公司檔案管理中存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施

■ 解曉燕（海洋石油工程青島有限公司）

公司檔案是一種對(duì)于公司尤為重要的無(wú)形資產(chǎn)，對(duì)于公司工作的進(jìn)行和建設(shè)有著重要影響。公司檔案管理精神對(duì)整個(gè)公司管理有著不可或缺的作用，將整個(gè)公司內(nèi)部管理和運(yùn)營(yíng)進(jìn)行完整的記錄,有利于公司的穩(wěn)步發(fā)展。同時(shí),將公司檔案中智力資源和寶貴的經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用于當(dāng)今的公司運(yùn)營(yíng)中,可以激發(fā)全體員工的熱情,有利于提高員工的積極性和創(chuàng)造性,為公司帶來(lái)更多的效益。因此將公司檔案管理重視起來(lái)，對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)于公司發(fā)展有著重要作用。

一、公司檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案文件管理的關(guān)注不夠，人員匱乏

隨著公司競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，公司往往將經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)放在首位，而忽略了對(duì)公司檔案文件的管理。大多數(shù)公司檔案管理工作中專業(yè)人員比例較低，因此檔案管理人員文化程度參差不齊，人員流動(dòng)性大。公司檔案管理中專業(yè)管理人員的缺少導(dǎo)致對(duì)檔案管理的重視不夠，對(duì)于檔案管理不能盡心盡責(zé)，延誤了檔案管理發(fā)展的進(jìn)程，檔案管理工作難以完善和創(chuàng)新。

（二）缺乏先進(jìn)的檔案管理方式

公司檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置混亂、零散，檔案管理人員不具備專業(yè)精神，拖慢了公司檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，難以得到創(chuàng)新和發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理采用手工數(shù)據(jù)提取，難以保證正確率，相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也難以衡量，隨著企業(yè)檔案的增加，這種傳統(tǒng)的方式不能完全適應(yīng)新的趨勢(shì)。在實(shí)踐中，大多數(shù)公司只注重企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)，而忽略了對(duì)公司檔案管理方式的更新。隨著公司檔案的增多，不注意公司檔案的管理，由于專業(yè)檔案管理人員的缺少，往往會(huì)出現(xiàn)公司檔案收集不完整或者丟失的情況，不能滿足公司對(duì)檔案管理的需求，而使得企業(yè)檔案的價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮。

（三）檔案管理方式不科學(xué)

公司設(shè)備檔案管理系統(tǒng)有待完善并且缺乏科學(xué)的管理方式。再加上以及相關(guān)檔案管理不規(guī)范等問(wèn)題成為公司發(fā)展道理上的障礙。檔案文件的管理過(guò)程是歸檔信息構(gòu)建的重要部分，如果沒(méi)有確保檔案文件的優(yōu)化，就會(huì)導(dǎo)致文件管理混亂分散,降低了工作效率。由于文件分別來(lái)自不同的人事管理部門,增加了保證信息的完整性和連續(xù)性的困難，并可能出現(xiàn)信息采集重復(fù)的現(xiàn)象，極大地地浪費(fèi)了時(shí)間和人力資源。

二、優(yōu)化公司檔案管理的重要意義

（一）為公司的管理工作提供發(fā)展動(dòng)力

公司檔案對(duì)于公司的發(fā)展和優(yōu)化尤為重要。公司文件檔案管理精神對(duì)整個(gè)公司管理有著重要的影響，將整個(gè)公司管理和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)進(jìn)行完整的記錄,為公司的決策提供參考依據(jù)。同時(shí),公司檔案中的經(jīng)驗(yàn)有利于解決工作中出現(xiàn)的一些問(wèn)題,激發(fā)全體員工的熱情；有利于提高員工的積極性和創(chuàng)造性,為石油知識(shí)創(chuàng)新和現(xiàn)代化和科學(xué)管理做出貢獻(xiàn)。

（二）公司檔案的優(yōu)化有利于公司管理工作的水平提升

文件檔案對(duì)于當(dāng)時(shí)的案例和過(guò)程有著準(zhǔn)確的記錄，使當(dāng)下的問(wèn)題有跡可循，為工作人員的生產(chǎn)減少了阻礙。真實(shí)的公司檔案記錄，幫助工作人員對(duì)于過(guò)去和現(xiàn)在有著充分的了解和認(rèn)知，從而獲得豐富的經(jīng)驗(yàn)。公司文件檔案如實(shí)反映了準(zhǔn)確可靠的信息,如過(guò)去生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的經(jīng)典案例所帶來(lái)的經(jīng)驗(yàn)與啟發(fā)，這些文件對(duì)于公司快速發(fā)展有著重要作用。檔案管理員可以通過(guò)了解過(guò)去的公司檔案文件，從而增生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)，使得公司的服務(wù)水平和經(jīng)營(yíng)理念得以提升。

（三）為公司管理者提供科學(xué)依據(jù)

對(duì)于公司管理來(lái)說(shuō)，公司文件檔案信息在管理的所有過(guò)程中都應(yīng)具備，通過(guò)各種檔案信息的積累和傳遞，使得公司檔案管理得以完善。因此公司檔案文件的使用有利于管理水平質(zhì)量的提升,而且可以發(fā)展新業(yè)務(wù),是新技術(shù)研發(fā)的原始科學(xué)憑證。企業(yè)的每一步發(fā)展都離不開公司檔案管理和運(yùn)用,通過(guò)各種各樣的常見(jiàn)問(wèn)題,經(jīng)營(yíng)困難與生產(chǎn)問(wèn)題的綜合研究，使得公司管理水平得以提高，提升公司的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

三、優(yōu)化企業(yè)檔案文件管理的優(yōu)化措施

（一）提高管理人員專業(yè)意識(shí),提高業(yè)務(wù)水平

公司檔案管理人員的專業(yè)水平對(duì)公司檔案管理有著重要影響。但目前，公司檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，大多是非專業(yè)人士。因此提高公司檔案管理人員專業(yè)水平是非常必要的。公司加大對(duì)公司檔案管理的投入，引進(jìn)專業(yè)對(duì)口的檔案管理人員。公司可以通過(guò)組織專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育等提升其專業(yè)水平和素養(yǎng)。同時(shí)建立考核制度和獎(jiǎng)懲制度，從而提升檔案管理人員的積極性，加強(qiáng)他們對(duì)工作的熱情，從而保證檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。除此之外，檔案管理意識(shí)不僅僅針對(duì)檔案管理工作人員，應(yīng)加強(qiáng)整個(gè)公司的人員對(duì)檔案管理的重視，這樣才有利于公司檔案管理的完善。

（二）完善企業(yè)檔案管理機(jī)制，提高管理水平

完善檔案的使用和保管、建立檔案保管期限、制定相應(yīng)的考核獎(jiǎng)懲制度、提高檔案管理人員的積極性都是健全公司檔案管理的制度的一部分。同時(shí)公司檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具體問(wèn)題具體分析，要符合公司的現(xiàn)實(shí)情況,對(duì)于管理人員的選擇和招聘要求專業(yè)的或者具有長(zhǎng)期工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。與此同時(shí),相關(guān)技術(shù)人員也必不可缺,專業(yè)的技術(shù)指導(dǎo)是做好公司檔案管理中的前提,對(duì)于生產(chǎn)部門和經(jīng)營(yíng)部門的要求和意見(jiàn)也十分必要，結(jié)合檔案管理經(jīng)驗(yàn)，集思廣益使得管理制度更加規(guī)范，可操作性強(qiáng)，確保公司檔案資源能夠得到最大程度的整合利用。

（三）引進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備

隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)帶檔案管理中的運(yùn)用越來(lái)越普遍，大大提高了公司檔案管理的效率。它有利于現(xiàn)代檔案管理的效率和質(zhì)量,而且可以加強(qiáng)檔案管理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和條理性，存儲(chǔ)量大，可以增加檔案的種類和內(nèi)容，延長(zhǎng)存儲(chǔ)時(shí)間并且易于查找，而且操作簡(jiǎn)單，容易上手，將大幅度節(jié)省人力和財(cái)力。然而，傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式依舊要保留下來(lái)，檔案管理應(yīng)將兩種形式合并使用。公司檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理越來(lái)越網(wǎng)絡(luò)化簡(jiǎn)便化管理，可以有效避免資源浪費(fèi)。

當(dāng)今存在著檔案管理保存困難的問(wèn)題，將檔案錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，通過(guò)硬盤或者云盤進(jìn)行存儲(chǔ)，可以減少很多傳統(tǒng)檔案管理中心出現(xiàn)的麻煩，有效減少人為因素和外界因素對(duì)于檔案造成的損害或者丟失的現(xiàn)象。

（四）運(yùn)用外部環(huán)境提升企業(yè)檔案管理的水平

對(duì)于公司檔案管理來(lái)說(shuō)，先進(jìn)單位的檔案管理經(jīng)驗(yàn)對(duì)于本公司有著極強(qiáng)的借鑒意義。只有同其他先進(jìn)單位進(jìn)行溝通交流，才能在改革優(yōu)化的過(guò)程中將自己的檔案管理工作不斷完善。此外，企業(yè)還應(yīng)配合各自的子單位開展完整、系統(tǒng)的檔案工作，確保各個(gè)部門都有相應(yīng)的檔案人員參加。

檔案人員要隨時(shí)了解海洋油氣田開發(fā)等工程的進(jìn)展,對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)的突發(fā)狀況提供相關(guān)資料。除此之外，海洋油氣田開發(fā)項(xiàng)目對(duì)于檔案管理的指導(dǎo)和監(jiān)督尤為重要，特別是在構(gòu)建階段,這一階段是各種各樣的工程數(shù)據(jù)的形成時(shí)期,施工單位的檔案保管員應(yīng)主動(dòng)尋求有價(jià)值的數(shù)據(jù),并且對(duì)于項(xiàng)目管理和施工人員進(jìn)行提醒，使得文件數(shù)據(jù)完整性、系統(tǒng)性得以保障。同時(shí)海洋油氣田開發(fā)竣工驗(yàn)收階段的檔案管理也不能忽視。檔案驗(yàn)收對(duì)于海洋油氣田開發(fā)等項(xiàng)目驗(yàn)收有著重要作用，檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的前提。在海洋油氣田開發(fā)建設(shè)到后期時(shí),大量的工程技術(shù)資料存檔,因此發(fā)現(xiàn)漏洞,做好驗(yàn)收前的準(zhǔn)備工作有利于保證文檔的資料的質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

公司檔案管理中出現(xiàn)了問(wèn)題，將會(huì)極大干擾相關(guān)的工作部門，拖慢工作進(jìn)度，因此優(yōu)化公司檔案管理尤為重要。總之，公司檔案管理對(duì)于公司各個(gè)部門的管理水平的提升尤為重要,對(duì)于公司檔案管理應(yīng)重視起來(lái)，公司檔案管理需要多個(gè)部門共同進(jìn)行，努力創(chuàng)新,與時(shí)俱進(jìn),適應(yīng)新形勢(shì)的要求。公司文件檔案使得公司管理決策有了前車之鑒，在以往的經(jīng)驗(yàn)上加以利用和革新，使得現(xiàn)代的公司管理更加符合時(shí)代和新的趨勢(shì)，更加科學(xué)化和系統(tǒng)化。