辦公自動化環境下檔案管理的必要性與可行性分析

劉爽

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，人們的生活質量得到了顯著的改善，相應的需求也有所增加，檔案需求就是其中的一種，這就對于有關檔案管理工作提出了更高的要求。尤其在辦公自動化的環境下，做好檔案管理工作尤為關鍵。但是在實際管理的過程中，還是會存在一些問題，這些問題的出現極不利于辦公自動化環境下檔案管理工作的順利開展，所以，如何加強其檔案管理就成為了人們關心的問題，針對檔案辦公自動化管理的可行性就有必要進行分析。

關鍵詞：辦公自動化環境；檔案管理；必要性

辦公自動化環境下檔案管理是值得人們進行深入探究的，因為這關系著辦公自動化環境下檔案管理水平，同時對于企業以及各個機構的發展都具有深遠的影響。只有加強對于辦公自動化環境下檔案管理的研究，才能幫助人們更為深入的了解其中的知識以及管理要點，進而更好的實現檔案管理水平的提高。因此，這就要求有關方面能夠提高對于辦公自動化環境下檔案管理的認識以及重視程度，針對其中的問題也要積極的采取有效的措施。

1 檔案辦公自動化管理的必要性

辦公自動化環境下檔案管理工作的開展具有重要的意義，只有做好辦公自動化環境下檔案管理工作，才能有助于檔案辦公自動化管理視屏的提高，進而更好的推進檔案管理工作的順利開展，盡量避免出現一些不必要的問題，更好的加強檔案辦公自動化管理，滿足實際檔案工作的要求，為人們提供有效的參考以及決策。由此可見，加強檔案辦公自動化管理具有一定的必要性。

1.1 提高檔案管理工作的安全度

通過加強辦公自動化環境下的檔案管理，有助于進一步提高檔案管理工作的安全度，眾所周知，保證其資料的安全是檔案管理工作中的重要內容，而且事實上，檔案資料本身也容易受到所終因素的影響而遭到破損、丟失等。比如，紙質檔案就容易受到空氣濕度以及自然災害等方面的影響，進而產生腐蝕、破損等現象，這就嚴重縮短了紙質檔案的使用壽命，檔案資料中的價值也就不能完全得到發揮。而針對電子檔案而言，就可以較為便捷的進行資料的保存，同時保存時間也較長，能夠更好的滿足檔案管理的要求，在這種辦公自動化環境下，能夠有效的避免檔案破壞、遺失等安全問題的出現。

1.2 提升檔案管理工作的效率

辦公自動化環境下檔案管理不僅僅能夠加強資料安全上的保障，同時也可以進一步提高檔案管理的工作效率，保證檔案管理的質量。因為辦公自動化環境下檔案管理工作融合了多種先進的信息技術，使得檔案管理工作與信息技術高度進行結合，管理人員只需及時進行歸納與整理，就能變為電子檔案，而且到后期利用的時候，查閱以及瀏覽也比較便捷，資料也具有真實全面性，所以能夠提高檔案資源的利用率，大大的提高了檔案管理工作的實際效率，使得辦公自動化的程度也有所提高。

2 檔案辦公自動化中的問題

辦公自動化環境下檔案管理工作的開展并不是一帆風順的，往往會存在一些問題，這就要求有關方面能夠結合實際情況進行綜合分析，以深入探究這些問題，為后續加強其檔案辦公自動化管理提供有效的參考。具體而言，這些問題主要有以下幾點。

2.1 自動化管理制度的不科學

在辦公自動化環境下檔案管理工作開展過程中，常常存在一些不足之處，自動化管理制度的不科學就是其中之一，這類問題主要是由于我國的檔案信息化水平不夠成熟造成的，一些企業以及機構的軟硬件設施都不齊全，自動化系統不完善，而且相關的機制也有所欠缺，這就嚴重制約了辦公自動化的建設與發展，難以取得良好的檔案辦公自動化管理效果，這就需要有關當面加以注意。

2.2 辦公自動化系統不完善

辦公自動化系統不完善也是其中的問題之一，由于辦公自動化系統的不完善，該管理系統就很難發揮出其應有的作用，所以檔案自動化管理水平就比較低下，難以真正滿足人們的檔案需求。而這與資金供給不足有著極大的關系，一些管理者比較忽視這部分的建設，在此環節中的資金投入就較少，從而導致一些設備以及設施的不齊，技術也難以得到合理的應用，這就不利于辦公自動化系統的良好運行，使得檔案管理水平也一直得不到有效的提高。

2.3 檔案管理信息化的專業人才不足

除了以上問題外，在檔案管理信息化專業人才方面也有所欠缺，事實上，任何工作的建設都不能缺少相關的人才，人才是基本的要素和動力，保證人才的素質以及能力過關是基本的要求。而在辦公自動化環境下檔案管理工作過程中，同樣也需要引進先進的人才，重視人才的任用與培養。但是在實際的管理過程中，信息化專業方面的人才就比較欠缺，一些管理者對于檔案管理的基礎知識以及技能都缺乏掌握，這就嚴重制約了檔案辦公自動化管理的水平。

3 提高辦公室自動化環境下檔案管理可行性舉措

3.1 制定規范的管理標準

檔案管理的有關工作流程包含了歸納整合、搜集、保存、編排、統計以及檢索等等步驟，保證其規范性尤為關鍵。首先，工作人員需要嚴格把關，開展標準化的高效率管理工作，促使所制定的標準與國家檔案部門法定標準相吻合。其次，在業務流程和技術操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利歸檔。

3.2 建設高素質的檔案管理人員團隊

近幾年，各類檔案數量都在不斷增加，這就增加了檔案管理人員的工作量，加上現在更多各種各樣的新型技術不斷涌現，檔案管理方法日趨科學化，只有能駕馭這些新技術和方法的工作人員才能做好檔案管理工作。對此，就要加大對檔案管理人員的知識培訓力度，為檔案管理工作人員提供更多的學習機會，優化知識結構，提高綜合素質，以便適應辦公自動化環境的需求。

3.3 完善檔案管理子系統

不斷在辦公自動化系統建設方面進行資金注入，在辦公自動化系統內建設子系統，使電子文件的調用和運作得到充分保障，電子文檔的高效留存與科學的日常管理，可以使文檔得到正確的分類歸納和快速使用，電子文件傳輸與檔案管理工作結合在一起，為資料調取與使用帶來了很大的便利。

4 結束語

隨著時代的不斷向前發展，人們的生活方式以及工作方式發生了很大的變化，相應的思想認識也有所改變，近幾年，針對一些經營者而言，就愈加的重視管理有關的工作，因為做好管理相關的工作，才能起到一定的規范作用，達到預期的管理效果。而在如今的辦公自動化環境檔案建設過程中，同樣需要做好管理工作，這就要求有關部門以及工作人員能夠認識到檔案辦公自動化管理的重要性，同時針對不足之處也能采取有效的措施，從而加強檔案管理。

參考文獻

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