淺析企業物資采購標準化流程

■ 邢盛 劉瑾瑄（邢盛,洛陽三隆安裝檢修有限公司；劉瑾瑄,中國石油化工股份有限公司洛陽分公司）

物資采購作為企業物資供應的重要組成部分，是風險防范的重要領域.企業作為經濟主體，由于采購的方式、方法、物資重要程度的不同，采購行為往往具有較多的不確定性。另外，由于經濟利益問題所帶來的機會主義行為也會時有發生。目前企業物資采購過程中主要存在采購計劃不合理，工作流程不規范，績效評價不科學等情況，無法保證企業有效的降低采購成本、保證物資質量、加快企業資金周轉效率并增加企業經營利潤。

為保證企業有效降低采購成本，保證物資質量，可以從建立物資采購標準化流程著手。物資采購標準化流程主要包括采購計劃的編制、供應商的選擇、成本費用控制、物資質量驗收、付款及采購績效評價等。

一、采購計劃的編制

采購計劃的編制要根據企業的實際需求，提前做出安排。企業應提前制定年度采購計劃，根據年度采購計劃分解成月度采購計劃，逐月實施并控制采購進度。采購計劃主要包含物料名稱、數量和單位、使用部門、需求日期等信息。對于物資使用部門的申請應嚴格判斷，確保其合理性。對于常用物資應儲備合理的庫存，保證生產所需。

二、供應商的選擇

合格優質的供應商可以為企業經濟安全高效的生產保駕護航。企業應根據采購計劃的物資不同，選擇不同資質的供應商。企業應基于頂層設計，秉持科學性和規范性的原則，并參考ISO質量認證體系及行業的特殊標準性質，構建供應商管理系統。首先應建立合格供應商名錄，將企業的全部供應商按經營范圍、資質、信用進行分類；其次對供應商進行評價，分析各個供應商的優勢及不足，最終從中選取幾家優質的供應商列為合格供應商，以便在日后采購過程中選擇。企業采購過程中，可以讓供應商參與到企業的新產品開發項目，利用供應商的專業優勢，縮短產品創新的時間周期，以達到節約成本的目的。

供應商的選擇可以根據定性法及定量法做出判斷。根據采購物資的不同，在合格供應商中選取至少3家具有對應物資經營范圍的供應商進行采購談判。其核心談判內容包括所采購的物資價格、質量、貨期及售后服務等內容，最為關鍵的價格談判往往成為采購訂單能否簽訂的直接因素。

三、成本費用控制

成本控制往往直接關系到企業的經濟效益。科學的成本控制方法，既能滿足生產所需，又能為企業創造效益。在經濟學中的五個適當原則、價格歧視原則，經常性庫存，公平性原則可以很好的為企業采購成本控制提供指導幫助。本文著重介紹五個適當原則的應用。

五個適當原則，即適當的時間，適當的價格、適當的地點、適當的數量、適當的品質與服務。適當的時間即適時原則，既要避免停工等料又要避免物資積壓侵占資金，根據市場價格波動、生產周期等因素影響，在合適的時間進行物資采購，使資金效益得到最大化的使用。適當的價格即在合理的價格采購物資，從降低成本的目的來看，低價往往成為最好的選擇，但是盲目追求低價往往導致產品質量的下降、服務水準的降低，長期穩定的物資供應，應追求公平合適的價格。適當的地點即就近原則，物資的供應商距離采購單位越近越好，既可以降低運輸費用又可以幫助企業實現“零庫存”的目標，較高的機動性以便于在物資供應出現問題時更容易得到及時解決。適當的數量，根據三級價格歧視的因素，即物資采購數量越大，價格越低，價格談判時采購方具有優勢。但資金占用、倉儲成本、運輸成本往往會占用企業大量資源。經濟訂貨量則是企業采購最為合適的數量。適當的品質與服務，往往不求“最好”而是要最“合適”，應根據價值工程的原理做出合理的選擇，不能脫離實際而追求高品質的物資。

四、物資質量驗收

物資質量驗收即供應商根據采購訂單合同的約定，將采購物資送至采購方的指定地點。采購方安排物資驗收人員對所采購的物資名稱、數量、包裝以及質量進行驗收工作。物資質量的保證最終決定企業生產經營活動能否安穩長優運行。目前由于低價中標、供應商為了利益最大化等客觀因素，存在廢舊翻新、假冒偽劣、偷工減料、以次充好等情況。若發生質量不合格產品，應拒絕驗收入庫并立即做出退貨處理，避免不合格產品流入企業，進入生產環節。物資驗收環節對驗收人員提出了較高的辨識要求，需要物資驗收人員在短時間內做出判斷是否符合驗收標準，這需要驗收人員不斷提升能力及素質并加強物資驗收的管理工作。

五、付款及采購績效評價

在付款之前，需將支付發票及送貨驗收清單逐一核對是否一致。經確認后，連同驗收單、發票向財務部門申請付款，財務經審核后通知銀行付款。績效評價作為采購的最后一個環節，對采購工作做出總結及效果評估。目前部分企業僅依靠“成本”這個財務因素來取決評價結果。這樣缺乏科學性，并沒有從企業發展的角度來評價采購工作，也沒有行成一套完整的評價體系。平衡記分卡是目前最為有效的企業績效評價體系。平衡記分卡從財務、客戶、內部業務流程和學習成長這四個角度有機的結合起來，全面考察企業采購績效。平衡記分卡綜合反映了財務與非財務指標的間的平衡、長期與短期目標間的平衡、企業內部與外部間的平衡、結果和過程之間的平衡等多個方面，使業績評價更加合理及規范，有利于企業長期發展。

對供應商的績效管理往往在績效評價中不體現。在對供應商的管理中，可以應用動態化管理的理念，促使企業管理體系全面貫徹落實，在動態化的管理過程中，根據企業采購物資的特點，建立合理的供應商績效考核體系。應用平衡記分卡績效評價體系，對供應商所提供的物資質量、價格、貨期、服務等項目做出評價。對供應商在物資供應過程中存在的問題，采購方須及時的進行反饋及考核，并將考核結果及時兌現到雙方合作的合同條款中，同時制定符合采購物資特點的獎懲制度，進一步督促供應商實施改進措施，從而滿足采購方的實際需求；與此同時，企業還應根據實際情況進一步完善的考評指標，使考評指標合理化，并滿足企業實際需求。

六、信息化應用

企業物資采購是信息流、商流、物流的結合，伴隨著計算機技術的迅猛發展，信息化技術的快速推廣應用，大大提高了企業物資采購的效率，更為高效的解決流程長、審批慢的因素。從20世紀60年代的MRP(物料需求計劃)系統到如今的ERP(企業資源計劃)系統，為企業提供全面的信息化服務。物料需求計劃已成為ERP(企業資源計劃)系統中的重要組成部分，它包含庫存控制、采購管理、分銷管理三部分。其中庫存管理針對生產實際需求給與有效的控制和庫存調節，既能保證生產又可以最大程度上降低庫存，減少資金占用；采購管理則根據實際采購需求情況，選擇最佳供應商，確定最佳的經濟訂貨量和儲備庫存，確保及時準確的物資供應。

在互聯網信息技術不斷發展的今天，隨著電子商務越發成熟，網上采購日益成為更加流行的采購方式。相比于傳統方式，網上采購可以跨越時空局限；貨比多家，不僅僅比價格、比質量更可以比服務、比誠信。同時還能直觀的看到供應商的庫存等信息。通過電子商務平臺，可以瞬間完成采購信息的傳遞過程，提高采購效率。

科學的采購是實現企業利潤最大化的利潤源泉。“開源節流”成為企業經營重點。節約采購成本成為“節流”的重中之重。標準化的采購流程可以更好的為企業控制采購成本，避免主觀因素損害企業利益的不規范行為，讓流程的每一環節都合理、科學、規范。從而提高企業內控管理制度，使企業日益激烈的競爭中立于不敗之地。