互聯網背景下檔案管理工作的安全防護

彭建玲

摘 要：進入新時期，互聯網一方面為檔案管理工作提供了新的機遇和新的發展空間。另一方面，它也給檔案管理工作帶來一些難題，比如檔案管理工作的安全性問題。因此，如何在互聯網背景下做到既充分利用互聯網的優勢為檔案管理工作服務，又保證檔案管理工作的安全，這是一個值得思考的問題。本文對互聯網背景下檔案管理工作的安全防護進行探討。

關鍵詞：互聯網時代;檔案管理工作;安全防護

1 檔案管理工作概述

檔案管理即是針對檔案信息的收集、整理、保管、統計以及提供利用的活動。在社會生活中，檔案信息的重要性不言而喻，它記錄著社會生活發展過程中的點滴變化，從而為單位以及個人提供有價值的資料參考，幫助人們獲得事實的依據，解決問題的參考辦法等，在每個時期都為社會的發展提供助力。新時期，隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作也發生了新的變化?；ヂ摼W的加入，為檔案管理工作提供了新的發展機遇。當然，也提出了新的挑戰。

2 目前檔案管理工作的現狀

2.1 管理模式落后

知識經濟時代，人們對信息的需求更大，要求也更高。人們希望獲取檔案信息的途徑更多，查看信息更加便捷，信息可使用的時效更長，而檔案管理工作者也希望檔案管理工作能夠更有效率，更易于管理。基于這種情況，顯然原有的檔案管理工作模式并不能滿足當下的要求。首先是一部分地區紙質文件檔案的操作方法跟不上時代發展，效率低下，成本高，不易于查看的檔案管理既不利于工作人員管理，也不易于使用，導致檔案信息不能真正發揮它原有的作用，為社會發展服務。其次，即使有的地方率先利用了電子化管理模式，也利用得不徹底，只是皮毛，并不能真正發揮電子信息化的作用?；谝陨锨闆r，建立一套有關于檔案管理工作的現代化管理模式，提高工作效率，最大限度實現檔案信息的長久保存，信息資源共享，滿足人們的信息需求，服務于社會實踐才是當下檔案管理工作者要做的事情。

2.2 管理者素質低下

互聯網時代給檔案管理工作提出了很多新問題。檔案管理工作也已經進入了新的階段。但面對這種新的發展形勢，檔案管理隊伍的素質和管理水平卻沒有跟上來。不少檔案管理工作者仍然采用老舊的管理理念，沒有對網絡化、信息化產生正確的認識，利用互聯網操作的業務水平也沒有跟上，導致不能有效利用互聯網進行檔案管理工作。在面對互聯網給檔案管理工作帶來的安全性問題時也缺乏正確的認識和及時的解決應對辦法。在遭遇信息被竊取和數據丟失的情況不能進行有效的防范，事情發生了也不能及時解決。歸根到底，互聯網只是為檔案管理工作提供了一種先進的技術手段，要想落到實處，真正為檔案管理工作服務，關鍵還是要看人的操作。

2.3 開放的網絡環境給檔案管理帶來安全問題

信息技術的發展便利了社會工作和生活的同時，也帶來了諸多挑戰。檔案管理工作的安全防護是其中一種。由于網絡的便捷性和實用性，越來越多的單位部門利用互聯網進行檔案信息管理，以提高工作效率，降低管理成本，延長檔案時效?？梢哉f，互聯網時代，檔案信息電子化已經是檔案管理工作發展的必然趨勢。但是我們也不得不面對這樣的一個現實，雖然檔案管理工作的效率提高了，成本降低了，使用起來更方便了，但是檔案管理工作的安全性卻降低了。網絡的開放性和共享性，使得黑客攻擊，病毒入侵，非法訪問等現象時有發生。這嚴重威脅著檔案信息的安全性，給單位部門造成嚴重損失。

3 互聯網背景下提高檔案管理工作安全性的措施

3.1 建立行之有效的管理制度

沒有規矩，不成方圓。一個事物想要獲得長久、良好的發展，唯一有效的辦法就是用制度去管理它、規范它。因此，想要加強檔案管理工作的安全性，就必須建立一個針對檔案管理保密性的制度。在貫徹執行《檔案法》《國家保密法》等有關法律、制度的前提下，各單位還應針對自身實際情況制定具體的、更適合互聯網時代檔案管理的規章準則，這個準則不僅要包括檔案的管理標準，資料的保密級別，還應包括人員管理制度。使工作有章可循，有律可依。而且，建立起制度只是第一步，更重要的是要將制度落實到具體工作當中。在檔案管理工作中根據制度來具體操作，劃分各種具體檔案的保密級別，針對檔案的重要性及保密級別來進行具體的管理、維護，該保存的保存，該銷毀的銷毀。這樣不僅可以提高工作效率，也能節約資源。關于管理人員的制度也很重要，各單位或者部門應該要建立一個獎懲制度，對于做得好的管理人員要給予適當獎勵，這樣才可以提高管理人員的工作積極性，更有利于日后的工作。而對于那些做得不好的，沒有根據管理制度來嚴格操作的管理人員也要給予一定的懲罰，這不僅對本人具有警示、促進的作用，對其他管理人員也能起到一個示范的作用。從長遠來說，這對于檔案管理工作的安全防護來說很有助益。

3.2 引進培養優質檔案管理工作人才

讓專業的人去干專業的事情是亙古不變的道理，也是新時代提高工作效率的有效辦法之一。由此可見，優秀的檔案信息安全人才才是檔案信息安全保障的根本。因此，想要提高檔案管理工作的安全性應該要大力引進人才。第一是要引入精通現代信息技術的人來進行檔案管理信息系統的維護，讓他們來提供技術支持，阻止黑客攻擊、病毒入侵和非法訪問。第二是要引進具有檔案管理經驗的人才，他們對檔案管理工作更熟悉，更專業。做起檔案的管理工作的時候效率會更高，管理效果會更好。同時他們也更清楚檔案管理工作的重要性，工作責任感會更強，這樣也可以避免發生信息泄露或者管理不到位的問題，從而更有利于檔案管理工作的進行。第三，對于檔案管理人才除了引進之外，還可以定向培養。各單位部門根據自身具體情況，制定一個人才培養的制度和標準，逐漸培養出檔案管理工作的優質人員，進一步提高他們的能力素質，以服務于檔案管理工作當中。

3.3 管理者要轉變管理理念

時刻根據新的變化從而做出新的調整才能快速跟上時代，獲得良好的發展。互聯網時代，檔案管理工作已經和以前的有所區別，因此，無論是領導者還是工作管理人員都應該轉變管理理念，用新的理念，新的態度去對待檔案管理工作。首先檔案管理工作人員不僅要正確認識信息化對檔案管理工作的作用和影響，還要充分利用它，用信息化手段服務工作。其次，也要規避它的缺點，減少信息化給檔案管理工作帶來的負面影響。落實到工作中，第一就是要樹立職業責任感，嚴格按照規章制度來進行檔案管理，避免信息丟失或者被竊取，從而造成損失。第二，終身學習，掌握現代信息技術應用能力與現代信息加工處理能力，與時俱進，用好網絡技術這一手段為檔案管理工作服務。

3.4 提供穩定的技術支持

由于網絡具有共享性和開放性，這就給檔案管理工作增加了難度，有可能會有單位的檔案信息管理系統遭受到黑客的攻擊，從而導致信息泄露，帶來損失。因此，互聯網時代檔案管理工作的安全防護問題主要還是技術問題。只要技術過關，那么這些就不再是威脅，檔案管理工作的安全防護問題自然就迎刃而解了。所以，單位要加大資金投入，建立一個安全系數高的檔案信息管理系統，優化網絡環境，防止黑客入侵，建立必要的防火墻，為檔案信息提供安全嚴密的有效保護。

4 結束語

科技在不斷創新，未來各行各業的發展必定都離不開信息數字化?；ヂ摼W時代也必然會給檔案管理工作帶來新的機遇和發展空間。

參考文獻

[1]李星橋.互聯網時代檔案管理存在的問題及對策[J].智庫時代，2019（26）.

[2]吳雅鳴.互聯網時代檔案管理信息安全保障體系建設研究[J].蘭臺內外，2017（6）.