信息技術在學校檔案管理中的應用

張玉紅

摘 要：隨著科技的快速發展，信息技術在各個領域均得到了廣泛運用，現如今信息化已經成為了發展主流。對于學校來說，發展規模越來越大，學生資料、教學活動、黨務資料等等都需要進行檔案管理，如果利用信息技術不僅可以豐富教學模式，還可以實現檔案智能化管理。本文就信息技術在學校檔案管理中的應用展開相關研究與探討。

關鍵詞：信息技術;學校;檔案管理;應用

學校是培養人才的搖籃，也正是因為這一特性，學校檔案除了具有保存意義之外，還有一定的參考價值。可以說，學校檔案是一代一代教職工作人員通過一系列教育活動總結成的，所以學校非常重視檔案管理工作。借助信息技術，可以為檔案進行加密設置，或是整理成電子檔案，方便人們管理，從而提高檔案管理工作的工作成效。

1 傳統學校檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理保密性低

很多學校都比較重視檔案管理，一般檔案室都設置了鐵門、鐵窗、鐵柜等等，但是教職工流動率較大，再者沒有專業或是固定的檔案管理員，這就會導致檔案信息泄露事件的時常發生。很多檔案室沒有制定標準的查看制度，經常有所謂的“熟人”進入檔案室隨意翻閱，這些情況都證明傳統檔案管理模式保密性較低，一旦發生泄密事件對學校的名譽是很不利的。

1.2 檔案管理工作量大

學校的檔案都是按照時間進行歸納的，其檔案的特性注定了很多檔案是不能核銷的，所以學校的檔案卷宗保存的時間一般都比較久，如此一來，管理員在工作期間就需要做到防霉、防蟲、防火、防鼠，無形中就加大了工作量。除此之外，一旦發生上述情況，學校檔案將會受損，很難保證所有檔案的完整性。

1.3 檔案查找方式落后

很多學校進行檔案規整、更新、查閱都是人工的方式，而學校檔案內容數量繁多，管理員在查找檔案時必須根據時間、類別進行查找，這是一件非常耗時耗力的事情，不僅工作效率低，管理員也會有懈怠情緒。因為管理員每天都在重復一樣的翻閱、查找工作，時間久了自然會導致出現工作失誤，并不利于學校檔案管理工作的開展，而且還會影響到檔案的準確性。

2 信息技術在學校檔案管理中的作用

2.1 提高檔案管理的嚴密性

傳統檔案管理模式下，管理人員無法避免人為因素失誤，而利用信息技術將檔案整理成電子檔案保存，并對數據進行加密設置。任何人翻閱、調取檔案，賬號、密碼、驗證碼驗證通過才可以進行操作，對于一些重要的檔案學校可以設置多個密碼，需要多位管理人員輸入密碼才可以查看檔案，如果出現密碼錯誤，電子檔案將會自動進入保護狀態。所以說，將信息技術應用到學校檔案管理中心可以提高檔案的安全性和嚴密性。

2.2 提高檔案工作效率

學校檔案種類數量眾多，單純的依靠人工管理是很難實現高效率工作的。針對這種情況，學校可以利用信息技術將檔案進行分類歸整，這樣人們在查找檔案時哪怕忘記了名稱，也可以輸入關鍵詞進行檢索，縮小搜索范圍，實現精準查閱，整個查閱過程完全是計算機自動完成，相比較人力尋找大大提高了工作效率。

2.3 提高了檔案完整性

傳統紙質檔案是非常占據空間的，而借助信息技術將其整理為電子檔案之后，可以進行壓縮備份，不僅節省空間和時間，還能防止檔案遺失現象的發生。由此可知，信息技術在檔案管理中的應用有利于檔案的長期保存。

3 信息技術在學校檔案管理中的應用策略

3.1 完善檔案管理機制，加強學校領導重視

學校檔案管理是一項嚴謹性比較高的工作，要想實現檔案管理信息化、精細化、智能化，首先學校需要加強檔案管理的重視程度，制定科學的管理機制，借助信息技術形成在線管理系統，管理人員可以通過計算機實時掌握檔案室動態，以此來形成一個管理體系。在具體實踐工作中，學校領導要給予檔案室一定的支持，只有這樣才能保障檔案管理工作的實效性。

3.2 運用信息技術，設置檔案管理權限

對于學校檔案管理工作而言，最重要的就是保密工作，信息技術雖然提高了工作效率，但同時也有一定的安全隱患。現如今網上有各種各樣的病毒，檔案室計算機一旦被黑客攻擊、感染病毒，后果不堪設想，很有可能學校的所有檔案都會被泄露在網絡上。所以學校要加強計算機防火墻安全，并進行加密處理。比如管理人員每天工作的第一件和最后一件事是對計算機進行殺毒;或是對檔案進行權限設置，只要打開檔案文件就需要輸入密碼，或是動態驗證碼等等，以此來實現對檔案資料的雙重保護。

3.3 運用信息技術，開發檔案管理軟件

信息技術的應用改變了檔案管理人員的工作模式，提高工作效率，減輕了工作量，然而信息技術之于檔案管理還有很多幫助。學校可以開發檔案管理在線軟件，這樣管理人員可以隨時隨地進行工作，比如隨時上傳更新檔案資料，或是下載檔案信息，而不再局限于學校內完成。運用檔案管理軟件，在進行工作量比較大的檔案規整時，可以多人同時運用軟件整理、上傳、核對、備份，這樣不僅保證了學校檔案管理工作成效，還提高了管理人員的計算機應用能力。

3.4 運用信息技術，規范檔案信息收錄

在信息技術實際運用過程中，管理人員可以將紙質檔案快速收錄為電子檔案，進行保存、上傳、歸檔，在收錄過程中根據檔案類目進行分類整理，將同一類型的檔案放在一個文件夾內。管理人員可以提前統計檔案資料類型，并將關鍵詞錄入系統內。這樣在搜索檔案時可以在很短的時間內完成查找工作。也就是說檔案收錄工作完成效率越高，后期查閱搜索時間越短，可以說只需要幾秒鐘就能完成。因此，在學校檔案管理工作中，提高信息技術的利用率，實現信息化管理。

3.5 運用信息技術，實現檔案管理共享

傳統紙質檔案管理操作模式下，很難快速提供或提取檔案，更不用說實現資源共享。當下是互聯網時代，學校可以借助信息技術實現資源共享。比如學校不同部門的檔案各自整理之后，可以自行上傳到檔案軟件系統，管理人員再對檔案進行核對歸檔收錄;或是某部門需要某檔案時，管理人員可以直接從系統內找到檔案，實時共享。信息技術的應用，提高了檔案共享的時效性和有效性，對提升學校檔案管理工作質量有著積極作用。

4 結束語

總而言之，學校檔案管理工作應該順應時代發展，緊跟信息技術步伐，學校應當重視信息技術在檔案管理中的應用，擯棄傳統紙質管理模式，將紙質檔案整理成電子檔案，保存在檔案管理軟件中，方便管理人員隨時更新、收錄、檢錯、查閱，同時在信息化管理模式中，管理人員要做好計算機殺毒、信息備份，確保檔案的完整性和嚴密性。

參考文獻

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