事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

陳默菲

摘 要：在過去，檔案的收集、管理和利用都是采用人工方式進(jìn)行的，其效率低下一直以來都給檔案管理工作的開展地來很大的不便，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展給檔案管理工作的開展提供了新途徑。促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，不僅能保障事業(yè)單位信息管理的科學(xué)性和有效性，還能延長信息保存時間，方便相關(guān)單位的調(diào)取，在提升檔案信息利用時效性的同時，也能為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。本文旨在簡要闡述事業(yè)單位的檔案管理所存在的問題，并給出有效的措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷增長和市場發(fā)展，社會競爭壓力加大。資源檔案信息化管理是我國事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要性依據(jù)和保障。在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息化建設(shè)成了我國事業(yè)單位檔案管理工作未來一段時間的必然發(fā)展趨勢。

1.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)特點(diǎn)及優(yōu)勢

人事檔案管理的信息化建設(shè)，主要是指利用信息化技術(shù)，對事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案的服務(wù)水平，為事業(yè)單位的人力資源管理提供有力的數(shù)據(jù)支撐。相比于紙質(zhì)檔案保存起來占地面積大，需要溫濕度管控條件高，丟失難以彌補(bǔ)、損壞不易修復(fù)以及備份困難等諸多缺點(diǎn)，信息化條件下的檔案管理模式，可以將檔案資料轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)儲存在電腦或者硬盤中。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案里，如果想要在查找資料時篩選更多的信息需要浪費(fèi)很多的精力和時間。但是將檔案管理信息化之后，可以輕易的從大量復(fù)雜的文件中找到自己想要的資料，極大地節(jié)省了時間，提高了事業(yè)單位工作效率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息遠(yuǎn)程化傳播，促進(jìn)了事業(yè)單位的有效健康發(fā)展。經(jīng)由數(shù)據(jù)檔案在網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)的傳遞，也可以提高管理人員的管理質(zhì)量，減輕檔案管理人員的工作壓力，同時實(shí)現(xiàn)了智能檢索這項(xiàng)功能。同時其也可以節(jié)約管理成本，應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備來管理檔案也可以有效避免人工管理的失誤、紕漏，從而提高管理效率。

2.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1對檔案信息的管理缺乏針對性

雖然部分事業(yè)單位積極響應(yīng)國家號召，并根據(jù)相關(guān)政策的引導(dǎo)在對檔案信息進(jìn)行管理的過程中，引進(jìn)了先進(jìn)的技術(shù)和軟件資源，但是這些軟件卻存在頭重腳輕或大材小用的情況，針對性不強(qiáng)。并且我國對事業(yè)單位檔案信息化管理的經(jīng)驗(yàn)不足，建設(shè)程度與實(shí)際情況不匹配，造成資源浪費(fèi)和信息流失。此外，是由于技術(shù)條件的限制，部分事業(yè)單位仍然依靠手工操作的方式進(jìn)行檔案管理，還沒有實(shí)現(xiàn)無紙化的檔案閱讀，從而對事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)造成了嚴(yán)重的阻礙。

2.2人事檔案管理人員專業(yè)水平不足

當(dāng)前，在很多事業(yè)單位中，因其對檔案管理的重視度不足，人事檔案管理人員大多未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，甚至并非是檔案管理相關(guān)專業(yè)所出，在人事檔案管理過程中，對檔案重要性不了解，對檔案的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)并不熟悉，直接影響了人事檔案的管理。缺乏專業(yè)的信息化檔案管理工作人員，檔案管理人員不能把信息技術(shù)與事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作有效的結(jié)合起來，沒能提高檔案管理工作的效率。

2.3軟硬件系統(tǒng)設(shè)施不完善

現(xiàn)在的社會是一個高速發(fā)展的社會，科技發(fā)達(dá)，信息流通快，在大數(shù)據(jù)時代的召喚下，搭建事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息平臺是必然要求，而這一平臺在我國已經(jīng)開始使用和探索，但我國的檔案信息量巨大，檔案經(jīng)過數(shù)字化處理形成電子信息儲存在系統(tǒng)中的過程需要高等級的專業(yè)機(jī)器設(shè)備，這對于資金的要求同樣是巨大的，現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)軟硬件系統(tǒng)設(shè)施不完善。在許多事業(yè)單位中，計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等尚不能保障配備齊全，阻礙了人事管理的信息化建設(shè)。

3.提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的途徑

3.1建立完善的檔案管理制度

要想保證檔案管理工作的規(guī)范性，就必須通過建立科學(xué)完善的檔案管理制度來約束具體的檔案管理行為。明確當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的情況，根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展總體規(guī)劃，合理具體的制定事業(yè)單位檔案管理建設(shè)工作的規(guī)劃，形成明確的具體管理目標(biāo)，著力解決檔案管理工作中的實(shí)際問題。管理部門必須轉(zhuǎn)變管理檔案人員的傳統(tǒng)觀念，著重發(fā)展信息化建設(shè)管理。利用信息化對檔案進(jìn)行歸納和總結(jié)，以充分調(diào)動積極主動參加工作。同時，還需要對信息化工作方式進(jìn)行構(gòu)建，在實(shí)際工作開展中，檔案管理部門及有關(guān)工作人員需要將傳統(tǒng)管理方式改變，合理利用信息化管理方式，將信息技術(shù)與管理工作有效結(jié)合，以更好實(shí)現(xiàn)信息化管理，保證檔案管理信息化建設(shè)得到理想效果。

3.2提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

在信息時代，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，需要工作人員掌握管理的技能及方法。加強(qiáng)培養(yǎng)工作人員的專業(yè)能力，能夠有效提高事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展。在人才培養(yǎng)方面，管理者則應(yīng)該適當(dāng)為檔案管理部門的員工提供學(xué)習(xí)和提升的空間，組織其到先進(jìn)事業(yè)單位集體中參觀考察，與相關(guān)單位取得聯(lián)系和溝通。此外，事業(yè)單位檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)對信息技術(shù)專業(yè)人才積極引進(jìn)，以使得檔案管理工作隊(duì)伍更充實(shí)，進(jìn)一步提升檔案管理隊(duì)伍整體信息化水平，為檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)提供更好人才支持。同時與人員薪酬待遇相掛鉤，激勵人員工作熱情，可以全身心投入其中，提升檔案管理信息化水平，為后續(xù)工作順利開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和保障。

3.3加快檔案管理的軟、硬件建設(shè)

為了有效地節(jié)省檔案管理所占用的時間，使用性能穩(wěn)定、受到外界破壞較少的硬件、軟件設(shè)備進(jìn)行管理不失為一種比較好的方法。事業(yè)單位檔案管理工作中，要求單位積極引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備為檔案信息化提供硬件支持，通過對計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代設(shè)備的投資，積極將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案。促使檔案信息逐漸實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化管理，推動檔案信息的全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，置辦多媒體設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案存儲的電子化，全文信息的電子化查詢等等，提升數(shù)字檔案綜合業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的先進(jìn)性，還可以將建立的電子信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行發(fā)布，拓寬檔案部門的服務(wù)途徑。

3.4提升檔案管理信息化建設(shè)的安全性

在完善信息化建設(shè)各項(xiàng)設(shè)施之前，需要管理部門對事業(yè)單位本身的信息管理制度進(jìn)行考核和完善，以明確管理的各個環(huán)節(jié)和要求。對此，事業(yè)單位應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)安全的檢測，在人事檔案共享設(shè)備上，放入入侵檢測系統(tǒng)，以便及時發(fā)現(xiàn)安全隱患，提高檔案信息安全。我們可以請一些高素質(zhì)的專業(yè)性的工作人員，通過編寫一些防止別人盜取信息的安全軟件，對事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行保護(hù)，使得信息不會被盜取。接觸到信息的相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)與事業(yè)單位簽署相關(guān)的保密協(xié)議，按照規(guī)定辦事，這樣也能夠有效的防止信息被泄露。除此之外，還需要對檔案存儲設(shè)備進(jìn)行監(jiān)管，定期備份檔案資源，清理計(jì)算機(jī)中的漏洞和病毒，硬件存儲和軟件保護(hù)雙管齊下，提高信息存儲的安全性和完整性，同時在內(nèi)部網(wǎng)安裝必要的防火墻功能，一些加密文件在瀏覽之前需要進(jìn)行身份的核實(shí)和驗(yàn)證，利用數(shù)字簽名等加密技術(shù)防止任何不良因素的入侵，在有效管理檔案信息的同時，節(jié)約管理成本，提升信息化建設(shè)的有效性和科學(xué)性。

4.討論

綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會的發(fā)展，為了適應(yīng)社會發(fā)展的新形勢，事業(yè)單位必須要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高事業(yè)單位檔案資源的利用效率，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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