員要做好工程科技檔案的統計工作，確保工程科技檔案的真實性，從而有效為后續的工作提高可靠的依據。

3）加強工程科技檔案管理隊伍的建設。加強工程科技檔案管理，離不開人的作用，人也是最基本的因素。所以，實現科學有效的工程科技檔案管理，還需要加強工程科技檔案管理隊伍的建設，并且在建設過程中，要遵循以人為本的發展理念，從而有效提升工程科技檔案管理隊伍的水平。對此，檔案管理部門要加強工程科技檔案管理人員的培訓工作，并且要采取不同形式的培訓方式進行，可通過定期或者不定期的培訓方式，提升工程科技檔案管理人員的專業知識和技能，培養其成為懂管理、高素質、高技術的工程科技檔案管理人員。此外，需要注意的是，在工程科技檔案管理工作中，應當要求相關的檔案管理人員必須持有相關的專業證書才可以參與到檔案管理工作中。

3 工程科技檔案合理利用的方式分析

1）建立專門工程科技檔案閱覽室。實現工程科技檔案的合理利用，可以建立專門的工程科技檔案閱覽室，這是一種比較常見的工程科技檔案合理利用的方式。通過建立專門的工程科技檔案閱覽室，在需要參考工程科技檔案的情況下，相關的使用人員可以到閱覽室進行閱覽，同時也方便了使用人員資料查找。通常情況下，工程科技檔案屬于比較重要的文件資料，而且其中存在一些比較機密性的文件，原則上工程科技檔案是不能夠進行外借的，所以如果相關的工作人員需要參考工程科技檔案資料，則可以到閱覽時進行查閱。需要注意的是，在提供工程科技檔案閱覽服務時，要充分考慮兩個方面，一個是工作人員所需要的資料相對比較簡單，另一個是要確保資料的數量和范圍足夠大。

2）實現工程科技檔案的外借服務。由于工程科技檔案是比較重要的工程資料，而且其中存在一些比較機密性的文件，所以原則上工程科技檔案是不能進行外借的，一旦借出，可能會造成一系列不必要的問題。但是，為了充分體現工程科技檔案的價值，在特殊情況下，是可以實現外借服務的。比如，在工程項目的招投標環節，企業在進行招投標時需要許多工程檔案原件進行參考，所以需要工程科技檔案實現外借服務，這體現了工程科技檔案的合理利用。與此同時，在實現工程科技檔案外借服務時，也要遵循一定原則，以此確保工程科技檔案的完整性和安全性。具體的原則為：第一，在提供工程科技檔案外借服務時，相關的使用人員必須要提交申請報告，并且說明使用的原因;第二，相關的使用人員在外借工程科技檔案時，要做好相關的登記記錄，包括借出的時間、檔案名稱、使用人名稱、歸還時間等;第三，相關的使用人員在借出工程科技檔案時，要做好保護工作，不能夠存在破損、丟失的情況發生。

3）實現工程科技檔案的復制服務。實現工程科技檔案的合理利用，除了提供閱覽和外借服務外，可以對工程科技檔案原件進行復制，從而提供復制服務。這是因為，我國城市化建設的進程加快，所需要的工程科技檔案也越來越多，而對工程科技檔案原件進行復制，便成為了當前工程科技檔案合理利用的重要方式，也深受廣大工程人員的歡迎。實現工程科技檔案的復制服務，不僅可以有效提高工程科技檔案的使用效益，而且可以防止工程科技檔案原件遭受破壞，增加了工程科技檔案的使用壽命，從而實現有效的工程科技檔案管理。

4 結語

總而言之，工程科技檔案對城市發展建設有著重要的作用，所以必須做好工程科技檔案的管理工作，并采取有效措施促進工程科技檔案的合理利用，從而真正地發揮工程科技檔案的作用。

參考文獻

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