行政單位檔案數字化建設路徑研究

王建華

數字化檔案管理體系的建設，不僅是行政單位檔案管理工作模式發展的必然趨勢，同時也是促進行政單位檔案管理和利用效率有效提升的重要手段。文章主要是通過對當前行政單位檔案數字化建設的路徑進行了分析與探討，希望可以為我國行政單位檔案信息管理體系的建設和發展提供積極的建議。

1 行政單位檔案數字化建設的必要性

1.1 社會發展的客觀要求

行政單位在發展的過程中，不僅要履行其特殊的社會職能，同時也與地區經濟與社會的發展之間存在著密不可分的聯系。一般情況下，行政單位信息水平越高，那么其履行社會責任的能力自然也就越強，最終獲得的經濟效益也就越大。這些因素都是推動社會經濟發展，改善人民生活條件的關鍵。所以，行政單位必須緊跟時代發展的腳步，加大自身檔案管理數字化體系建設的力度，才能在促進檔案管理工作效率和質量不斷提升的同時，贏得社會公眾的認可與支持，為我國社會經濟的健康可持續發展提供強有力的支持。

1.2 提升行政單位管理水平的需要

先進科學技術的合理應用是確保行政單位檔案數字化建設順利進行的關鍵。隨著科學技術的不斷發展和進步，行政單位的檔案管理工作模式也迎來了巨大的變更，行政單位只有采取積極有效的措施，充分發揮信息化技術的優勢，建立綜合性的行政單位檔案管理信息服務平臺。這就要求，行政單位各部門之間必須切實做好信息交流與溝通的工作，提高數據信息實時傳遞與共享的效率，才能通過整合與分析檔案管理數據信息的方式，及時的發現和解決當前行政單位檔案管理工作中存在的問題，為行政單位檔案管理模式的改革與創新奠定堅實的基礎。

1.3 提高檔案管理效率的需要

促進檔案管理工作效率和水平的全面提升是行政單位建設數字化檔案管理體系的首要目標。通過建立數字化檔案管理體系的方式，將檔案管理工作人員從繁瑣的檔案管理工作中解放出來，確保其可以輕松的完成檔案管理的工作。由于計算機有著傳統手工作業方式無法比擬的運算和信息處理功能，所以計算機信息技術在行政單位檔案管理工作中的應用，不僅從根本上降低了主觀因素帶來的風險，降低了檔案管理的成本，為行政單位的建設和發展奠定了良好的基礎。

2 行政單位檔案數字化建設的實現路徑

2.1 加強制度的完善

為了確保行政單位檔案信息化建設工作能夠真正的落實到實處，領導人員必須緊跟時代發展的腳步，轉變自身的傳統思想觀念，充分重視信息化檔案管理體系建設的意義和目的，加大信息化檔案管理體系資金和資源投入的力度，同時安排專業技術人員負責檔案管理信息系統的建設和維護工作，才能在確保數字化檔案管理體系建設順利完成的同時，促進行政單位檔案管理工作質量和效率的全面提升。正是因為晚上的管理制度為行政單位檔案數字化建設與管理工作提供了強有力的支持，所以，行政單位在開展檔案數字化建設的過程中，必須嚴格的按照我國相關法律法規的規定和要求，根據行政單位經營管理的實際情況，做好檔案數字化建設的工作，確保檔案管理工作的高效進行。

2.2 構建安全風險機制

行政單位的檔案管理部門在運用數字化技術開展檔案管理工作時，必須根據數字化信息技術發展的特點，做好計算機等網絡信息進出口的控制工作。在開展數字化檔案管理工作時，所有網絡連接與檔案電子數據信息必須經過嚴格的加密處理后才能予以傳輸和保存。另外，為了達到提高檔案信息安全性能的目的，行政單位的檔案管理部門在開展檔案資料的查詢工作時，應該通過設置身份認證與防火墻等不同的方式，提高數據信息的安全性與可靠性，避免因為數據檔案信息出現缺失，影響到行政單位檔案管理工作的順利開展。

2.3 完善技術管理模式

1）建立電子副本。因為數字化檔案數據信息在查閱、調取時，難免會出現抽、撤、改等檔案原始資料的情況。因此，行政單位的檔案管理工作人員，必須嚴格的按照要求先進行紙質檔案的分類與識別等相關工作，然后再借助計算機、掃描儀等現代化的設備和技術，整理檔案數據信息，才能形成符合檔案數字化管理要求的數據信息。這就要求，檔案管理工作人員在日常工作的過程中，應該充分發揮計算機網絡的優勢，通過建立電子版行政單位檔案數據庫的方式，防止檔案管理工作過程中原始檔案損毀或者丟失等問題的出現，同時定期的開展檔案數據的清點與交接工作，才能達到促進檔案管理工作效率有效提升的目的。

2）建立符合行政單位特點的檔案管理數據庫。為了充分發揮出數字化檔案管理高效、安全、優越等各方面的特點，行政單位的檔案管理部門必須通過建立能夠充分體現自身特點的檔案數據庫的方式，推動自身數字化檔案管理工作的開展。

3）建立數據庫搜索引擎。事業檔案管理工作效率的提升，離不開各部門之間的全力配合與努力。所以，作為行政單位的檔案管理部門來說，應該緊跟時代發展的要求，采取建立簡單便捷信息搜索引擎的方式，提高檔案數據的記錄以及出入庫工作效率，簡化檔案管理的流程，推動檔案管理工作的高效開展。

2.4 加大人才培養力度

任何領域和工作中人才都是不可或缺的重要資源，作為檔案數字化體系的建設來說同樣也不例外。所以，行政單位在建立數字化檔案管理體系時，必須切實做好數字化檔案管理專業人才培養的工作，要求檔案管理人員不僅要了解和認識到自身工作的重要性，同時還應掌握靈活使用計算機開展檔案管理工作的技能。行政單位在開展檔案數字化建設和管理的過程中，應該將先進的檔案管理知識和技術傳授給檔案管理工作人員，確保其滿足檔案管理工作的要求，為檔案信息化管理工作的開展做好充分的準備。此外，行政單位在開展檔案數字化建設的過程中，還應切實做好檔案管理人員職業道德教育的工作，只有檔案管理工作人員道德水平提高了，那么檔案管理工作人員才能以飽滿的熱情和積極的心態迎接實踐工作過程中可能遇到的各種挑戰，為行政單位的健康可持續發展奠定堅實的基礎。

3 結束語

檔案管理工作人員應該深入的分析和研究行政單位檔案管理工作的特點和要求，緊跟信息化技術發展的腳步，做好數字化檔案管理工作方法創新與研究的工作，確保行政單位數字化檔案管理工作的順利進行。

參考文獻

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