淺析檔案管理與辦公自動(dòng)化

陳超

摘? ?要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式已經(jīng)不再是檔案管理工作中的唯一方式，當(dāng)前的檔案管理工作通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，更好的發(fā)揮了檔案在單位運(yùn)營(yíng)中的輔助作用，并且實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公。辦公自動(dòng)化是信息技術(shù)不斷發(fā)展的必然結(jié)果，和檔案管理有著一定區(qū)別，又有著極其密切的聯(lián)系。為了讓二者更好的配合，從而促進(jìn)單位的高效運(yùn)行，本文對(duì)檔案管理與辦公自動(dòng)化做了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理? 辦公自動(dòng)化? 對(duì)比

中圖分類號(hào)：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）10（c）-0139-02

辦公自動(dòng)化的概念具有抽象性，最開始出現(xiàn)于20世紀(jì)60年代，復(fù)印機(jī)的出現(xiàn)減輕了人們的工作壓力，后來(lái)電子打印機(jī)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等又進(jìn)一步提升了人們的辦公效率，后來(lái)隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)。而自動(dòng)化辦公必須要由相應(yīng)的檔案提供支持，這就要求人們必須了解二者的聯(lián)系和區(qū)別，這樣才能對(duì)自動(dòng)化辦公和檔案管理進(jìn)行更好的應(yīng)用。

1? 檔案管理與辦公自動(dòng)化

單位在不斷發(fā)展運(yùn)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各種各樣的信息，有些信息具有非常高的保存價(jià)值，可以為單位的發(fā)展運(yùn)營(yíng)提供有效參考。而檔案管理指的就是在保存這些信息的同時(shí)對(duì)其實(shí)施良好的管理，使之能夠更高效地為單位的發(fā)展和運(yùn)營(yíng)服務(wù)。辦公自動(dòng)化指的是在信息技術(shù)支持下單位所應(yīng)用的一種高效辦公模式，其中包含了很多現(xiàn)代科技，通過(guò)辦公自動(dòng)化可以更高效的利用單位檔案，而單位檔案也可以為辦公自動(dòng)化提供基礎(chǔ)信息支持。

2? 檔案管理與辦公自動(dòng)化的對(duì)比

首先對(duì)單位而言，檔案是其進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所無(wú)法離開的信息資源，真實(shí)記錄了單位的一切信息，是一筆無(wú)形的財(cái)富，對(duì)單位有非常積極的作用。通過(guò)檔案管理可以使單位在運(yùn)行過(guò)程中所產(chǎn)生的各種信息資源得到更規(guī)范的管理，單位不僅可以在日常運(yùn)行中使用這些資源，同時(shí)也可以將其作為制定發(fā)展戰(zhàn)略的參考。但是檔案管理工作較為復(fù)雜，并不是簡(jiǎn)單的裝載檔案，還需要對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、篩選、分類、編號(hào)等很多操作，這樣才能使檔案管理工作更加規(guī)范，也方便后期使用。另外檔案對(duì)保管條件要求較高，需用的檔案柜保存檔案，而且還要做好檔案室的防塵、防火、防潮等工作，同時(shí)還要為檔案室配備各種輔助設(shè)施。辦公自動(dòng)化利用的是各種辦公設(shè)備和手段，從而更高效的使用各種資料，這也是其和檔案管理最大的不同。辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)化了單位的辦公流程，還可以使單位在運(yùn)行過(guò)程中盡量減少對(duì)紙質(zhì)材料的使用，不僅提升了單位的運(yùn)營(yíng)效率，而且還縮減了運(yùn)營(yíng)成本，因此辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)令高效辦公、簡(jiǎn)便辦公、低成本辦公的要求得到了滿足。但是辦公自動(dòng)化對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備的依賴性比較高，如果這些設(shè)備出現(xiàn)故障就會(huì)影響正常運(yùn)行，甚至有可能因?yàn)樵O(shè)備故障而造成重要資料的損失，也有可能在外部因素的影響下出現(xiàn)機(jī)密資料泄露的情況，這也是辦公自動(dòng)化最明顯的缺陷[1]。

3? 檔案管理與辦公自動(dòng)化的聯(lián)系和區(qū)別

3.1 聯(lián)系

首先檔案管理和辦公自動(dòng)化可以互相影響，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，使檔案管理工作獲得了新的發(fā)展方向，同時(shí)檔案管理工作對(duì)辦公自動(dòng)化技術(shù)的進(jìn)步也有著促進(jìn)作用，可以說(shuō)二者的互相影響可以促進(jìn)彼此共同發(fā)展，從而更高效的開展各項(xiàng)工作。其次，辦公自動(dòng)化促進(jìn)了檔案的形成，在一定程度上我們也可以將檔案看成是信息資源，無(wú)論檔案管理還是辦公自動(dòng)化，都是對(duì)信息進(jìn)行處理時(shí)所使用的一種方式。

3.2 區(qū)別

實(shí)體信息在檔案管理中的占比較大，而在辦公自動(dòng)化中更多的是通過(guò)信息技術(shù)所處理的數(shù)字信息，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，將來(lái)辦公過(guò)程將不再涉及任何紙質(zhì)文件，這也是其和檔案管理最大的不同點(diǎn)[2]。

4? 做好檔案管理與辦公自動(dòng)化的措施

4.1 重視檔案管理和辦公自動(dòng)化

若想更順利的進(jìn)行檔案管理并實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，首先管理者就要給予充分重視，將其落實(shí)在管理工作中，而且還需要員工的積極配合。單位的各項(xiàng)工作都和檔案管理以及辦公自動(dòng)化有著非常密切的關(guān)系，因此在給予充分重視的同時(shí)還要投入更多的人力和物力資源，而且工作人員也要做好對(duì)各種資源的充分利用，這樣才能促進(jìn)二者的融合發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)單位的高效運(yùn)行。

4.2 開展檔案教育，使檔案管理工作更加規(guī)范

應(yīng)在單位內(nèi)部加強(qiáng)對(duì)檔案知識(shí)的宣傳，比如可通過(guò)開展檔案管理培訓(xùn)讓員工對(duì)檔案管理的相關(guān)知識(shí)以及相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行充分了解，并且要認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)單位的重要作用。同時(shí)在單位內(nèi)部要以國(guó)家的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，建立檔案管理規(guī)范，并結(jié)合自身需求開展檔案管理工作，這樣檔案管理工作的規(guī)范性就可得到有效提升。

4.3 開展辦公自動(dòng)化培訓(xùn)

若想真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，除了要讓員工對(duì)辦公自動(dòng)化進(jìn)行充分了解，還必須保證員工的操作水平能夠滿足辦公自動(dòng)化的要求[3]。因此要在單位內(nèi)部積極開展辦公自動(dòng)化的培訓(xùn)工作，爭(zhēng)取讓所有員工都能夠具備一定的操作能力，以此在單位內(nèi)部建立自動(dòng)化的辦公模式，進(jìn)而通過(guò)辦公自動(dòng)化促進(jìn)各項(xiàng)工作的高效開展。

4.4 完善輔助設(shè)施的建設(shè)

當(dāng)前的檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)管理模式向著數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，很多單位在實(shí)際的工作中都會(huì)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各項(xiàng)操作，有效提升了答案管理工作的效率[3]。可以說(shuō)檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的改變，和辦公自動(dòng)化間的聯(lián)系更加緊密，因此為了進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的高效開展，單位應(yīng)積極完善軟件和硬件等輔助設(shè)施的建設(shè)，比如性能更高的計(jì)算機(jī)、更通暢的網(wǎng)絡(luò)、功能更加完備的管理軟件等，從而在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的同時(shí)也為檔案管理工作提供強(qiáng)有力的保障。

4.5 完善安全建設(shè)

當(dāng)前在單位的檔案管理和辦公自動(dòng)化中已經(jīng)用了互聯(lián)網(wǎng)，意味著這兩項(xiàng)工作在利用互聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)也要面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)中的很多風(fēng)險(xiǎn)因素。因此在使用互聯(lián)網(wǎng)的過(guò)程中一定要完善安全建設(shè)，通過(guò)安裝殺毒軟件、及時(shí)更新系統(tǒng)等方式提升安全性，這樣才能防止木馬病毒、黑客攻擊等造成的信息泄露[4]。同時(shí)也應(yīng)積極開展互聯(lián)網(wǎng)安全教育，保證使用互聯(lián)網(wǎng)過(guò)程中的操作規(guī)范性，令企業(yè)信息得到最大的安全保障。

4.6 對(duì)數(shù)字文檔進(jìn)行管理工作進(jìn)行加強(qiáng)

傳統(tǒng)的檔案管理工作和辦公所使用的都是紙質(zhì)文件，這些文件不僅需要占用特別大的空間，而且水、火、腐蝕等因素也會(huì)對(duì)其產(chǎn)生影響，而且文件被反復(fù)使用也會(huì)導(dǎo)致其損壞或者丟失。因此自從信息技術(shù)出現(xiàn)以后，檔案管理和辦公都在積極應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的管理。但是數(shù)字管理對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性非常強(qiáng)，如果沒(méi)有進(jìn)行妥善管理依然會(huì)造成文件的損失，因此單位必須對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行加強(qiáng)，做好重要文件的備份，必要時(shí)可租用服務(wù)器來(lái)保管機(jī)密文件，以此來(lái)保證所有文件都能夠得到妥善管理。

5? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理和辦公自動(dòng)化也有了更加高效的開展方式。辦公自動(dòng)化和檔案管理在單位中的作用同樣重要，在做好這項(xiàng)工作的同時(shí)，也要找到二者的結(jié)合點(diǎn)，進(jìn)而發(fā)揮二者互相輔助的作用，以此提升單位的運(yùn)行效率。

參考文獻(xiàn)

[1] 余軼.淺談辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理的有效結(jié)合[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，21（10）：176.

[2] 王旭.淺談辦公自動(dòng)化與文書檔案管理[J].科技展望，2017，9（15）：28-30.

[3] 張黎.淺談辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理的有效結(jié)合[J].納稅，2017，16（18）：59-62.

[4] 王筱倩.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化和檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究[J].中國(guó)新通信，2019，21（14）：60-61.