信息化背景下文書網(wǎng)上檔案數(shù)據(jù)管理工作初探

孟寅沖

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都處于突飛猛進(jìn)的發(fā)展態(tài)勢，在這樣的時代背景之下，我國的現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展日益完善，已經(jīng)成為了社會的主流技術(shù)，推動著各行各業(yè)向著信息化，自動化方向發(fā)展，在這其中，文檔管理工作自然也不例外，通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用以實(shí)現(xiàn)自身的改革，強(qiáng)化檔案管理效率和檔案管理的時效性與準(zhǔn)確性。以此來滿足企業(yè)對文案管理工作的需求。

關(guān)鍵詞：信息化背景;網(wǎng)上檔案管理;相關(guān)問題解決對策

1 文書檔案管理現(xiàn)狀

我國的文書檔案管理記載著歷史的發(fā)展進(jìn)程，充分的反映了社會發(fā)展的變革，是資源體系的重要組成部分，在社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的當(dāng)代文書檔案管理的重要意義越發(fā)的凸顯出來，因此如何實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理是各家單位都需要解決的難題。但是我國的文書檔案管理體系大多仍然以老舊的運(yùn)營模式存在著，存在著諸多的漏洞和問題，已經(jīng)逐漸無法跟上時代發(fā)展的步伐，并嚴(yán)重影響其發(fā)揮其社會意義。

2 文書檔案管理的重要意義

檔案管理信息化能夠推動社會發(fā)展的進(jìn)程，對于傳統(tǒng)的文書檔案管理體系而言，信息化不僅能夠?yàn)闄n案管理的創(chuàng)新提供動力，同時能夠整合傳統(tǒng)檔案管理體系中存在的問題。將以往以紙質(zhì)資料為主體的檔案儲存模式轉(zhuǎn)化為不需要耗費(fèi)大量人力物力資源的信息化檔案儲存，這樣既能解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)中浪費(fèi)資源的病弊端。也能大幅度的解放勞動力，提高管理效率，將出現(xiàn)錯誤的可能性降到最低，同時也為日后文獻(xiàn)的檢索以及查找提供便捷，是檔案管理工作的重大變革。

3 信息化文書檔案管理的優(yōu)勢

3.1 提高工作效率

信息化文書檔案管理體系將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，不僅保存更加方便，而且能夠多重備份，避免文件的泄露和丟失。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要耗費(fèi)大量的人力物力對檔案進(jìn)行整合。工作效率極其低下，對于發(fā)展速度越來越快的當(dāng)代，這種管理體系已經(jīng)無法適應(yīng)時代的需求，而信息化檔案管理不僅能夠減輕工作人員的工作壓力，還能夠避免失誤，提高檔案的準(zhǔn)確性與時效性，這是檔案管理領(lǐng)域的歷史潮流和社會必然。

3.2 檔案的完整性

信息化檔案管理體系并不是指完全的摒棄紙質(zhì)檔案，而是將紙質(zhì)檔案以文件的形式多重備份，同時紙質(zhì)檔案也需要進(jìn)行妥善的保管，這樣一來就可以保障檔案在儲存的過程中不會丟失，因?yàn)槲募谵D(zhuǎn)載的過程中難免出現(xiàn)信息的缺失，因此為了使文件的統(tǒng)一性可以建立合理的數(shù)據(jù)平臺，在這個平臺上將所有的儲存環(huán)節(jié)整合為一個統(tǒng)一的整體對文檔經(jīng)過的每一環(huán)節(jié)進(jìn)行保存和標(biāo)記。只有這樣才能保障，最終儲存的文案是具有科學(xué)性和完整性的。

4 存在的問題

4.1 思想落后

雖然信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，但是在檔案管理這一領(lǐng)域中，信息化檔案管理體系仍然是一種新鮮事物，許多檔案管理工作者沒有辦法將信息水平有效的運(yùn)用到檔案管理工作之中。同時對信息管理存在著認(rèn)識上的誤區(qū)，并不能完全的接受這一觀點(diǎn)。大部分檔案管理工作者仍然守著傳統(tǒng)的管理模式和思想進(jìn)行檔案管理工作，雖然傳統(tǒng)的檔案管理模式也是一代又一代工作者寶貴經(jīng)驗(yàn)積累而成，值得借鑒和傳承，但是其無法解決隨時代發(fā)展而出現(xiàn)的新問題，這也就造成了工作效率不僅極其低下，而且出錯的概率也較高，已經(jīng)無法適應(yīng)各單位飛速發(fā)展的需求。

4.2 信息化程度低

文書檔案管理工作十分繁瑣，檔案需要經(jīng)過多個部門的審核以及批改之后，才能形成最終的版本，而檔案管理工作就要合理的監(jiān)控這一過程，并且將每一個部門的意見進(jìn)行統(tǒng)一的整合，最終歸結(jié)到檔案室進(jìn)行保存，因此這就需要檔案管理工作者具有及其專業(yè)的知識和技能素養(yǎng)。如果能夠應(yīng)用信息技術(shù)，就可以將這些繁瑣的流程整合成一個統(tǒng)一的整體，進(jìn)而進(jìn)行流程化的工作，但是目前的文書檔案管理過程信息化水平偏低，無法應(yīng)用這些新型技術(shù)進(jìn)行管理。

4.3 保密性差

文檔的保密性是極其重要的，如果稍加不注意導(dǎo)致了文案的流失，就可能造成巨大的經(jīng)濟(jì)財產(chǎn)損失，除此以外，不法分子也會緊盯這些檔案資源，因此，信息化檔案管理體系雖然十分便捷，但是由于其載體的特殊性導(dǎo)致其容易遭受入侵。如果文檔被惡意的修改之后，該單位仍然遵守著這份被修改的檔案，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)操作，就會面臨巨大的社會風(fēng)險，因此這些問題制約著文書檔案管理體系的信息化提升。

5 相關(guān)解決措施

5.1 消除老舊思想

檔案管理工作者必須消除傳統(tǒng)的管理思想，接受信息化技術(shù)的洗禮，并且更新自身的管理理念，推動管理體系的現(xiàn)代化發(fā)展。各單位可以聘請社會的新型人才，尤其是青少年一代，這些工作者具有敏銳的思維和創(chuàng)新意識，能夠?qū)⑿畔⒒耆娜谌氲綑n案管理工作之中，使其完成向信息化與數(shù)字化方向的轉(zhuǎn)變。

5.2 提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力

檔案管理工作雖然存在著泄露的風(fēng)險，但這并非是不可避免的，如果管理工作者具有極強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，那么檔案管理，出現(xiàn)泄漏問題的可能性就會急速下降。各單位可以聘請社會的專業(yè)人才，對自身管理工作者進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)等等的技術(shù)宣講，強(qiáng)化安全保密知識的運(yùn)用能力。同時對電子文件進(jìn)行保密措施，以此來加強(qiáng)管理的效率，滿足單位對檔案管理工作的需求。

5.3 建立數(shù)據(jù)平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享

建立起完善的數(shù)據(jù)平臺，以此來達(dá)到內(nèi)部文件的相互流通加大溝通的效率，從而有效的避開檔案管理工作較為復(fù)雜的流程，這樣，無論是檔案檢索還是檔案咨詢，都會大幅度的節(jié)約時間。

6 結(jié)束語

綜上所述，為了滿足我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，檔案管理工作必須推動自身的現(xiàn)代信息化水平，采取積極有效的改革措施加強(qiáng)管理者的專業(yè)能力，為我國綜合國力的穩(wěn)步提升打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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