論做好企業檔案鑒定銷毀工作的必要性和措施

劉紀衛

摘 要：檔案鑒定銷毀工作是檔案管理工作的重要組成部分，對于企業檔案的安全使用具有至關重要的影響。對于企業單位來說，檔案具有占地大、增長速度快以及重復性的特點。隨著企業的不斷發展和生產經營活動的持續推進，企業的檔案數量不斷增長，影響企業檔案管理活動的順利開展。因此，必須要加強對企業檔案鑒定銷毀工作的重視，加強對價值小和保管期限已滿的檔案的處理工作。本文主要針對企業檔案鑒定銷毀工作的必要性及相關的對策進行探究。

關鍵詞：企業檔案;鑒定銷毀;對策

1 前言

對于企業檔案管理工作來說，做好檔案鑒定銷毀工作直接關系著企業檔案的鑒定管理水平，與企業的發展與決策有著密不可分的關系。因此，必須要加強對企業檔案鑒定銷毀工作的重視，明確檔案鑒定銷毀的重要意義及相關方法，細致和科學的進行檔案的管理，保證檔案的實用性和時效性。

2 企業檔案鑒定銷毀工作的必要性

2.1 解決數量過多的檔案

從當前企業檔案管理現狀來看，由于企業的檔案管理工作所需要消耗的財力、物力較多，給企業帶來了一定的負擔，而企業檔案的增長速度也比較快，這就會導致企業在生產經營的過程中會保存一些毫無價值的檔案，例如貨票、增值稅抵扣、料單、已經報廢的設備檔案以及已經拆毀的基建檔案等。這些檔案不僅無法發揮有效價值，而且還會占用企業的檔案存儲空間。因此，需要加強對這些檔案的重新鑒定以及銷毀工作，對于已經失去應用價值的檔案應當進行及時的銷毀。企業檔案有一定的復雜性和多元化的特征，很多檔案由于種類繁雜，依然保留著一定的利用價值，這也給企業的鑒定活動帶來了更高的要求。所以，企業相關負責人需要加強對檔案鑒定銷毀的重視，通過全面系統地對檔案資料進行鑒定，保證企業留存檔案的可靠性和科學性[1]。

2.2 為后續檔案的收集和整理創造良好的環境

通常情況下，企業檔案的保留需要經過嚴格的鑒定才可以將之歸為檔案。企業在生產經營活動以及研發管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件統稱為企業檔案，企業檔案必須是有保存價值的文件，沒有價值的文件不構成企業檔案。我國當前在相關檔案保管的規章制度和法律法規體系當中，明確規定了檔案文件的范圍以及具體的執行標準。但是并沒有規定什么樣的文件不能夠納入到企業檔案的歸檔范圍，所以，在企業檔案實際收集以及分析的過程中，存在檔案重復以及檔案冗余的問題，不利于檔案管理工作的有序推進[2]。《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》以及《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》這兩條法案的出臺，明確規定了檔案歸檔工作的執行標準以及操作方法，對于檔案鑒定以及檔案管理工作有著十分重要的現實意義和指導意義。企業檔案管理工作者在開展檔案鑒定和銷毀管理的過程中，必須要依據相關法律法規的要求，有序科學的開展檔案鑒定工作和管理工作，為后續企業檔案的分析與應用創造良好的環境[3]。

2.3 提高檔案的利用價值和質量

對企業檔案管理水平進行評價的一個重要依據便是企業檔案館藏案卷的可利用的信息價值，企業檔案管理水平并不取決于館藏案件的數量，與檔案的質量息息相關。因此，檔案管理人員需要結合企業的發展現狀以及企業檔案管理過程中存在的問題，有針對性和有計劃地對檔案材料進行科學鑒定，及時發現失效的和變更的檔案以及已經失去利用價值的檔案信息，并將之從檔案系統中剔除，保證案件內容的時效性和準確性。同時，也使得企業能夠更好的利用已有檔案的價值，為企業的發展和決策提供更好的指導。比如，在企業生產經營過程中保存的一些儀器設備的檔案和基本建設類的檔案，這些檔案信息相對來說時效性比較強，在企業生產經營的一個新的階段之后，這些檔案都失去了原有的價值。因此，工作人員可以針對這些檔案進行系統的處理，保證企業檔案內容的可靠性和科學性。

3 做好企業檔案鑒定銷毀工作的相關對策

3.1 加強企業檔案鑒定銷毀的法律法規的建設

科學系統的法律法規體系是保證企業檔案鑒定銷毀工作能夠科學開展的重要保障，需要結合當前企業檔案管理過程中存在的問題和不足，采取針對性的措施對法律法規體系進行優化和升級，建立健全檔案法律法規制度，為企業檔案鑒定銷毀工作提供有效指導和科學的約束。根據檔案的規章制度需要明令禁止企業擅自銷毀企業檔案，要求企業必須要在經過相關機構鑒定之后才能夠對檔案材料進行銷毀。如果擅自銷毀檔案需要承擔相應的法律責任。從目前來看，法律法規體系并沒有涉及關于不進行檔案鑒定銷毀工作相關后果的闡述，導致檔案人員對檔案銷毀工作諱莫如深，很多檔案管理人員存在畏懼心理而不敢對檔案進行銷毀，影響企業檔案鑒定銷毀的效率。所以，必須要加強企業檔案鑒定銷毀相關法律法規以及制度體系的完善，要求經過法律層面鑒定的檔案到期之后必須要及時銷毀，如果沒有做到正常銷毀而引起企業發展的不良后果的，需要采取法律措施進行解決。

3.2 加強對檔案鑒定銷毀工作的重視

從當前企業檔案鑒定協會工作實際開展情況來看，由于企業領導人和相關檔案管理人員缺乏對鑒定銷毀工作的正確認識，導致檔案鑒定銷毀工作遲遲得不到有效推進，難以為企業的發展提供有效的支持和數據參考。因此，需要加強企業領導人和檔案管理人員對檔案鑒定銷毀工作的重視和正確認識，明確檔案保存的目的以及檔案的作用和價值。要求企業保留的檔案能夠為企業的管理和決策提供優質的服務，準確系統地反映企業的發展信息，保證檔案鑒定銷毀工作的程序化、制度化和常規化，使得檔案管理工作可以得到順利穩定的開展。

3.3 建立健全檔案評估機制

行之有效的信息價值鑒定機制是保證檔案鑒定銷毀工作能夠科學順利開展的前提，檔案管理人員需要對原有的檔案管理標準和檔案管理體系進行改革優化，按照檔案保管期限的約定，及時進行檔案資料的銷毀，并根據企業發展的階段以及檔案的存放價值進行有序銷毀和鑒定。企業在進行檔案鑒定銷毀工作之前，還需要充分咨詢企業內部各個部門的意見，制定科學完善的檔案鑒定體系和管理體系，認證鑒定檔案的有效性，避免出現檔案鑒定事故而影響企業的持續發展。

3.4 明確檔案的處理流程和鑒定方法

在進行檔案鑒定銷毀處理工作的過程中，工作人員需要結合檔案的類型、內容以及檔案產生的標準，采取針對性的措施進行鑒定和處置。首先，對于文書檔案的鑒定銷毀工作來說，要求檔案部門能夠統一負責檔案的分析以及處理，檔案人員和負責人共同參與到檔案鑒定與銷毀工作過程中，逐一審查檔案的消費清單，明確銷毀流程。其次，對于會計檔案的銷毀和鑒定工作來說，主要由財務部門進行負責，檔案人員、財務人員以及財務總監共同參與財務會計檔案的銷毀管理，必須在清理完畢會計檔案涉及的債務問題、債權問題以及稅務問題之后，才能夠按照規定程序進行銷毀。

4 結束語

綜上所述，企業檔案鑒定銷毀工作的有序開展對于企業的持續穩定發展具有至關重要的作用。因此，需要加強對企業檔案鑒定銷毀工作的重視和正確認識，科學開展企業檔案的管理工作，促進企業的可持續發展。

參考文獻

[1]鄧紹興，陳智為主編.檔案管理學[M]，2版，北京：中國人民大學出版社，2016年，31頁.

[2]馮惠玲，張輯哲主編.檔案學概論[M]，第二版，北京：中國人民大學出版社，2016年，281頁.

[3]張劍斌，陳宗鳳.淺議企業檔案的鑒定工作——對老國有企業檔案鑒定工作現狀的幾點思考[J].云南檔案，2008（01）.