ERP環境下民營企業內部控制問題研究

沈陽大學 孔祥文 姚瑩

ERP系統主要是將管理作為關鍵的信息系統，內部控制是ERP環境下的重要組成部分。民營企業發展過程中，內部控制遇到的相關問題，要借助ERP工具不斷健全企業內部控制體系。在ERP環境下，企業可以有效彌補傳統管理模式存在的局限性，可以為內部控制建設提供重要的理論基礎、以及物質保障。ERP系統可以幫助民營企業更好適應現如今的發展環境，提高企業的監督控制能力和管理水平。信息時代下實現數據共享，不僅可以為企業經營節省人力資源，也為企業的發展提供了全新的可能。新時期下，企業內部控制涵蓋了控制活動、風險評估、內部監督等多個方面，其主要目的是實現企業經營目標，推動企業的長遠發展。ERP環境下，企業內部控制既面臨著機遇，也面臨著新的挑戰，要妥善處理企業內部控制過程中遇到的問題，充分發揮ERP系統的作用。

1 ERP環境下民營企業內部控制研究

企業內部控制是在專業管理制度的要求下，有效監管、防范風險，借助整體創建過程控制體系、流程手段、描述關鍵控制點，將生產經營業務過程中產生的管理規范直觀表達出來。企業實施內部控制，要遵循的根本方針就是內部控制原則。它主要涵蓋了重要性原則；全面性原則；適應性原則；制衡性原則；成本效益原則。企業內部控制的五大要素分別是：控制活動、內部環境、信息溝通、風險評估、內部監督[1]。

1.1 簡析ERP系統

ERP的全稱是企業資源規劃，這是一種先進的企業管理模式，主要作用是將企業的人力、物力、財力等方面的資源，進行合理配置，充分發揮其在企業經營管理中的作用，提升企業的市場競爭力，增加企業的經營效益。ERP可以使企業經營效益達到最大化，可以有效進行質量管理、人力資源管理、庫存管理、財務控制等。內部控制理論，可以讓企業在不耗費人力、財力的前提條件下，科學實現企業內部控制的目標，深化了內部控制的檢查、糾正、預防等作用。內部控制的目標，將企業經營活動中的全部內容基本包含在內，ERP信息系統的主要服務對象是企業經營目標。內部控制與ERP信息系統，相互滲透，不斷完善，如果將二者有機結合起來，可以有效改善民營企業內部控制現狀[2]。

1.2 借助ERP系統強化企業內部控制

1.2.1 ERP在內部控制中的應用

在ERP環境下，企業經營過程中的所有業務內容均可在系統操作過程中進行，涵蓋了資金流、信息流和物流等方方面面。企業內部控制過程中的全面性原則有明確規定：內部控制可以貫穿企業經營管理過程中的各個環節，比如監督、決策、執行等，可以對企業經營活動進行實時監控。民營企業可以在生產、銷售、供貨等各個工作流程，對公司的人力資源、物力資源、財力資源進行全面控制，真正將財務處理與業務處理有機結合起來。ERP系統最突出的優勢就是“只認程序，不認人；只認命令，不認權”，這就打破了傳統家族管理的局限性。

1.2.2 實施ERP系統的重要性因素

民營企業在實施ERP系統之前，需要全面調研企業管理的真實情況，篩選出適合企業發展的管理模型，依照市場環境以及企業經營特點，重新設計企業的經營流程，真正實施適合本企業發展的方案。在企業的經營管理過程中，要高度重視重點業務內容以及存在較高風險的項目，采取嚴格的風險控制措施，盡最大可能規避企業經營過程中存在的風險[3]。

2 ERP環境下民營企業內部控制存在的問題

2.1 以家族企業管理為主，系統安全性差

我國民營企業普遍應用的管理模式，主要是以家族企業管理為主。隨著家族企業的不斷發展，在管理觀念、經營狀況、發展方向方面，傾向于企業業主個人思想以及能力的表現。除此之外，民營企業業主與其親屬，在企業內部發展過程中產生了利益團體，這對企業內部管理來說，是一個不小的安全隱患。網絡安全隱患，制約著企業內部控制的發展，ERP系統涉及到企業的大量信息與數據，若遭受到病毒的侵害，會產生系統癱瘓、信息外泄等問題，對企業造成嚴重不良影響[4]。

2.2 內部控制環境不完善，流程再造存在問題

在民營企業的內部控制過程中，內部環境尚且不夠完善，主要體現在以下幾個方面：第一，企業對內部控制管理的重要性認識不夠充分，內部控制的相關體系不夠完善，有的企業沒有建立起配套的內部監控制度，與市場經濟的發展要求不相符合，不僅嚴重影響了民營企業的經濟效益，而且阻礙了民營企業的發展進程。ERP系統與傳統的企業管理模式有很大不同，如今若還采用傳統的業務管理模式，就會與時代的發展要求相脫節，難以真正實現ERP系統的價值。因此，在信息時代下，企業要重新建構經營流程，充分發揮ERP系統的重要作用。

2.3 內部監督體系不健全，員工工作積極性不高

在民營企業的發展過程中，有的企業內部監督機構不夠完善，有的企業沒有設置相關的內部監督體系，這顯然不利于民營企業的發展。有的民營企業雖然設置了相關的內部監督機構，但是形同虛設，并沒有真正發揮內部監督的作用，嚴重阻礙了企業內部控制工作的有效開展。與此同時，家族式的企業管理模式，對民營企業內部控制工作的開展有一定限制，對內部控制的有效性、執行力有不良的影響，間接損害了企業經營的長遠利益。ERP系統下，對員工實時跟蹤管理，要求員工嚴格遵循企業的規章制度開展相關工作，有些員工在工作過程中會有抵觸情緒，工作積極性不高，認為自己的工作任務量相較之前有所增加，這種抵觸心理在某種意義上，影響了企業內部控制中的經營流程設計[5]。

3 ERP環境下民營企業內部控制研究的相關建議

3.1 認真落實系統安全控制工作，健全ERP崗位設置

ERP環境下，如果系統安全問題得不到妥善處理，有很大可能會導致企業信息外泄，對企業內部控制工作的有效性產生嚴重影響。因此，在企業的經營管理過程中，要認真落實信息系統的安全控制工作。在系統研發初級階段，要認真分析系統有可能會出現的漏洞，對系統研發進行實施監督。除此之外，企業應該與時俱進，對ERP系統進行及時更新與維護，做好員工信息安全教育工作，定期組織企業員工進行網絡安全的相關培訓，及時對數據進行備份，確保ERP系統的安全性。民營企業內部控制要在業務流程、機構設置、治理結構等方面形成有效監督制約，還要注重企業運營效率。借助ERP系統中的權限設置，可以重新劃分公司的職責權限，真正實現內部控制的作用與價值[6]。

3.2 提升流程設計的質量

流程設計，又稱為流程再造，牽涉到的因素比較復雜。流程設計的健全性，直接影響著企業內部控制的實施效果。因此，在流程設計的過程中要運用最適用的方法，確保企業的日常經營不受影響，真正實現企業運行的基本目標。第一，在流程再造過程中，要有效梳理ERP系統下的相關業務流程，合理評估流程，整體分析流程的設計情況，盡可能規避經營風險。第二，要對ERP系統下潛在的風險進行有效評估，全面了解內部控制環境以及ERP系統環境，多維度進行綜合分析，深入研究風險可能帶來的影響，做好應對策略。第三，要嚴格識別關鍵控制點，認真遵循企業的相關流程情況，仔細核查實施崗位設計的健全性，確保關鍵控制點梳理的有效性。第四，要嚴格明確崗位權限，根據市場發展的相關要求，科學設置崗位權限，確保各個崗位之間可以相互制約，以確保系統的安全性。第五，要及時明確內部控制的實施方法，認真依照企業內部控制的實際發展情況，充分了解企業經營過程中的各項指標，篩選最佳方案，真正實現企業內部控制的全面發展[7]。

3.3 定期組織員工進行相關培訓

ERP環境下，要想確保企業內部控制有效性，就必須要深刻認識到財務人員的重要性，企業要定期組織相關財務人員進行培訓，深化財務人員對內部控制的了解程度，深化對ERP系統的了解程度，深化財務人員的內部控制意識以及財務風險意識，不斷創新操作模式，要根據時代發展的要求，充分利用現代化的技術手段，提升企業內部控制的有效性。建立健全合理的獎懲和評價制度，是提高員工工作效率和工作熱情的重要基礎[8]。如果企業內部的財務人員不去糾正工作中出現的錯誤，或者沒有得到合理的工作報酬，將會不利于構建企業整體的工作氛圍，工作人員也會出現消極逃避或者盲目自信。所以，獎罰制度的設置要嚴明公正且科學合理。同時，企業要創建健全的激勵以及考核機制，充分調動員工的工作積極性，對工作人員的工作流程、工作內容進行有效監督管理，確保企業員工嚴格按照規章制度開展工作，真正落實企業內部控制的相關機制[9]。除此之外，由于風險是不斷變化的，之前制定的措施方案可能會不太適用于當下出現的風險。因此，應及時地調整可行性方案，為了發現隱藏的風險，及時對財務風險管理進行考評。ERP環境下企業經營內部控制，可以起到發現風險與規避風險的作用，為企業的發展提供契機。

綜上所述，隨著信息時代的不斷發展，民營企業內部控制要及時創新工作模式，打破傳統模式的局限性，充分認識到ERP系統的重要性，真正發揮ERP系統的作用與價值，為民營企業的創新發展提供堅實的物質保障。ERP環境下，企業內部控制既面臨著機遇，也面臨著新的挑戰，要妥善處理企業內部控制過程中遇到的問題，充分發揮ERP系統的作用。民營企業的相關管理人員要清楚認識到 ERP對內部控制的深遠影響，著重分析ERP系統環境下企業經營內部控制的優勢以及有效性，分析內部控制管理過程中的問題與不足，根據市場發展的實際情況，提出相應的改革建議，真正提升企業內部控制的有效性，推動民營企業的可持續發展。