研究事業單位文書檔案電子管理工作

趙少興

摘 要：文書檔案管理對于事業單位而言有著非常重要的意義，文書檔案記錄了單位日常工作中的各項工作內容，其直接關系到事業單位的工作效率，與事業單位的發展有著密切的關系。隨著近年來科學技術的發展，事業單位對于文書檔案管理有了新的要求，本文主要探究了事業單位文書檔案電子管理的相關內容，期望能夠推動文書檔案電子管理的發展。

關鍵詞：事業單位;文書檔案;電子管理;探究

隨著我國經濟的發展，我國居民生活品質的提升，我國事業單位所面臨的工作量和工作范圍也不斷擴大。以往的文書檔案管理方式已經難以滿足現階段事業單位文書檔案管理的需求，難以使事業單位為我國居民提供更好的服務。事業單位對文書檔案的管理也越來越重視。隨著我國事業單位管理工作難度與復雜性的提升，文書檔案電子管理近年來在我國各大事業單位得到普及與發展，本文主要探討了如何更好地應用文書檔案電子管理。

1 文書檔案電子管理的意義

1）能顯著提升文書檔案的管理效率。事業單位中，常常涉及到多種類型的信息，文書檔案中常會記錄到多種類型的資料。因此文書檔案中會涉及到大量的數據信息，這些信息大多是公共信息，需要頻繁的進行整理和應用。文書檔案電子管理的發展，能夠更好的應用這些數據，使這些數據能夠更好的服務于事業單位。事業單位能夠更加有效的分析文書檔案，更好的進行決策，有利于工作效率的提升。這主要得益于文書檔案電子管理中，通過電腦硬盤、電腦云盤等方式對數據進行存儲與手機，方便整理與分類文書檔案，能夠顯著提升管理效率，有利于管理人員的檢索與使用。

2）能顯著提升文書檔案的安全性。事業單位的文書檔案往往涉及方面較廣，內容較多，大多數文書檔案都能夠真實有效的反映事業單位的工作情況。而事業單位的一些文書檔案具有不同程度的法律效力，文書檔案電子管理的發展能夠使這些數據具備相應的法律依據，為這些數據提供相應的法律效力，在事業單位接受檢查時，能夠提供相應的憑證。相較于傳統的文書檔案，傳統文書檔案多采用紙質保存的方式，紙質文書檔案較容易受到外界環境因素的影響。如受潮、蟲蛀等，都會使紙質文件受到破壞，破壞文書檔案的完整性與有效性。而電子管理相較于紙質管理，硬盤的空間能夠得到有效地利用，減少外界環境對文書檔案的干擾，不僅能夠顯著提升文書檔案的安全性，還有利于環保與節能。大部分文書檔案都具備一定的保密性，在需要傳遞文書檔案時，傳統的紙質檔案往往會經過多方才能到達接收方。這使文書檔案傳遞過程的埋下了風險，有可能出現文件的損壞與丟失等問題，甚至可能出現檔案泄露等問題，這無疑不利于文書檔案的安全性。而文書檔案電子管理能夠通過網絡直接的縮減文書檔案傳遞過程的中間環節，有利于避免文書檔案傳遞過程中存在的風險。

3）網絡資源共享性。電子檔案管理相較于傳統文書檔案管理，最為顯著的優勢就是其可以成立網絡資源共享數據庫。網絡資源共享數據庫能夠有效的存儲文書檔案，并且根據文書檔案的特性，將其分類到不同的數據庫，如私密數據庫或公共數據庫等。也可以根據文書檔案的重要性，錄入文書檔案。網絡資源共享數據庫最好的效果就是有利于部門與部門之間的交流與溝通，減少以往因數據共享不方便導致的工作效率低的問題，有利于更好的管理文書檔案。

2 事業單位文書檔案電子管理中存在的問題

1）管理人員素質較差。文書檔案管理工作對于單位有著非常重要的意義。現階段大部分事業單位文書檔案管理人員不重視文書檔案，不具備相應的文書檔案電子管理技術。因此在近年來文書檔案電子管理的發展的過程中，難以符合現階段事業單位文書檔案管理的需求。而且管理人員缺乏相應的職業道德素養，沒有相應的管理規章制度，使管理人員素質較差，不利于檔案管理工作的開展。

2）管理方式過于單一。大部分事業單位還處在過渡階段，沒有有效的普及電子管理。因此在管理方式方面還過于單一，只停留在檔案的歸檔與管理兩個方面。隨著事業單位工作數據量的增多，以往的管理方式無法處理大量的數據。因此即使是傳統的管理方面，紙質管理也難以有效的進行管理，所以需要電子管理的支持。

3）事業單位缺少管理機制。單位缺少相應的管理機制。這與上級領導的不重視有著密切的關系，大部分領導認為檔案管理工作只是一個普通的數據庫管理。所以不完善的管理機制導致了大量的問題出現，如檔案借閱后難以及時歸檔，相應的檔案無法及時的入庫。相關文書檔案管理人員的利益難以得到保障，因此文書檔案電子管理工作開展緩慢。

3 事業單位文書檔案電子管理對策

1）提升文書檔案電子管理的重視程度。文書檔案電子管理仍處于發展階段，在這個階段需要受到重視。因此事業單位的相關領導需要提升對文書檔案電子管理的重視程度。對于電子管理的相關設備要加以完善，除此之外還要做好相應的資金支持工作，使文書檔案電子管理的工作的能夠順利開展。

2）重視檔案管理人員的培養。現階段大部分事業單位的文書檔案管理人員都是從紙質管理階段過渡到電子管理的，因此在電子管理技術方面仍有所欠缺，所以要做好相應的檔案管理人員的培訓工作。事業單位中的檔案管理人員通常被分為檔案室和不同部門的管理人員，因此要培養相應的電子化管理技術，并且培養檔案管理人員的職業道德素養。文書檔案電子管理中設計了多種技術，管理人員自身也要重視檔案管理技術、計算機操作技術等，使檔案管理的技術提升。

3）建立相應的考核與監督管理體制。隨著電子化管理的發展，以往的考核制度無法滿足現階段管理人員考核的需求。電子化管理中還涉及了網絡共享數據庫、信息銷毀制度、文件傳輸安全、檔案備份等工作。這就要求事業單位應該從電子管理的角度出發，建立相應的考核制度，確保文書檔案電子管理能夠順利開展。

文書檔案管理方面還欠缺相應的監督管理機制，首先應該建立相應的監督小組，對文書檔案的管理工作進行監督。其次，監督小組要對文書檔案的各個環節進行監督，如檔案管理的整理、存儲、歸檔與入檔都要加以監督，保障工作流程的穩定性。除此之外監督小組還要監督管理人員的相關技術能力，確保管理人員的技術能夠勝任管理工作。

最后還要提升管理部門的權利，確保管理部門能夠有權利開展各種檔案管理工作。其他部門也要能夠配合檔案管理部門的工作，其他部門在借閱檔案時，要拿出相應的許可文件才能夠借閱。而且在檔案入檔的過程中，檔案管理部門有權利檢驗檔案的真實性。如果其他部門檔案在借閱檔案后，沒有在借閱期內歸還檔案，檔案管理部門有權利追回檔案。在檔案出現泄密、損壞、丟失等問題時，檔案管理部門有權利追究其他部門的責任。

4 結語

隨著我國經濟的發展，事業單位需要處理的數據量也越來越大，以往的文書檔案管理方式已經無法滿足現階段事業單位發展的需求。因此事業單位文書檔案的電子管理工作得到了重視與發展。本文主要分析了現階段文書檔案電子管理的重要性，并且分析了現階段文書檔案電子管理中存在的問題，并提出了相應的對策，期望能夠推動事業單位文書管理的發展，促進事業單位的健康可持續發展。

參考文獻

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