事業單位文書檔案管理優化途徑分析

張紅霞

摘 要：在事業單位文書檔案管理期間，主要是對包含的業務和員工信息進行全面的記錄，以此為事業單位相關工作的實施提供有利的信息幫助，并且此項工作也決定了決策工作的正常開展。文書檔案管理作為事業單位管理中的重點內容，本身在國家檔案管理體系建設方面起著非常高的效果，能夠確保國家檔案信息資源的完善性。基于此，事業單位務必加大對文書檔案管理的重視力度，有效的創新各種創新方式，加快改革進程。在本篇文章中，重點探究了事業單位文書檔案管理優化的基本途徑。

關鍵詞：事業單位;文書檔案管理;存在的問題;優化途徑

事業單位中的文書檔案明確記錄了單位中的具體發展情況，其屬于事業單位運行期間的一項主要依據，從實質上來看，該項工作具備一定的服務性質，并且在我國事業單位快速發展的背景下，相關體系得到了一定的改進，這就要求加大對文書檔案管理工作的重視力度，為文書檔案的應用提供良好的服務，以此推動事業單位穩定運行。

1 事業單位加強文書檔案管理力度的必然性

1.1 可以為人們提供優質的服務

事業單位實質上是為人民提供優質的服務，其在社會運行中起著不可替代的作用。文書檔案負責將事業單位中的工作情況清楚的記錄下來，其中涉及到了多個方面，分別是資金流動、銀行賬戶管理和下屬單位成果等諸多事宜，這些事情在后期工作中會被經常查閱，能夠為社會經濟活動的開展提供重要的信息，便于更好的查詢，以此提升事業單位的工作水平。

1.2 可以為我國事務管理提供幫助

對于事業單位來講，在開展活動的時候均會采取文字的方式將其記錄下來，而且單位內部出現的人員流動現象也是文書檔案中的重要組成成分，文書檔案有利于為后期工作提供幫助，或者是為上級監督部門檢查提供良好的依據。從事業單位文書檔案管理情況來看，是采取統一管理的方式分區儲存的，工作人員應當每隔一段時間整理一次檔案，以免檔案損壞，從根本上保證檔案的完善性，確保后期查找的時候不會發生紕漏。我國社會經濟的運行和完善的事業單位體系是分不開的，其有著重要的意義。

2 對于事業單位文書檔案管理期間相關問題的分析

2.1 文書檔案管理體系不完善，采取的文書檔案管理模式較為滯后

1）當前階段，事業單位文書檔案管理體系還不具備健全性，這是因為該項工作包含的內容非常多，復雜性高，相關人員對其的關注度較低，因此在檔案管理制度健全上顯得特別懈怠，并且檔案沒有得到全面的整合，導致諸多資料利用不到位。此種問題嚴重影響了事業單位檔案管理工作效率的提升，根本不利于該項工作得到進一步開展和實施。2）在社會經濟不斷發展的背景下，信息化水平得到了一定的提升，計算機技術有所改進和優化，其被廣泛應用到了各個行業內。可是從事業單位檔案管理情況來看，還在使用以往單一的管理方式，甚至是人工錄入方式，根本沒有依靠新型的技術和設備開展檔案儲存以及整合工作，致使管理效率較低，工作壓力增加，約束了事業單位的良好運行。

2.2 管理意識較弱

在事業單位文書檔案管理期間，立卷歸檔是重要的一個環節，不過在具體工作期間，有關人員的立卷歸檔意識較低，積極性不高，工作處于被動狀態，當收集文書檔案資料的時候，只有在檔案人員不斷催促的情況下才會移交資料，沒有做到主動上交相關的資料，使得歸檔不到位現象普遍存在。另外，在歸檔過程中，材料胡亂堆放或者是不完整情況也經常出現，這些問題直接影響到了文書檔案管理工作的質量提高。

2.3 文書檔案管理人員能力有待提升

因為事業單位沒有加大文書檔案管理工作的重視程度，因此增加了人員的流動性，當選取人員的時候，一般會以薪資較低的臨時工為主，可是此種類型的人員缺乏職業責任意識和專業性，再加上沒有對其進行相關的培訓，因此使得管理人員知識掌握不全面，素質低下，經驗不豐富，工作期間經常發生檔案信息丟失現象。此外，事業單位尚沒有制定完善的激勵體系，缺乏工作的參與性，所以檔案管理工作一直以來都比較滯后，運行緩慢。

3 事業單位文書檔案管理優化策略的制定

3.1 制定健全的檔案管理體系

健全的檔案管理體系在有利于推動事業單位良好運行，并且還可以為檔案管理工作的開展提供良好的依據，因此有必要加強事業單位檔案管理制度建設力度。其一，對文書檔案工作體系進行完善;在建設工作體系的過程中，需要從事業單位實際運行現狀入手，了解到文書檔案管理期間包含了各項要求，將工作體系的優勢體現出來，為員工提供良好的查詢服務，以此提升檔案信息的效率。其二，落實文書檔案管理監督體系;從監督制度上來看，需要從全方面角度監督檔案信息各個環節，強化事前、事中和事后監督的整合力度，增強檔案管理人員的保密意識，促使工作穩定開展。其三，構建和檔案人員工作相聯系的績效考核體系，明確人員的具體職責，以此確保文書檔案管理工作得到高效率的實施。

3.2 優化和創新檔案管理理念

文書檔案管理在事業單位運行期間占據著重要的位置，要想促使事業單位文書檔案管理工作規范性實施，就需要摒棄以往單一的思想理念，引進新型思想，通過轉變理念的方式達到事業單位穩定運行的目標。

1）加深領導人員對于文書檔案管理工作的重視程度，并且將其和事業單位相關管理體系融合到一起，全面落實各項對策。增強領導的重視力度是實施文書檔案管理工作的關鍵，因此必須有效的轉變和優化領導理念。2）全體員工也必須優化理念，從根本上了解到文書檔案管理工作產生的作用，凸顯出自身在檔案管理中的職責，全體員工相互合作完成文書檔案管理工作。3）做好文書檔案管理方面的宣傳工作，相關人員樹立正確的工作態度，采取開展會議的方式開展文書資料收集工作，每一個部門可以指派專業性人員收集和整理文書檔案資料，以此提升文書檔案的完善性，把整合的資料反饋給檔案管理機構，幫助檔案人員更好的開展文書檔案資料收集歸檔工作。4）嚴格審核資料，依照檔案的具體內容和價值進行儲存管理，以此為文書檔案管理工作的開展提供良好的幫助。

3.3 創新檔案管理模式，提升文書檔案的信息化水平

在新形勢發展的背景下，事業單位文化檔案管理工作也要緊跟時代潮流進行創新，轉變以往滯后的檔案管理模式，從根本上順應和滿足新形勢的發展要求。

1）創新和改進管理模式，事業單位務必強化對計算機信息技術的應用，將相關的信息化技術和信息設備引進到文書檔案管理方面，創建專業性的文書檔案信息化管理平臺，確保檔案信息儲存和管理等工作均可以有效開展，從而為檔案管理效率的提升提供良好的依據，對于信息化管理期間包含的軟件和硬件，也需要定期維護和改善，防止出現檔案信息泄露問題，從而為事業單位后期發展埋下隱患。2）加大新文書檔案的開發力度;對于事業單位檔案管理人員來講，不可以一昧的停留在被動接受文書檔案信息的階段中，必須增強主動意識，延伸和拓展文書檔案的收集途徑，以此更好地更新信息，提升檔案的全面性。3）網絡化的來臨為文書檔案提供了新的管理方式，把文書檔案的名稱日期等全部輸到電腦內，只需要輸入關鍵詞便可以找尋想要的信息，或者是采取網絡鏈接閱讀資料上的內容，通過對文書檔案進行電子化管理的方式來共享文檔資料。

3.4 提升管理人員的工作能力

管理人員素質高低決定了文書檔案管理工作的質量，兩者之間有著密切的聯系性。當前階段，要想推動事業單位改革工作的穩定實施，提升文書檔案管理工作的合理性，就需要加大對工作人員技能和素質提升的力度，使其應用專業性的素質技能規范性的開展檔案管理的各個化解。

1）定期對文書檔案管理人員進行培訓，讓每個員工均積極地參與進去，明確從培訓工作中掌握各項關鍵點，完善培訓制度，提升文書檔案管理人員的工作能力和知識點的了解，將培訓中學習的各項技術靈活應用到檔案管理中，從而滿足事業單位的運行要求。2）事業單位除了需要大力提升文書檔案管理人員的技能之外，還需要培養專業素養，落實責任意識，增強人員愛崗敬業的精神，同時也將文書檔案管理的作用更好的體現出來。

4 結語

從以上論述來看，在事業單位運行期間做好檔案管理工作有著重要的作用，要想加快事業單位的運行進程，強化檔案管理力度是很有必要的，可是從當前情況來看，我國事業單位尚沒有加大對檔案管理工作的重視程度，相關人員沒有正確了解到該項工作產生的作用，受此種現象的影響，使得事業單位難以穩定運行。基于此，就需要制定完善的管理體系，引進各種新型的管理方式，在提升事業單位文書檔案管理效率的基礎上促使其穩定運行。

參考文獻

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