大數據信息技術在檔案管理中的運用

劉燕

摘 要：我國當前科學技術的發展速度較快，促進大數據也在快速發展，也在各個行業中得到了廣泛推廣和運用，但現階段我國當前一些部門在開展檔案管理工作的過程中，還是依然在運用傳統檔案管理的方式和理念，這樣就會導致不能夠對相關數據進行科學合理的分析，但隨大數據信息技術的快速發展，就需要相關部門和工作人員提高對其的重視程度，并將傳統檔案管理形式進行優化和創新，確保檔案管理工作能夠充分發揮其自身的作用和價值，并滿足時代發展的需求和標準，最終保障社會經濟能夠逐漸實現可持續發展的目標。基于此，本文主要探討了大數據信息技術在檔案管理中的運用。

關鍵詞：大數據;信息技術;檔案管理;運用狀況;控制措施

事業單位檔案管理是一項長期、系統的管理工作。在菏澤市謝寨引黃灌溉工程管理處管理過程中，管理人員與時俱進，不斷完善自己的管理理念，在實踐中探索合適的檔案管理方法和手段，全面促進檔案管理的有效發展。完善事業單位制度，強化檔案管理觀念，提高事業單位檔案工作者的綜合素質和能力，實現現代化、規范化、科學化的管理模式，為事業單位的發展提供寶貴的檔案信息資源。

1 大數據時代檔案管理工作的優勢

1.1 發掘價值，充分利用

事業單位檔案資料一直都有著開發和利用的價值，因為我們不能估量其中蘊含的價值。那么在大數據時代，我們也就可以將事業單位檔案中隱藏的價值開發出來，充分利用這些資源和知識，從而達到檔案資料的最大價值化。這個過程中，要深刻認識到這些檔案資料的價值，培養事業單位工作人員對檔案開發的意識，配備優秀的團隊，利用大數據的獨特性，發掘這些資源中的價值，并歸納整理分類，方便以后的查找和補充。

1.2 聚集收納，有備無患

數量巨大的檔案資源就是事業單位檔案管理的基礎，在大數據背景下，各式數據洪流的沖刷下，必須加強事業單位檔案的專業的秩序化的管理，不斷地補充、豐富事業單位的檔案儲存，不僅僅是對大量資源的收納和聚集，也要對其進行分類化管理。這個時代，數據的種類繁多，涉及的領域寬廣，所以說除了事業單位檔案管理有關部門的有意識收集，還要培養全員收集數據的意識。

1.3 完善管理，發動全員

大型事業單位的檔案不是一朝一夕就能建設完成的，尤其是在互聯網高速發展的時代，新媒體自媒體的傳播中，不管是個人、企業、事業甚至是國家，都沒有辦法將自己獨立于數據信息之外，因為每個人擁有不同的數據、不同的資源，而且很多情況下，這些數據資源并不相同。這就為事業單位檔案的管理提出了一個新的條件，那就是抱團取暖。菏澤市謝寨引黃灌溉工程管理處可以通過合作，或者是宣傳的方面，來讓全體的成員參與進來，讓事業單位的每個部門和個人，都為事業單位檔案資源的補充貢獻一分力量，從而達到對事業單位檔案的優化和補充[1]。

1.4 瞭望5G，助力騰飛

5G的建設已經進入發展的快車道，相信在不久的將來，5G必定能普遍化、平民化。那么事業單位的檔案管理理念如果能夠搭載5G的順風車，無疑會在未來占盡先機，創造不可估量的價值。5G的到來將有實現物聯網的可能，事實上各大行業、各個領域、各個單位在運營和發展的過程中，所保留的都是獨一無二的資料，也可以說是行業、領域的機密。那么在大數據的時代，5G的風暴卷集就會有可能造成資料的共享。要知道，事業單位的檔案資料是隨時錄入進去的，不會憑空的增加，而大數據更加注重資料的時效性和完整性。那么為了提升檔案管理的效率。資料的儲存和收集后的分類是一個繁重的任務。這種情況下，我們可以利用5G的高輸出、高下載、高運行的網絡特性，運用計算機來處理這些龐大而繁瑣的數據。

1.5 定位檔案，深化理念

檔案放置在檔案室里也好，躺在U盤里也罷，還是躲在數據云端也罷，都是一潭死水。在大數據時代，事業單位必須革新檔案管理的理念，化資源為財富，將檔案變得生動起來，只有它產生價值，單位和員工才會更加深入地開發這些檔案資源的潛力[2]。

2 加強檔案管理工作水平的措施

2.1 提高信息化共享平臺建設工作的水平

我國當前各個行業的發展速度較快，而相關部門在社會經濟發展的過程中，都會產生不同的交際和聯系，這就需要相關部門和工作人員提高對信息化共享平臺建設工作的重視程度，從而保障能夠滿足各個行業發展過程中的需求和標準。

2.2 促進數字檔案建設工作的開展

檔案管理工作在實現數字化發展目標的情況下，就能夠直接通過先進化的技術直接對信息進行檢索，還能夠通過微信公眾號的方式，實現公眾號檔案查詢發展的目標，從而保障能夠進一步加強檔案信息化水平[3]。

2.3 改善傳統理念

現階段在實際開展檔案管理工作的過程中，通過計算機技術管理的方式，就能夠保證相關資源實現共享發展的目標和原則，還能夠避免數據出現誤差的問題和現象，從而保證大數據中心能夠實現共享發展的目標和原則。

2.4 提高先進化技術的運用力度

傳統時期在實際開展檔案管理工作的過程中，普遍是通過紙質的方式將相關資料進行分類，但在查找的過程中，經常會導致資料出現破損的問題和現象，嚴重的情況下，還會對信息的安全性造成危害，從而導致信息不能夠充分發揮其自身的作用和價值。但在現階段運用先進化技術的情況下，就能夠直接將相關資料進行整理和收集，通過這樣的方式，不僅能夠減少工作人員自身的工作量，還能夠加強信息的安全性。

2.5 完善管理體系

各個行業在實際開展檔案管理工作的過程中，必須要具備完善的管理體系，才能夠保證充分發揮其自身的作用和價值看，并提高執行工作的力度，但在對相關數據和檔案整理的過程中，必須要對表現優秀的工作人員進行鼓勵，而對于一些不重視檔案工作的單位來說，需要對其進行懲罰。另外，在實際開展信息化建設工作的過程中，還需要提高對網絡建設工作的重視程度，并積極堅持先進化的發展理念和原則，還需要運用先進化的技術，確保能夠對其進行科學合理的規劃，從而保證能夠為檔案管理工作的開展奠定一個堅實的基礎[3]。

3 結束語

檔案管理作為信息管理的一部分，隨著計算機技術的普遍應用，接受、整合和處理的信息越來越多，管理的方式和方法同樣也需要與時俱進，并不僅僅局限于以前的記錄、整理、擺放的方面，還需要在單位需要的時候迅速出現，為事業單位的決策和方向提供借鑒和依據。

參考文獻

[1]施小溪.大數據處理技術在測繪地理信息檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2017（17）：103.

[2]胡瑛.大數據處理技術在地理信息檔案管理中的應用[J].測繪通報，2016（09）：112-114.

[3]張紅.大數據分析方法在事業單位檔案管理中的應用[J].黑龍江科技信息，2017（12）.