新時期醫院文書檔案數字化建設的有效策略

摘 要：辦公自動化以及電子信息化進程不斷加快的同時，醫院文書檔案管理工作呈現出新的發展特點。以往，醫院在處理文書檔案資源過程中主要是進行紙質檔案整理，難以實現檔案管理效率以及檔案服務效益的最大化。然而，文書檔案管理是醫院檔案管理工作的重中之重，其管理質量水平直接決定了檔案資料的價值和完整程度，從而對醫院的發展具有舉足輕重的意義。基于此，許多醫院開始開展文書檔案數字化建設工作，將數字化信息技術融入到文書檔案管理的各個環節，進一步提升了文書檔案管理實效。然而，部分醫院在應用數字化信息技術過程中仍然存在問題。鑒于此，本文以文書檔案數字化建設為切入點，對文書檔案管理工作予以探討，旨在進一步提升醫院檔案管理的整體水平。

關鍵詞：數字化;文書檔案;建設;系統

1 醫院文書檔案數字化建設概述

文書檔案數字化建設，主要是指通過計算機、互聯網以及物聯網技術對文書檔案資源進行存儲、傳輸的一種檔案管理模式。該管理模式與紙質檔案管理相對應，且文書檔案資源以一種數字化、數據化的形式表現出來，能夠極大幅度減少檔案管理空間，避免檔案管理與利用上的部分局限[1]?？傮w而言，文書檔案數字化建設主要有以下特點：第一，智能化。文書檔案數字化建設離不開檔案管理系統。檔案管理人員通過檔案管理系統可以減少許多的工作量，避免重復勞動情況的發生。同時，借助于檔案管理系統，檔案管理人員可以更為智能化地對檔案進行管理，有效提升檔案管理成效。第二，經濟化。文書檔案數字化建設過程中，文書檔案資源以數字化、數據化的形式呈現出來，可以有效保存在硬盤等電子介質中，無需占用物理空間，可以有效縮減檔案管理成本[2]。同時，文書檔案資源不會受到溫度、環境的變化而發生變化，對檔案保管環境的要求較低，可以進一步縮減檔案管理中的人力、物力以及財力消耗。第三，高效化。通過實現文書檔案數字化建設，充分利用和發揮現有微機的潛能，使文書檔案資源可以在網絡環境中進行自由傳輸，利用范圍和利用渠道也可進一步得到拓寬，檔案管理人員便可以更為高效地對文書檔案資源進行管理，提高利用率。

2 醫院文書檔案數字化建設中存在的主要問題

1）文檔一體化建設滯后，文書檔案智能化管理水平無法滿足高效利用需求。部分基層醫院文檔一體化建設滯后，醫院辦公系統（OA系統）與文書檔案管理系統之間缺乏業務關聯和數據關聯，檔案管理人員無法直接從辦公系統（OA系統）中調取相關電子文件對文書檔案中的檔案資源進行更新和補充，文書檔案管理系統化程度低[3]，有的僅能用于檔案著錄或文件打字貯存，在這種環境下，檔案管理人員無法直接對公文進行系統化處理，難以對公文政策類文件進行專題建設，由此，檔案利用的低效率造成人力、物理、財力和時間的極大浪費，也是形成利用效果惡性循環的必然趨勢。

2）檔案管理部門與業務部門之間的職責分工不明確，使醫院文書檔案數字化建設推進緩慢。醫院文書檔案作為醫院業務領域活動中形成的、具有保存價值的檔案，其利用價值不僅僅局限于對國家政策和工作痕跡查考的需要，更覆蓋于醫院發展的方方面面?，F階段，盡管國家檔案局已相繼出臺《紙質檔案數字化規范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等相關文件標準，但由于部分醫院檔案管理部門與業務部門之間職責分工不明確，存在檔案收集、數字化加工、質量效驗、檔案掛接等工作的銜接、推諉等問題，導致文書檔案數字化、標準化建設仍未能落實到位。實際上，如果能夠有效銜接好文件處理環節、檔案歸檔環節以及檔案整理環節，則會大幅度提升文書檔案資源的管理效率。

3）醫院文書檔案數字化建設的安全問題?；ヂ摼W環境中，各種非法插件、病毒程序容易對計算機以及檔案管理系統造成威脅，進而影響文書檔案數字化的管理和利用。然而，部分醫院較為重視對文書檔案的利用，忽視從安全層面對其數字化檔案進行安全管理，進而導致檔案資源損毀，以及被非法加密、竊取等情況發生。第一，由于對檔案管理網絡缺乏有效管控，尚未將內網與外網環境徹底分開，容易遭受病毒程序的攻擊。同時，由于醫院病毒防火墻以及殺毒軟件存在漏洞，整體防控能力不足。第二，部分醫院對于云加密技術、數字密鑰技術的應用層次較低，沒有對檔案數據進行二次加密，最終引發泄密事件。第三，在事后備份管理方面存在漏洞，檔案數據資源因硬盤損毀而損毀的現象時有發生。

3 新時期文書檔案數字化建設的有效策略

1）深入推進文檔一體化建設，提升文書檔案管理的智能化水平。第一，應注重對檔案管理軟件的選擇，一款好的檔案管理軟件，往往對檔案管理工作者完成各項檔案管理工作起到事半功倍的效果，它不僅可以提高經濟效益，而且還可以大大提高辦公效率。第二，醫院可以將辦公系統（OA系統）與檔案管理系統進行數據關聯和業務關聯，給予檔案管理人員相關的管理權限，確保檔案管理人員可以及時對文書檔案中的資源進行更新和補充。

2）對醫院文書檔案數字化流程進行重組，明確各部門職責。第一，將現有的紙質文書檔案資源轉化為數字化的形式是醫院檔案數字化建設中的一項重要工作。具體流程包括：檔案收集、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份等。其中，通過掃描技術、數字處理技術以及存儲技術對紙質檔案所形成的pdf文件進行亮化、去污、修整;對一些陳舊的檔案文件以及檔案資料、圖片從技術上加以處理，確保數字檔案中的資源可以清晰可見等環節是實現文書檔案數字化全程管理和超前控制的關鍵。第二，對于已歸檔的電子文書檔案，應實施電子文件管理戰略。檔案管理部門對檔案數字化質量嚴格把控。例如，應將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮利用效果。第三，對于現有文書檔案的數字化建設工作，一般來講，由業務部門負責待歸檔文件收集、數字化加工和預立卷整理工作;檔案管理部門負責目錄建庫、數據掛接、備份及利用等全面管理工作。同時，應組建數字化建設團隊，協同完善醫院文書檔案管理水平。

3）加強檔案數字化過程中的安全管理。文書檔案數字化建設安全管理具有一定的特殊性，需要依賴相關的數字化信息技術。第一，醫院要進一步構建安全且絕對獨立的內網環境和外網環境，防止病毒的交叉感染和入侵。通常而言，醫院內部辦公系統、檔案管理系統應當通過內網環境進行管理。對于需要與外部單位搭建檔案共享網絡的數據，可以通過其它計算機與外部單位進行數據關聯，從而確保檔案管理環境的穩定性和安全性。第二，醫院要進一步深化對云加密技術、數字密鑰技術等技術的應用，實現該數字化檔案的二次加密，有效防止黑客等非法程序的非法訪問。第三，醫院要進一步利用云儲存工具對相關檔案進行備份，并對于長久保存的數字化檔案，進行定期復制，以防止信息損失。

4 結束語

現代化社會是一個信息化社會，人們主要是通過計算機、物聯網以及互聯網工具收發相應的文件和傳輸相應的資料。在這種環境下，文書檔案數字化建設成為一種檔案管理的趨勢，也成為提升醫院檔案管理實效的重要環節。當前，醫院文書檔案管理中主要存在文檔一體化建設滯后、醫院文書檔案數字化建設推進緩慢，以及文書檔案數字化建設安全性低等問題。為此，醫院要深入推進文書檔案管理的智能化水平、明確相關部門職責，并在檔案數字化操作過程中采取相應安全對策，使檔案管理工作隨著文書檔案數字化的介入，在檔案基礎工作和利用工作方面向立體化方向發展。

參考文獻

[1]陳心威.文書檔案管理信息的數字化應用研究[J].科技創新導報，2019，16（16）：157+159.

[2]潘立軍.醫院文書檔案的數字化管理探討[J].辦公室業務，2019（09）：64.

[3]沈曉紅.電子辦公環境下文書檔案管理體會[J].信息記錄材料，2019，20（02）：127-128.

作者簡介

曹妍，女，天津，本科，畢業于天津理工大學，館員（中級），研究方向：檔案專業。