論如何加強(qiáng)醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理

郝麗麗

摘 要：在醫(yī)院的檔案管理工作中，由前些年的不重視、不規(guī)范的管理模式逐步改進(jìn)，通過對檔案不斷的目標(biāo)性管理促使醫(yī)院的檔案管理工作走向完善的規(guī)范、制度化。在這其中，公共事件檔案作為醫(yī)院檔案中重要的組成部分，應(yīng)引起我們的關(guān)注和探究。加強(qiáng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的管理有助于促進(jìn)醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展。本文將針對突發(fā)性公共衛(wèi)生事件的檔案管理進(jìn)行探討分析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;公共衛(wèi)生;突發(fā)事件;檔案管理

由組織、機(jī)構(gòu)、個人在面對突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，產(chǎn)生的應(yīng)對決策、防御和處置方式形成的一套極具保存意義的形式記錄稱為突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案。通過對歷史突發(fā)事件的記錄和整理，能夠使醫(yī)院及時分析掌握公共衛(wèi)生事件的具體性質(zhì)、特點(diǎn)，從而對突發(fā)事件前后的檔案進(jìn)行分析利用來在公共衛(wèi)生事件上獲得更多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。這有助于醫(yī)院在將來遇見的突發(fā)性公共衛(wèi)生事件中有更加完善的應(yīng)對措施，保障醫(yī)院的客觀性、實(shí)證性。

1 突發(fā)性公共衛(wèi)生事件的實(shí)質(zhì)特性

1.1 收集整理的突發(fā)性

顧名思義，突發(fā)性公共衛(wèi)生事件的最大特點(diǎn)即是突發(fā)性。在遇到這樣的突發(fā)事件時，醫(yī)院的檔案管理工作者同當(dāng)事人一樣，都沒有足夠的心理準(zhǔn)備來面對。在這樣的情況下，從前的檔案管理工作流程已經(jīng)不能完全適用。對于檔案管理工作者而言，收集整理、管理統(tǒng)計(jì)等等工作需要重新進(jìn)行，故而使得工作性質(zhì)過于被動。另一方面，出于對檔案的安全性考慮，以往的檔案管理模式也不會完全使用，這需要管理者的新的思考探究、創(chuàng)新嘗試來保障管理工作安全有效的進(jìn)行。

1.2 內(nèi)容的專業(yè)性

根據(jù)記錄能夠分別出不同的公共衛(wèi)生事件的類型，這些類型更有專業(yè)性的分類。檔案管理工作者應(yīng)從專業(yè)的視角來分析其主要內(nèi)容與具體處理措施方案，并對事件的預(yù)防、應(yīng)對、后期處理等做出記錄。這樣的方式能使得突發(fā)的公共衛(wèi)生事件能從專業(yè)角度的以區(qū)分，利于檔案管理者的分類、整理、系統(tǒng)的管理。

1.3 記錄的復(fù)雜性

對于突發(fā)的公共衛(wèi)生事件，其內(nèi)容的記載往往有多種多樣的方式。通過媒體發(fā)布的期刊材料、相關(guān)部門發(fā)布的文件等等。而其中又包含了媒體材料如影音資料、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等，專業(yè)文件包括監(jiān)測文件、處理決策等等。故而說明突發(fā)性的公共衛(wèi)生事件的記錄是全方位、多角度的。這樣就構(gòu)成了突發(fā)公共衛(wèi)生事件的復(fù)雜性，但正是由于此才更加全面的對事件進(jìn)行了記錄[1]。

1.4 利用的規(guī)定性

利用突發(fā)公共管理事件檔案來對未來事件進(jìn)行預(yù)測分析處理是有利的。依照國家規(guī)定，突發(fā)公共管理事件的信息應(yīng)具有公開性、社會民眾具有一定的知情權(quán)。然而，在檔案中仍然包括一些機(jī)密性的處理措施與安全技術(shù)使得無法全然向社會說明。故而，在突發(fā)公共管理事件檔案管理中，應(yīng)當(dāng)依據(jù)事件的實(shí)際性、依據(jù)國家規(guī)定進(jìn)行合法有效的利用。

2 對突發(fā)公共管理事件檔案管理建議

2.1 加強(qiáng)對突發(fā)公共管理事件檔案內(nèi)容的收集

前文提到，由于事件的突發(fā)性使得檔案管理工作者的工作過于被動性。要改善這問題，工作人員應(yīng)具有主動性來避免過于被動。主動同步性的跟進(jìn)事件、深入了解事件本質(zhì)、對全過程進(jìn)行參與紀(jì)錄從而來保證事件記錄的真實(shí)性。另外，對于突發(fā)公共管理事件檔案的諸多內(nèi)容，無論是媒體的影音資料還是新聞記錄稿件與相關(guān)部門發(fā)布的文件資料，甚至不起眼的一般記錄都應(yīng)該進(jìn)行整理收藏。通過這樣的方式能夠避免對重點(diǎn)的疏忽遺漏。而對于相對更加重要的檔案，管理者應(yīng)對資料及時收存從而避免因拖延致使得檔案殘缺損壞。

2.2 加強(qiáng)對突發(fā)公共管理事件檔案的整理保存工作

在突發(fā)公共管理事件檔案管理工作中，應(yīng)注重加強(qiáng)防范意識，首先管理工作者應(yīng)當(dāng)在思想上首先樹立起檔案管理安全意識，時刻將檔案的安全放在工作第一位。其次在實(shí)際上，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用合理設(shè)備來保證的檔案安全，加強(qiáng)對重點(diǎn)檔案的監(jiān)視以保障其安全性。對于電子信息化的突發(fā)公共管理事件檔案應(yīng)當(dāng)注意備份。

一般情況下，突發(fā)功能公共衛(wèi)生事件的檔案信息應(yīng)根據(jù)國家檔案局的具體規(guī)定有著一定的保存期限，然而由于作為突發(fā)事件具有一定的特殊性，故而可在規(guī)定基礎(chǔ)上適當(dāng)延長。這樣利于對檔案的研究利用，從而對工作內(nèi)容進(jìn)行不斷的改進(jìn)創(chuàng)新。

2.3 加強(qiáng)突發(fā)公共管理事件檔案管理工作者的隊(duì)伍發(fā)展

發(fā)公共管理事件檔案管理工作者的隊(duì)伍應(yīng)從整體上就開始注重素質(zhì)培養(yǎng)，優(yōu)秀的應(yīng)用計(jì)算機(jī)的能力以及一定的檔案知識等技術(shù)性知識是作為基礎(chǔ)應(yīng)當(dāng)掌握的。除此之外，管理工作者應(yīng)當(dāng)有強(qiáng)烈的責(zé)任心、敏銳的捕捉能力、積極熱情的工作態(tài)度。另外，管理工作者應(yīng)當(dāng)熟練掌握工作流程使得對檔案的管理更加安全有序，從而維護(hù)檔案的合理有效利用，為突發(fā)性的公衛(wèi)事件工作進(jìn)行不斷的推動完善，為公共管理事件檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)新打好基礎(chǔ)[2]。

2.4 合理有效運(yùn)用好公共管理事件檔案

檔案管理工作者在保證檔案的豐富性以及安全性的前提下，應(yīng)當(dāng)跟進(jìn)時代信息的發(fā)展，對信息資源加以利用開發(fā)，對于突發(fā)公共管理事件檔案的利用渠道應(yīng)盡力擴(kuò)展，并運(yùn)用合理的現(xiàn)代科技信息技術(shù)進(jìn)行充分、有效、合理的運(yùn)用。在社會需求的前提下，以服務(wù)人民群眾為工作理念，及時做好檔案的信息化并將之原本展現(xiàn)給群眾。保證檔案的充分利用與透明性。

3 結(jié)束語

檔案管理工作是醫(yī)院管理在不斷創(chuàng)新改進(jìn)的一項(xiàng)工作就目前，檔案的管理制度也逐漸走向科學(xué)、規(guī)范、制度性。加強(qiáng)突發(fā)性公共事件檔案管理能通過對事件的分析了解從而不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)而不斷創(chuàng)新發(fā)展為醫(yī)院的整體建設(shè)做出貢獻(xiàn)，其意義重大，還需要檔案管理工作者的不斷探究思考。

參考文獻(xiàn)

[1]舒勤芬.應(yīng)加強(qiáng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的管理[J].浙江檔案，2010（10）：34-34.

[2]李江濤，魯朝霞.甘肅省白銀市突發(fā)公共衛(wèi)生事件監(jiān)測分析[J].疾病預(yù)防控制通報，2017（6）：64-66.