基于業務表單信息化的設備備件管理系統

曹 俊

（昌河飛機工業有限公司運行保障部，江西景德鎮 333002）

1 項目的研究背景和意義

航空企業作為國民經濟的關鍵部門與基礎產業，在國民經濟發展中起著至關重要的作用。作為航空企業的典型代表，昌河飛機工業有限公司（以下簡稱“昌飛公司”）屬于設備密集型企業，設備種類較多，供應商也較多。因此，做好昌飛公司的備件管理工作，有利于維持設備的正常運行，及時消除設備缺陷，防止設備事故的發生并縮短檢修時間，提高設備利用率，保障企業科研生產任務的順利完成[1]。

有些企業從其他軟件公司購買了專業的備件管理軟件，但是由于操作上的繁瑣以及與企業實際維修工作流程不相適應，導致了軟件的應用情況不甚理想，甚至根本沒有發揮作用。因此，根據企業自身實際情況，開發出一套適應自身需求的備件管理系統，對于昌飛公司提高備件管理效率、提升設備利用率、確保科研生產任務的順利完成以及實現科學的信息化管理，具有重要意義。

2 業務表單信息化概述

信息化表單的目的就是借用信息化手段將人為干擾最小化，從而提高執行效率。“制度流程化，流程表單化，表單信息化”是當前企業一體化信息建設的標桿，從中可以看出表單實質就是制度流程的另一種表現形式，由于管理需求的改變，制度流程也會隨之更改，從而導致表單樣式的變化。針對紙質表單的變動，需要重新打印宣貫，極其耗費時間。借助信息化手段，可以大幅提高效率，在表單換版時保留前后相同的部分，調整差異項，可以提高表單換版效率[2]。

表單化管理實現業務流程的再造和優化整合，對企業管理的優勢在國內外得到了高度認可，昌飛公司作為航空集團AOS（AVIC Operation System，中航工業運營管理體系）試點單位，在推行業務工作表單化的同時，結合自身特點，自主研發表單信息系統，通過表單拉動流程再造、優化，實現流程驅動業務，為企業由職能式管理向流程式管理的變革夯實了基礎。該系統不但成本低廉，而且還提供了強大的數據分析功能，處于業內領先地位，可以在行業內推廣使用。

3 設備備件管理系統的構成

3.1 系統需實現的目標

（1）從源頭重新梳理當前的備件采購環節，搭建表單信息管理和庫存條碼管理，并使兩者能夠無縫聯接。

（2）通過該方案，明確運行保障部、維修車間、使用車間的工作內容和界限，做到統一和規范管理。

（3）為后續的備件庫存管理打下基礎，借助信息化工具，實現管理的規范化和精細化。

3.2 備件范圍

（1）機動設備備件（包括數控、航專、普加、特種等）和動力設施備件。

（2）按備件的采購途徑和用途，將其屬性分為故障備件、儲備備件、修理備件、技改備件、隨機備件、常規備件。備件屬性要求在表單和編號中都能顯示。

3.3 備件管理主流程

主流程中每個環節對應一個子流程及配套的表單，備件驗收入庫后，對接條碼系統，能夠實時顯示備件庫存狀態。

3.3.1 備件采購申請流程

常規備件：由使用單位提出備件采購申請并進行申報。故障備件：由維修單位提出備件采購申請并進行申報。修理備件和技改備件：由維修單位提出備件采購申請并進行申報。

儲備備件：由主管單位按照《昌飛公司設備儲備備件管理規定》進行采購。

隨機備件：由主管單位按照技術協議中條款核對實物并辦理驗收入庫。

圖1 備件管理主流程

3.3.2 備件采購比價流程

采購人員接到采購任務后，啟動比價流程，按照公司規定《機動備件采購管理制度》進行操作，認真如實的填寫《備件采購審批單》。

3.3.3 備件驗收入庫流程

由采購人員接到到貨信息后，聯系設備維修車間或主管單位辦理備件驗收手續。對備件進行外觀、型號、規格、參數、供應商、數量、合格證等資料進行核對確認，核對無誤后辦理入庫。如果出現備件外觀、型號、規格、參數、制造商及數量不符等問題，由采購人員負責聯系供應商進行處理。隨機備件的核對由主管單位組織進行，若出現問題，由主管單位負責聯系供應商進行處理。

驗收合格的備件交接庫房，庫房清點核對、生成編號后入庫，并填寫備件的保存信息，如備件質保期、存放點、維護保養周期等。

3.3.4 備件領用流程

由使用單位、維修單位先查詢庫存信息，如果有庫存則填寫領用表單、辦理相應流程，否則提出采購申請。原則上按備件類型辦理領用手續，一種類型對應一份領用單。

3.4 備件庫房管理

（1）備件質保期按采購合同規定的質保期執行。使用單位領用備件安裝使用后，在質保期內出現質量問題，由使用單位通知維修單位和主管單位共同對問題備件進行分析判斷，確定是備件本身質量問題，由采購人員負責聯系供應商進行售后服務或退換貨。

（2）當庫存備件超過質保期，由主管單位和維修車間共同進行確認，如果可以繼續使用，庫房管理單位辦理延期使用手續，否則辦理報廢手續。

（3）當庫存信息顯示備件低于最低庫存時，由采購人員按照規定的采購數量辦理采購工作，后續的到貨驗收程序按備件驗收入庫流程辦理。

（4）每半年由主管單位組織設備維修單位、采購人員等單位對庫房進行檢查，參照公司《物資倉庫管理檢查考核制度》執行。

（5）每年年底由主管單位組織設備維修單位、使用單位對庫房的備件進行盤點，并編制全年備件使用情況報表，作為調整備件最低庫存量的依據，以及為來年的集中采購提供采購計劃。

3.5 備件的報廢

（1）為了保證庫房的正常運轉，備件保管員應及時將達到保質期限的備件（庫存系統自動提醒）或達到報廢要求的備件通知主管單位，由主管單位組織對備件的狀態進行核實判定，如果判定能繼續使用，則填寫延期使用單，否則辦理報廢。

（2）備件保存期限。橡膠、聚氨脂及相類似的密封件，庫存超過5 a可申請報廢。金屬材料備件，當公司相應設備不存在且無再購置可能的條件下，可以申請報廢。

（3）備件的報廢。應根據公司對報廢物資的管理規定，辦理報廢手續。

3.6 備件條碼編號規則

備件的出入庫管理采取統一的備件編號進行，每件備件在正式入庫前按照規則生成一個唯一的編碼。如：。編制說明如下。

（1）編號主代號A：由2位數表示，主要用于備件屬性定義（表1）。

（2）編號主代號B：由2位數表示，主要用于使用單位定義，如4車間為4#、工程技術部為GC等，以此類推。

（3）編號主代號C：由2位數表示，主要用于入庫時間定義，如2017年為17、2018年為18等，以此類推。

（4）編號主代號D：由4位數表示，主要為順序號，如0001、0002等，主要用于備件屬性定義。

表1 備件編號定義

4 備件基礎信息庫

通過上述系統的運行，在其后臺積累大量的基礎數據，通過建立信息顯示界面，實現管理的實時可視化。其中，一部分是采購過程的動態跟蹤和管控，另一部分是庫存狀態的實時反映，為備件管理決策提供有效的數據支撐。

4.1 備件采購過程狀態界面

該界面可以顯示單個備件的采購狀態，可以按照備件名稱、備件規格、采購負責人等信息進行檢索、查詢，能夠快速查詢備件的計劃到貨時間和實際到貨時間，為設備維修計劃的編制提供參考依據。

4.2 備件到貨入庫后的庫存狀態界面

庫存狀態界面可以按照提出單位、設備編號、備件名稱、備件規格等信息進行檢索、查詢，能夠快速查詢備件的庫存，數量，備件價格，購買進展及使用情況。對于需要定期進行維護保養的精密備件和低于最小庫存量的備件，系統也將會給出預警提示。

4.3 備件基礎信息庫的維護

為了便于使用，對系統中的信息進行管理，增加了備件基礎信息庫的維護功能，由設備維修單位提出系統存在的問題或缺陷，主管部門在系統后臺進行維護。

5 采用網絡信息技術的設備管理主要成效

5.1 加強企業設備維護能力，縮短設備故障平均修復時間

通過設備備件管理系統，昌飛公司設備維護能力得到加強（包括采購備件時間），在設備故障次數相對固定的情況下，設備平均修復時間縮短。尤其在2018年第二季度出現明顯的下降，由以前的2 d的平均排故時間下降到現在的1 d。特別是對特種工藝設備加工過程突發故障的及時排除，避免產品零件的報廢。

5.2 有效提升設備運行效能，保證設備完好率

2018年上半年，昌飛公司設備完好率始終保持在98%以上，尤其第二季度，設備完好率明顯提高。因此，通過網絡信息平臺有效提升了昌飛公司的設備運行效能，使設備完好率始終維持在95%以上的較高水平。

5.3 提高設備備件采購效率，保障能力進一步加強

依托備件管理系統平臺，設備管理部門實現備件動態化管理。隨著時間推進，備件采購數量不斷增加，而采購周期卻持續降低，確保備件供應的及時和高效，進一步加強設備保障能力，生產計劃能夠高效執行。同時，備件庫存管理水平不斷提高，常規備件的庫存種類639項，正常庫存率達到99.69%，使設備排故時間和效率極大提高。

5.4 提升設備維護人員的保障技能

通過網絡信息平臺，及時、準確地公布設備狀態信息，設備維護人員可以獲取所需信息，查詢過往的維修記錄，可以快速提高維護水平，并歸納總結出新的技術方案。

6 結論

在總結設備備件管理相關理論的基礎上，建立了業務表單信息化的設備備件管理模式，分別介紹了備件采購管理、庫存管理模式和備件基礎信息庫管理模式，設備備件的管理過程得以全程、及時公開，使備件管理實現信息化、科學化。結合業務表單信息化技術，實現了備件管理全過程中的數據收集、整理和分析，為管理決策提供依據和指導。

但是，備件管理系統的研究與開發是一項需要不斷完善的工作，系統中一些相關功能，例如備件供應商的管理、合同管理等信息，仍需不斷完善和優化，操作界面的改進和人性化方面也需要不斷提高。