新時期事業單位檔案信息化建設的優化策略

高丹

摘 要：在當前事業單位發展過程中，檔案管理作為最為基礎性的管理工作內容，通過將信息技術引入到檔案管理工作中來，全面提高事業單位檔案管理信息化水平，能夠更好的發揮出檔案的重要價值，使其更好的服務于事業單位的發展和建設。文中分析了事業單位檔案信息化建設中存在的問題，并進一步對新時期事業單位檔案信息化建設的優化策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：事業單位;檔案信息化建設;問題;優化策略

在事業單位傳統檔案管理工作中，存在管理內容復雜、工作流程繁瑣及任務量大的特點，這對于檔案管理水平的提升帶來了較大的制約。在當前新時期，通過應用現代信息技術，加快推進事業單位檔案信息化建設進程，實現信息的快速查找和檢索，可以有效的促進事業單位檔案資源的開發利用，促進檔案價值和作用的發揮。

1 事業單位檔案信息化建設中存在的問題

1.1 觀念落后，對檔案信息化建設的重要性認識不到位

在事業單位實際運營過程中，單位管理者對于檔案管理工作缺乏有效的重視，覺得檔案管理工作只是對檔案信息資料進行保管，不丟失就好。在這種思想下針對于檔案工作投入嚴重不足，這也導致事業單位檔案信息化建設缺乏足夠的資金支持，軟硬件配置不到位，部分事業單位雖然也進行了檔案信息化建設，但也只是將檔案信息簡單的錄入到計算機中，檔案信息化只存在表面，缺乏深入，這對于檔案作用的發揮帶來了較大的影響，也不利于事業單位各項工作的有序開展。

1.2 建設標準與規范不統一

事業單位檔案信息化建設工作需要有統一的標準和規范為指導和依據。能冠軍制定統一的標準和規范能夠為檔案信息化建設提供重要的保障。但在事業單位實際檔案信息化建設過程中，存在標準不統一的問題，這也導致實際檔案信息化建設工作的開展也形式各異，檔案信息化水平也參差不齊，這必然影響了檔案信息資源共享的實現，也不利于實現事業單位檔案的有效利用。

1.3 缺乏檔案信息化管理人才

事業單位檔案信息化建設過程中，在配備完善的軟硬件設施的基礎上，還需要信息化管理人才的支持。但在當前事業單位檔案管理工作中，檔案管理人員多沒有經過系統的檔案知識學習，多是從各部門調任，不僅缺乏專業的業務能力，而且檔案信息化管理知識更是缺乏，這對事業單位檔案信息化建設工作的開展帶來了較大的難度。

2 新時期事業單位檔案信息化建設的優化策略

2.1 提高對檔案信息化建設的重視度

由于檔案對于事業單位的發展和建設具有極為重要的作用，因此在事業單位實際運營過程中，要求領導者要重視自身思想觀念的轉變，明確檔案對于單位發展的重要性，并在實際工作中給予大力的支持，為檔案信息化建設配備完善的軟硬件設施，努力提高檔案信息化水平，更好的發揮出檔案的重要作用，使其為事業單位各項工作的有序開展提供重要的信息支持。

2.2 健全檔案信息化管理機制

事業單位檔案信息化建設離不開科學的規劃，由于事業單位各個時期的發展狀態和目標存在一定的差異性，因此需要根據自身的實際情況來制定檔案信息化建設總體計劃，并將總體計劃進行分解，扎實推進工作。同時事業單位還要建立健全內檔案信息化管理體系，基于自身情況來制定科學合理的檔案信息化建設標準和規范，進一步提高檔案信息化建設的水平，促進事業單位檔案信息資源的高效利用。

2.3 逐步推進檔案信息資源數字化

在檔案信息化建設工作中，檔案信息資源數字化是較為重要的一項內容，同時也是事業單位檔案管理模式創新的重要的前提和基礎。具體需要通過運用先進的技術手段來推進檔案信息的數字化轉化，并通過構建完善的檔案信息數據庫，實現對數字檔案信息資源的有效存儲，為后續查詢和檢索提供更多的便利。在事業單位日常工作中產生的大量電子信息材料，可以利用計算機將其轉變為數字化文檔進行存儲，并針對不同的載體的檔案信息進行數字化處理，轉化為電子檔案。對于上級或是其他單位父老鄉親過來的檔案公文相關資料，在對其解密處理后即可以轉變為電子檔案。并通過建立檔案信息管理系統，實現對檔案信息的高效管理，為檔案信息化建設工作的開展提供良好的條件。

2.4 加強檔案資料挖掘開發工作

在當前事業單位都開始重視檔案信息化建設，但在實際工作中過于側重于硬件方面，針對于檔案信息資源的挖掘開發還相對滯后。基于大數據時代背景下，在當前事業單位檔案信息化建設工作中，對于檔案信息挖掘開發提出了更高的要求，因此宜將檔案信息的挖掘開發作為核心內容，針對現有檔案信息資源進行有效整合，并針其納入到統一的系統中進行集中管理，并加快構建完善的檔案管理體系，實現檔案信息資源挖掘開發工作的有序推進。在實際事業單位檔案信息資料挖掘開發工作中，需要針對零散檔案信息進行分類處理，進一步保障檔案信息資源挖掘開發的質量，從而實現檔案信息的高效利用。

2.5 完善檔案大數據管理平臺

大數據時代背景下，檔案標準和數據開發是較為顯著的特點，在這種情況下事業單位要重視對現有檔案信息進行整合，具體通過建立大數據管理平臺，實現對各部門信息資料的集中管理，并對相關行業領域的信息資料進行整理。事業單位可以利用大數據管理平臺來收集、整合和共享檔案信息資源，并利用大數據技術來推進檔案信息可視化，針對檔案信息進行對比分析，并借助于大數據管理平臺來對各種檔案信息資源進行直觀展示，這樣事業單位領導層能夠更好的掌握檔案工作的內容，使檔案信息能夠為管理層各項決策提供重要的數據支持，確保管理決策的科學性和合理性。

2.6 提高檔案管理人員的綜合素養

在當前事業單位檔案信息化建設工作中，對于檔案管理人員綜合素養具有較高的要求。作為事業單位檔案管理人員，需要重視自身綜合素質的提升，這樣才能更好的與新時期檔案工作的發展需求相適應。當前檔案管理工作難度不斷增加，這就要求檔案管理人員要重新定位，并對檔案管理工作有一個深入的了解，認識到檔案信息化建設對于事業單位發展的重要性，在實際工作中要提升自身的責任感，具備良好的職業道德素質，勇于在工作中進行創新。同時事業單位還要重視對檔案管理人員的培訓和再教育，定期開展多種形式的檔案管理人員培訓，使檔案管理人員能夠更好的掌握科學知識和信息化技能，積極對自身知識結構進行更新。并通過定期的集中學習，為檔案管理人員提供一個能夠相互學習和交流的平臺，促進檔案管理人員專業知識和專業技能水平的提升。

3 結束語

事業單位檔案是對事業單位發展歷程的真實記載，其在事業單位發展過程中發揮著極為重要的作用。在當前信息化時代背景下，事業單位檔案工作中宜引入信息技術，加快推動檔案信息化建設水平，運用先進的技術手段來提高檔案管理的現代化水平，促進事業單位檔案管理工作的信息化、數字化和網絡化發展，加快推進事業單位檔案信息資源共享的實現，使檔案信息資源能夠更好的服務于事業單位的建設和社會的發展。

參考文獻

[1]許紅梅.事業單位檔案管理信息化建設問題探討[J].中外交流，2018（45） .

[2]白紅艷.企事業單位檔案管理信息化建設探索[J].產業與科技論壇，2018（12）.

[3]張玲.事業單位檔案管理信息化建設問題研究[J].才智，2017（18）.