淺談如何建立和完善檔案檢索體系

蔡宏炳

摘 要：現今，檔案文件數量越來越多，人們想要通過網絡終端迅速尋找到檔案文件也是一件比較困難的事情。因此，加強建立完善的檔案檢索體系是非常有必要的，其不僅能夠有效提高檔案管理工作效率，還可以幫助使用者及時搜索到相關檔案，充分保障了檔案資源的有效利用。對此，具體對如何建立和完善檔案檢索體系進行了研究論述，并提出建議措施。

關鍵詞：檔案檢索體系;檢索工具;檢索對象

目前，我國檔案事業取得了跨越式的發展，人們也逐漸開始認知到檔案管理工作的重要性，甚至部分企業還加強了對檔案管理的信息化建設，進一步對檔案檢索體系進行完善，以此來滿足使用者對檔案多方面的需求，不僅大大提高了檔案管理工作水平，還有效推動了我國檔案業的長遠發展。因此，本文重點對如何建立和完善檔案檢索體系進行了探討分析。

1 什么是檔案檢索

實際上，所謂的檔案檢索主要是指通過使用相關的檔案檢索工具，對需要的檔案文件進行查找。這樣一來，使用者可以更加全面了解到檔案的檔案號、時間、準確提名等相關信息內容，并以此為根據，確認自己是否應調動檔案。而檔案檢索任務則是為了讓使用者更加準確、快速的尋找大檔案實體。

2 檢索體系中檢索工具在檔案管理中的作用

1）檔案檢索的管理作用。檔案檢索工具記錄了檔案的主要內容和形式，集中、濃縮地揭示了館（室）藏情況，檔案工作人員可以通過檢索工具來了解館藏檔案的內容、形式、數量，為檔案管理工作提供一定的依據。尤其是館（室）藏性檢索工具反映檔案實體順序，在庫房管理、檔案數量統計等管理活動中直接發揮作用。各種檢索工具還是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必要手段

2）檔案檢索的橋梁作用。隨著時間的長久推移，檔案數量將會變得越來越龐大，再加之內容復雜、涉及的層面范圍越來越廣泛，勢必會給檔案管理工作帶來巨大的困難。而對于檔案使用者來說，如果不采用相關有效的技術手段，很難在短時內查找到自己所需的檔案資源。因此，檔案檢索體系的重要性日益凸顯，并與使用者之間構架了一座橋梁，使用者通過利用檢索工具輸入準確的查找信息，從而迅速準確的查詢到檔案存址，最后進行調取使用。

3 進行檔案檢索的必要條件

1）要有用于檢索的檔案檢索工具。通常情況下，檔案檢索工具形成是經過檔案信息的選擇與壓縮過程，使用者可以通過利用檔案檢索工具進行查找，同時還可以具體掌握到檔案館館藏室的特點，根據檢索工具所提供的相關線索信息，調閱到自己需要的檔案文件。

2）有明確的檢索對象。在實際的檢索過程中，檢索對象是非常關鍵的一個因素，同時也是確保檢索工作順利開展的基礎條件。特別是當檔案使用者委托檔案管理人員進行檢索時，應該將檔案詳細的信息內容告知給檔案工作人員，促使檔案檢索工作的正常進行。

4 檔案檢索工具

實質上是一種查找、調閱、保存為一體的檔案信息，更是對檔案資源合理開發與利用的關鍵工具。以下本文具體對檔案檢索工具的職能與特點進行簡要的介紹與描述。

1）檔案檢索工具的基本職能。一般檔案檢索工具主要存在兩個方面的職能作用，一方面是檢索職能，另一方面則是存貯職能。其實，所謂的存貯過程就是檔案檢索工具的編制過程，其能夠將原本分散的檔案信息統一集中在一起，形成系列化的排列方式。而檢索則是通過利用相關的檢索方法，在存貯過程中留下的線索里查找到檔案存儲的地址標示，以便使用者調取出自己所需的檔案。在實際的應用過程中，檢索和貯存之間是相互影響、相互制約的關系，二者缺一不可。

2）按照不同的劃分標準。由于檢索工具具備了多樣的種類形式，其在編制方法劃分方面也存在著較大的差異。如果是按照檢索手段進行劃分時，可以具體分為機檢工具和手檢工具兩種。若是根據檢索對象進行劃分，則是分為開放性和公務性的檢索工具。另外，按照檢索功能可以將其劃分為報道性和查找性。由此我們可以看出，在對檢索工具進行編制時，需要按照不同標準要求進行相對應的劃分。

5 檔案檢索體系的建設

檔案檢索體系主要是根據不同角度來對館藏室的內同、特點進行揭示，其根本目的就是為了滿足使用者對檔案的檢索需求，其自身具備了獨特的使用功能，又可以和其他檢索工具共同協議使用，而通過加強建立合理完善的檔案檢索體系有利于提高檔案服務質量以及檔案資源利用率。

1）檢索體系的必備條件。一般來說，建設完善的檔案檢索體系的必備條件是必須由兩種，或是兩種以上的檢索工具共同組成。并且，每一種檢索工具有著自己明確的分工范圍，這樣使用者就可以通過不同的角度而進一步了解館、室藏檔案的外形特征，能夠掌握到更多有價值的查找線索，從而大大提高了檢索效率。

2）建立檔案體系的要求。檔案檢索體系必須是一個有效的系統，同時要使手檢與機檢銜接起來。所以，要掌握好建立檔案檢索體系的條件性、實用性和專一性要求。首先，建立檔案檢索體系，必須依據一定的條件，一切從實際出發。檔案館、室應經類型、規模、任務、收藏檔案的特點、利用對象和利用需要為依據，以人力、物力為條件，建立適合本館、實用的檢索體系。一般來說，規模較大、館藏豐富、門類繁多的檔案館、室，檢索工具也相應較多，而規模小、檔案數量少的檔案館、室，檢索工具也相應較少。其次，建立檔案檢索體系，必須以效率為先，講求方便實用。檔案檢索體系應是一個多種形式、多種層次、多種結構、相互間既有明確分工又有緊密聯系的有機整體，必須注重實用性。同時，還要注意手檢與機檢的銜接，在著錄時，應按照《檔案著錄規則》的規定進行。

6 結語

加強建立完善的檔案檢索體系是非常至關重要的，不僅能夠充分滿足于使用者對檔案多方面的需求，同時還可以從多個角度清晰反映出館、藏室的內容、特征，有利于推動我國檔案事業的可持續發展。

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