淺談牧場的檔案管理

徐春玲

牧場的管理包括很多內容，檔案管理是牧場的基礎性工作，它對牧場的正常運轉和健康發展起到至關重要的作用，本文通過對牧場的檔案管理進行闡述，希望對牧場的建設起到借鑒幫助作用。

對于主要從事畜牧業經營的生產單位來說，強化檔案的管理工作，是規范牧場各項工作的前提，牧場的檔案管理可以全面記錄和反映牧場建立、建設和發展的歷史過程，也是保證各項工作有序推進的基礎，尤其畜牧業經營單位涉及事務繁雜，涉及內容比較多，相對專業性較強，所以，規范做好牧場的檔案管理工作任務很艱巨。

1認識牧場檔案管理的重要性

隨著我國經濟的快速發展，牧場的管理制度和管理水平也在不斷地完善和提高，這對牧場的檔案管理質量也提出了新的要求，建立一套適應企業發展的檔案管理體系，對牧場健康 發展將起到積極的作用，它將為牧場各項綜合業務、發展研究創造必要的條件，通過科學化、規范化的檔案管理，可以促進牧場經濟管理的全面發展，對規避和抵御各種風險，提高牧場的市場競爭力、推動牧場持續健康發展起到重要的作用。

2提高做好檔案管理工作的自覺性

牧場工作的重點是做好畜牧業的發展，涉及畜牧業發展的相關資料僅處于單純保管而沒有較好的發揮作用，牧場應在規范檔案管理的同時，要積極拓寬檔案的信息資源，自覺加強檔案的管理工作。要熟悉牧場的業務范圍、工作情況和專業知識，針對牧場的內部組織結構、業務性質調整檔案的類目;要系統的整理牧場的歷史檔案，積極開發檔案的信息資源。目前，不少部門對檔案資料的重視程度不夠，干活就象“猴子掰苞米”干完不留痕跡，致使資料信息缺失。尤其是在招投標項目、洽談協議、審批登記等檔案的管理上缺少集中管理的思想，致使資料留存在當事人手中，歸檔不及時，時間長就易造成檔案信息的流失。所以拓寬檔案的管理范圍可以減少檔案信息的流失。要拓寬檔案載體，比如音像資料、照片等載體，將檔案進行分門別類的收集整理，才能使檔案管理形式多，檔案內容更豐富，提升檔案的價值。

3集中統一管理與分體保管相結合是檔案管理工作的發展方向

牧場涉及的工作內容很多，奶牛的管理、信息數據的管理、畜牧業的營銷管理等，涉及方方面面，如何僅注重集中統一管理，給資料收集的完整性造成一定影響，若進行分部門收集，可能又存在片面性，只有對牧場檔案進行統一管理，指令、要求統一，歸檔時才能標準一致，范圍統一。要加強檔案管理的創新，在檔案管理的收集、整理、鑒定以及保管和統計、利用等環節都可以根據實際工作需要有所創新。根據國家檔案管理的有關規定，針對財務部門和辦公室部門在信息的管理、有關文件、合同的管理等是絕對機密的，應分部門管理比較合適。在檔案的收集、組卷裝訂等環節要簡化其程序，而在模式上要集中統一。各部門檔案保管要集中在一人身上，不能全管全不管，另外，各部門要將本單位檔案目錄復制一份交到檔案管理部門進行集中備份，在查閱檔案時可以進行目錄交流。但對檔案如何進行綜合利用，還需進一步探討，但是檔案的管理和交流最終目的是為牧場經濟發展服務的，是為解決牧場發展過程中所遇到的問題，可以提高其管理效率和管理水平，而不是增加程序延長工作時間為目的，集中統一與分體保管是相輔相成的，是相對的，應追求其便捷有效。

4努力將檔案管理人員培養成復合型人才

檔案管理工作涉及業務性較多，其服務職能的作用也很強，這就要求檔案管理人員自覺加強學習，將自己培養成復合型人才，不光要學習專業的業務知識，還要有較強的服務意識，不斷提高自己的管理能力，尤其是目前社會經濟發展速度較快，新型的檔案載體的出現和管理手段的創新，為檔案管理人員專業知識提出更高的要求。檔案管理人員應自覺加強檔案管理知識的學習，不斷提高檔案歸檔的效率和質量，要熟悉檔案管理涉及的各環節要求和步驟，以及各類檔案載體的管理方法。要全面了解牧場的工作性質、工作業務內容，重點業務信息的采集方式等，要清楚檔案管理相關的法律法規，依法管理的同時，還可以對檔案管理中涉及問題以辯證眼光去挖掘檔案的價值所在，通過不斷學習總結，進一步提高檔案管理的業務水平和工作技能。

5要健全完善檔案管理各項制度

健全完善法律法規，根據《檔案法》的相關管理，明確檔案管理人員的責任和義務，不斷完善牧場的檔案借閱制度、牧場信息化管理制度，以及檔案收集制度等，依據制度規定解決檔案工作中出現的新情況和新問題，有效地對檔案實施調控，通過強化檔案管理的規范化，約束檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作順利進行，確保檔案信息資源不流失;檔案管理人員對檔案管理的各環節要遵章進行，將牧場經濟管理納入日常重點工作計劃中，通過制度化管理使其真正為牧場經濟發展服務。

6要加強信息資源的安全保障

對于牧場來說，畜牧業的檔案信息資源管理是檔案管理的重點，其安全保障非常重要。要做好日常業務管理及數據信息報表的管理，如奶牛奶量周報、生產日報、耳牌普查等信息的管理;做好信息系統的維修和保養，強化數據備份管理和日常安全檢查;做好信息數據檔案信息的管理，專人負責原始單據的分類和保存，并指定專人負責數據輸出，嚴格履行借閱數據檔案的審批程序和備案記錄，加強檔案信息崗位人員的愛崗教育，盡量不隨意將人員調動，若確需調動，也要做好書面現場交接。

總之，牧場檔案的管理涉及內容較多，尤其牧場這種特殊的環境群體，檔案管理要規范標準化，需要上至領導，下至檔案管理人員、養牛工的通力合作，哪個環節也不能漏，在傳承過去檔案管理的基礎上，要不斷創新，要跟上牧場發展步伐，能夠在創新中更好地為牧場經濟建設助力加油。

（作者單位：166263 黑龍江省綠色草原牧場）