互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理工作的安全防護(hù)

彭建玲

摘 要：進(jìn)入新時期，互聯(lián)網(wǎng)一方面為檔案管理工作提供了新的機(jī)遇和新的發(fā)展空間。另一方面，它也給檔案管理工作帶來一些難題，比如檔案管理工作的安全性問題。因此，如何在互聯(lián)網(wǎng)背景下做到既充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢為檔案管理工作服務(wù)，又保證檔案管理工作的安全，這是一個值得思考的問題。本文對互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理工作的安全防護(hù)進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時代;檔案管理工作;安全防護(hù)

1 檔案管理工作概述

檔案管理即是針對檔案信息的收集、整理、保管、統(tǒng)計以及提供利用的活動。在社會生活中，檔案信息的重要性不言而喻，它記錄著社會生活發(fā)展過程中的點(diǎn)滴變化，從而為單位以及個人提供有價值的資料參考，幫助人們獲得事實(shí)的依據(jù)，解決問題的參考辦法等，在每個時期都為社會的發(fā)展提供助力。新時期，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)生了新的變化?；ヂ?lián)網(wǎng)的加入，為檔案管理工作提供了新的發(fā)展機(jī)遇。當(dāng)然，也提出了新的挑戰(zhàn)。

2 目前檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 管理模式落后

知識經(jīng)濟(jì)時代，人們對信息的需求更大，要求也更高。人們希望獲取檔案信息的途徑更多，查看信息更加便捷，信息可使用的時效更長，而檔案管理工作者也希望檔案管理工作能夠更有效率，更易于管理?；谶@種情況，顯然原有的檔案管理工作模式并不能滿足當(dāng)下的要求。首先是一部分地區(qū)紙質(zhì)文件檔案的操作方法跟不上時代發(fā)展，效率低下，成本高，不易于查看的檔案管理既不利于工作人員管理，也不易于使用，導(dǎo)致檔案信息不能真正發(fā)揮它原有的作用，為社會發(fā)展服務(wù)。其次，即使有的地方率先利用了電子化管理模式，也利用得不徹底，只是皮毛，并不能真正發(fā)揮電子信息化的作用。基于以上情況，建立一套有關(guān)于檔案管理工作的現(xiàn)代化管理模式，提高工作效率，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息的長久保存，信息資源共享，滿足人們的信息需求，服務(wù)于社會實(shí)踐才是當(dāng)下檔案管理工作者要做的事情。

2.2 管理者素質(zhì)低下

互聯(lián)網(wǎng)時代給檔案管理工作提出了很多新問題。檔案管理工作也已經(jīng)進(jìn)入了新的階段。但面對這種新的發(fā)展形勢，檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)和管理水平卻沒有跟上來。不少檔案管理工作者仍然采用老舊的管理理念，沒有對網(wǎng)絡(luò)化、信息化產(chǎn)生正確的認(rèn)識，利用互聯(lián)網(wǎng)操作的業(yè)務(wù)水平也沒有跟上，導(dǎo)致不能有效利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理工作。在面對互聯(lián)網(wǎng)給檔案管理工作帶來的安全性問題時也缺乏正確的認(rèn)識和及時的解決應(yīng)對辦法。在遭遇信息被竊取和數(shù)據(jù)丟失的情況不能進(jìn)行有效的防范，事情發(fā)生了也不能及時解決。歸根到底，互聯(lián)網(wǎng)只是為檔案管理工作提供了一種先進(jìn)的技術(shù)手段，要想落到實(shí)處，真正為檔案管理工作服務(wù)，關(guān)鍵還是要看人的操作。

2.3 開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給檔案管理帶來安全問題

信息技術(shù)的發(fā)展便利了社會工作和生活的同時，也帶來了諸多挑戰(zhàn)。檔案管理工作的安全防護(hù)是其中一種。由于網(wǎng)絡(luò)的便捷性和實(shí)用性，越來越多的單位部門利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息管理，以提高工作效率，降低管理成本，延長檔案時效。可以說，互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案信息電子化已經(jīng)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。但是我們也不得不面對這樣的一個現(xiàn)實(shí)，雖然檔案管理工作的效率提高了，成本降低了，使用起來更方便了，但是檔案管理工作的安全性卻降低了。網(wǎng)絡(luò)的開放性和共享性，使得黑客攻擊，病毒入侵，非法訪問等現(xiàn)象時有發(fā)生。這嚴(yán)重威脅著檔案信息的安全性，給單位部門造成嚴(yán)重?fù)p失。

3 互聯(lián)網(wǎng)背景下提高檔案管理工作安全性的措施

3.1 建立行之有效的管理制度

沒有規(guī)矩，不成方圓。一個事物想要獲得長久、良好的發(fā)展，唯一有效的辦法就是用制度去管理它、規(guī)范它。因此，想要加強(qiáng)檔案管理工作的安全性，就必須建立一個針對檔案管理保密性的制度。在貫徹執(zhí)行《檔案法》《國家保密法》等有關(guān)法律、制度的前提下，各單位還應(yīng)針對自身實(shí)際情況制定具體的、更適合互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理的規(guī)章準(zhǔn)則，這個準(zhǔn)則不僅要包括檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，資料的保密級別，還應(yīng)包括人員管理制度。使工作有章可循，有律可依。而且，建立起制度只是第一步，更重要的是要將制度落實(shí)到具體工作當(dāng)中。在檔案管理工作中根據(jù)制度來具體操作，劃分各種具體檔案的保密級別，針對檔案的重要性及保密級別來進(jìn)行具體的管理、維護(hù)，該保存的保存，該銷毀的銷毀。這樣不僅可以提高工作效率，也能節(jié)約資源。關(guān)于管理人員的制度也很重要，各單位或者部門應(yīng)該要建立一個獎懲制度，對于做得好的管理人員要給予適當(dāng)獎勵，這樣才可以提高管理人員的工作積極性，更有利于日后的工作。而對于那些做得不好的，沒有根據(jù)管理制度來嚴(yán)格操作的管理人員也要給予一定的懲罰，這不僅對本人具有警示、促進(jìn)的作用，對其他管理人員也能起到一個示范的作用。從長遠(yuǎn)來說，這對于檔案管理工作的安全防護(hù)來說很有助益。

3.2 引進(jìn)培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)檔案管理工作人才

讓專業(yè)的人去干專業(yè)的事情是亙古不變的道理，也是新時代提高工作效率的有效辦法之一。由此可見，優(yōu)秀的檔案信息安全人才才是檔案信息安全保障的根本。因此，想要提高檔案管理工作的安全性應(yīng)該要大力引進(jìn)人才。第一是要引入精通現(xiàn)代信息技術(shù)的人來進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)，讓他們來提供技術(shù)支持，阻止黑客攻擊、病毒入侵和非法訪問。第二是要引進(jìn)具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才，他們對檔案管理工作更熟悉，更專業(yè)。做起檔案的管理工作的時候效率會更高，管理效果會更好。同時他們也更清楚檔案管理工作的重要性，工作責(zé)任感會更強(qiáng)，這樣也可以避免發(fā)生信息泄露或者管理不到位的問題，從而更有利于檔案管理工作的進(jìn)行。第三，對于檔案管理人才除了引進(jìn)之外，還可以定向培養(yǎng)。各單位部門根據(jù)自身具體情況，制定一個人才培養(yǎng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，逐漸培養(yǎng)出檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)人員，進(jìn)一步提高他們的能力素質(zhì)，以服務(wù)于檔案管理工作當(dāng)中。

3.3 管理者要轉(zhuǎn)變管理理念

時刻根據(jù)新的變化從而做出新的調(diào)整才能快速跟上時代，獲得良好的發(fā)展。互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理工作已經(jīng)和以前的有所區(qū)別，因此，無論是領(lǐng)導(dǎo)者還是工作管理人員都應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理理念，用新的理念，新的態(tài)度去對待檔案管理工作。首先檔案管理工作人員不僅要正確認(rèn)識信息化對檔案管理工作的作用和影響，還要充分利用它，用信息化手段服務(wù)工作。其次，也要規(guī)避它的缺點(diǎn)，減少信息化給檔案管理工作帶來的負(fù)面影響。落實(shí)到工作中，第一就是要樹立職業(yè)責(zé)任感，嚴(yán)格按照規(guī)章制度來進(jìn)行檔案管理，避免信息丟失或者被竊取，從而造成損失。第二，終身學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力與現(xiàn)代信息加工處理能力，與時俱進(jìn)，用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)這一手段為檔案管理工作服務(wù)。

3.4 提供穩(wěn)定的技術(shù)支持

由于網(wǎng)絡(luò)具有共享性和開放性，這就給檔案管理工作增加了難度，有可能會有單位的檔案信息管理系統(tǒng)遭受到黑客的攻擊，從而導(dǎo)致信息泄露，帶來損失。因此，互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理工作的安全防護(hù)問題主要還是技術(shù)問題。只要技術(shù)過關(guān)，那么這些就不再是威脅，檔案管理工作的安全防護(hù)問題自然就迎刃而解了。所以，單位要加大資金投入，建立一個安全系數(shù)高的檔案信息管理系統(tǒng)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，防止黑客入侵，建立必要的防火墻，為檔案信息提供安全嚴(yán)密的有效保護(hù)。

4 結(jié)束語

科技在不斷創(chuàng)新，未來各行各業(yè)的發(fā)展必定都離不開信息數(shù)字化?；ヂ?lián)網(wǎng)時代也必然會給檔案管理工作帶來新的機(jī)遇和發(fā)展空間。

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