疾控中心檔案管理工作中存在的常態問題分析

周彥

【摘要】隨著社會進步與科學技術的快速發展，醫療衛生事業也取得了較大的進步，這是人民日益提高的生活水平的重要組成部分，也是國民醫療需求以及醫療意識增強的表現，這些都有效的推動了疾控事業的發展。與此同時，疾控中心的檔案管理和檔案利用也成為了疾控工作中至關重要的一個環節，是評價一個國家疾病預防控制工作水平的重要指標。因此，對疾控中心的檔案管理和檔案利用進行論述有重要的現實意義。

【關鍵詞】疾控中心;檔案管理;常態問題;措施

【中圖分類號】R365【文獻標志碼】A【文章編號】1005-0019（2019）02-247-01

1疾控中心檔案管理概述

檔案管理在不同生態視域下具有不同的內涵和特性，在疾病控制生態視域下，疾控中心檔案管理主要是指疾控中心對地區衛生評價、衛生監測以及疾病控制活動中形成的各種信息資料進行管理的工作。該領域的大昂納管理相較于一般的檔案管理有一定的區別，有其自身特性所在。第一，科學研究價值高。這是由于任何一種疾病都是從源頭產生的，找到源頭對于疾病各項工作的開展都具有重要意義，尤其是找出突發性、不明原因性的疾病源頭更是如此。疾控中心掌握的疾病源頭資料能夠為科研人員研發藥物和進行學術研究提供重要的參考。第二，動態性明顯。疾病監測、預防和控制工作是一項系統性工程，不能一蹴而就，其時間周期較長。在這樣長段時間里，疾病在變化的同時，疾病中心所掌握的信息也會隨著變化，一些老舊檔案需要清理，新檔案則需要被開發利用。第三，形式多樣。一般社會公共衛生部門的檔案涉及的領域單一，例如醫院的檔案主要是涉及疾病治療領域。而疾病控制中心檔案則涉及疾病從預防、發展到治療的全過程，形式更為多樣，覆蓋面更為廣泛，各個環節的各個內容也有所不同。

2疾控中心檔案管理面臨的瓶頸問題

2.1管理手段的滯后性

一方面，對于疾控中心日常工作中形成的視頻以及音頻這類信息處理不夠規范，不能運用好各項軟硬件設備進行有效轉碼，存在信息亂碼、丟失的現象，不利于工作人員對這類檔案的查閱。同時，部分疾控中心儲存分類不規范，沒有按照監測、預防和控制等工作環節來進行分類儲存、分類管理，將不同工作環節的信息儲存到一個硬盤或者一個文件夾當中。隨著疾控中心收錄的信息和檔案增多，勢必會降低疾控中心的檔案管理和利用效率，其他部門查找檔案所所耗費的時間也會愈來愈長。另一方面，在對疾控中心檔案進行整理時，存在對疾控中心檔案中過時的、老舊的信息清理不及時的現象。一些突發性、復雜性的疾病其演變歷程漫長，在演變歷程中會不斷呈現新的特點，疾控中心在這一歷程中對這些特點進行整理歸納所形成的信息也是不一樣的。因此，疾控中心檔案管理部門有必要對一些過時的垃圾信息進行清理，提升儲存儲存空間的同時，防止垃圾信息影響工作的開展和決策的擬定。

2.2軟硬件設施不達標

健康中國戰略的實施推動了公共衛生事業前進的步伐，疾控中心所承擔的任務和社會責任也愈來愈重。隨著疾控信息表現形式的多樣化以及疾控檔案種類、數目的增多，疾控中心軟硬件設施與檔案事業發展脫軌現象嚴重。一方面，軟硬件設施的不達標影響了疾控檔案管理工作人員的操作，檔案信息化處理程度不高，很難高效、科學的對疾控信息進行采集、分析以及整理。同時，部分疾控中心對該塊的經費投入力度不大，沒有引進集成式、高效式的檔案管理設備設施，制約檔案開發利用效率。另一方面，部分紙質檔案室的庫房面積低、檔案放置環境差，很多紙質檔案由于環境的原因直接蟲蛀、霉變和丟失，進而不能保障疾控檔案中有效信息的連續性。

3加強疾控中心檔案管理的建議

3.1強化隊伍建設

一方面，優化疾控檔案管理隊伍，加大人才培養經費投入，多層次、多方法地培育應用型、復合型和創新型的檔案管理人才。疾控中心對疾控檔案管理人員進行培訓時要堅持“內訓與外引相結合”的原則。所謂內訓，即疾控中心要加強內部培訓，采用以老帶新的模式，由經驗豐富的工作人員對剛進入檔案管理工作領域的年輕工作人員進行培訓，豐富其業務經驗。所謂外引，即疾控中心要加強高校、檔案局以及其他部門的合作，聘請專業人士到疾控中心授課。另一方面，建立健全激勵機制，提升疾控檔案管理成效在考核中所占的比重，提升疾控檔案管理人員的責任意識和服務水平。

3.2推進檔案信息化建設

信息化建設是解決管理手段滯后性的有力抓手。因此，疾控中心要以信息基礎設備設施為核心，信息化工具為手段，信息化利用為目的。一方面，加快對紙質檔案的數據化處理，尤其是檔案放置環境較差的疾控中心更要做好這項工作，提升檔案保存周期。同時，要加強軟硬件建設，購置高速掃描儀、復印裝訂一體機以及云端數據庫等，實現檔案信息的深層次、高效率處理。另一方面，疾控中心要制定電子檔案管理制度，用制度來規制檔案管理人員工作。電子檔案管理制度必須要科學、合理，要具有可行性，不能照搬其他單位的電子檔案管理制度。同時，要堅持制度執行的嚴肅性，落實責任機制，堅持“有過必罰、有功必賞”的原則。

3.3建立和完善檔案管理制度

疾控中心檔案管理和利用水平的提升必須要以相對健全和完善的檔案管理制度為重要基礎才能保障。因此，疾控中心要加強檔案管理制度的完善工作，為檔案管理工作提供依據。健全檔案管理工作，就要求明確檔案管理人員的責任，讓管理人員在自己的職責范圍內開展工作，并建立相對健全的完善的考核體系，加強對管理人員進行績效考核，從而有效的調動他們的工作積極性。同時，還要制建比較完善的檔案管理規范，例如對檔案的屬性以及功能進行分類，按照檔案的功效、重要程度以及保存期限進行分類歸檔。此外，還要加強檔案資料收集制度的健全和完善，要求中心各科室的檔案管理人員定期進行檔案收集及分類立檔，同時進行妥善管理。

4結論

毋庸置疑，新的歷史起點下疾控中心檔案在疾病監測、預防與控制領域中面臨著巨大挑戰的同時也迎來了發展機遇。疾控中心作為某個地區處置突發公共衛生事件的重要陣地，其檔案管理工作成效的好壞直接影響到經濟發展、社會穩定以及人民群眾健康。因此要更為重視疾控中心檔案管理工作，用新思想、新診斷、新提法以及新舉措武裝工作，進一步做好檔案開發利用工作，為突發公共衛生事件應急預案的制定提高決策依據。

參考文獻

[1]李響.探究疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用[J].臨床醫藥文獻電子雜志，2017（94）：18601.

[2]李守利，張磊.疾控中心檔案管理與檔案利用[J].中國衛生產業，2017，14（33）：131-132.