合同管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計研究

吳曉燕 曹小平 史強(qiáng) 宋祖榮

[摘? ? 要]? 在當(dāng)今社會，合同越來越發(fā)揮著重要作用，實(shí)現(xiàn)合同的高效、有序管理越來越受到重視。合同管理能力與水平的提升是綜合性命題，既涉及理念、思路，又涉及工具和方法。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計開發(fā)合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化，已成為合同管理的一個趨勢。文章在總結(jié)多年來合同管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，充分分析合同管理的一般需求，對合同管理信息系統(tǒng)的功能設(shè)計進(jìn)行初步研究，明確合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計的基本原則、系統(tǒng)權(quán)限分配，并重點(diǎn)介紹3個流程和10個功能模塊的設(shè)計思路，以期該系統(tǒng)可以對合同進(jìn)行全生命周期動態(tài)管理和控制。

[關(guān)鍵詞] 合同管理系統(tǒng);全生命周期管理;功能模塊

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 03. 061

[中圖分類號] F715.4;G203? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）03- 0152- 04

0? ? ? 前? ? 言

合同是平等主體之間進(jìn)行資源配置、實(shí)現(xiàn)價值交換的基本手段，具有法律、經(jīng)濟(jì)、管理等多重屬性。法律層面，合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，是對平等主體之間民事合同關(guān)系的確認(rèn);經(jīng)濟(jì)層面，合同是市場主體之間進(jìn)行商品服務(wù)流通、資源配置、最終實(shí)現(xiàn)價值交換，滿足多樣化需求的有效方式;管理層面，合同是進(jìn)行內(nèi)部控制，規(guī)避風(fēng)險，確保內(nèi)部管理秩序的有效手段。合同的重要性不言而喻，如何實(shí)現(xiàn)合同的高效、有序管理越來越受到重視，各市場主體紛紛從管理實(shí)踐出發(fā)，研究提升合同管理能力與水平的途徑與方法，以不斷適應(yīng)合同管理的現(xiàn)實(shí)需要。

合同管理能力與水平的提升是綜合性命題，既涉及理念、思路，又涉及工具和方法。在理念與思路層面，合同管理一般強(qiáng)調(diào)制度化、流程化和專業(yè)化;在方法和工具層面，做法不一，實(shí)踐中有加強(qiáng)培訓(xùn)、增加人員數(shù)量、對標(biāo)學(xué)習(xí)、聘請專業(yè)顧問等多種方式，而利用現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計開發(fā)合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化，已成為合同管理的一個趨勢。本文在總結(jié)多年來合同管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，充分分析合同管理的一般需求，對合同管理信息系統(tǒng)的功能設(shè)計進(jìn)行初步研究，明確合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計的基本原則、系統(tǒng)權(quán)限分配，并重點(diǎn)介紹各功能模塊的設(shè)計思路 。

1? ? ? 合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計基本原則

根據(jù)多年合同管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，合同管理工作可以概括為“一個思路”、“兩個層面”、“三個階段”。一份合同從醞釀到最終履行完畢，需經(jīng)歷漫長的時間和過程，可能遇到各種問題，面臨各種風(fēng)險，鑒于此，對合同進(jìn)行全過程、全生命周期動態(tài)管理和控制，是做好合同管理最基本的思路。全過程管理，是一個全員參與、歸口管理的過程，不同的人員和部門有著不同的權(quán)限。就具體工作內(nèi)容而言，合同管理包括兩個層面，第一層面著眼于完成合同立項(xiàng)、合同簽署及合同履行的過程管理，強(qiáng)調(diào)程序、流程和內(nèi)容的管控，是動態(tài)的管理過程;第二層面著眼于對合同相關(guān)文本的管理，強(qiáng)調(diào)文檔、知識、資源的管控，是靜態(tài)的管理過程。以合同簽訂為劃分節(jié)點(diǎn)，合同管理可以分為事前、事中、事后管理三個階段。

合同管理系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)以實(shí)現(xiàn)合同的全過程動態(tài)管理為目標(biāo)，通過不同的功能模塊設(shè)置，對合同管理三個階段中不同的內(nèi)容和重點(diǎn)加以落實(shí)，以提高管理的質(zhì)量和效率。系統(tǒng)的設(shè)計除遵循可擴(kuò)展性、先進(jìn)性、成熟性、標(biāo)準(zhǔn)性、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一性、安全性等信息系統(tǒng)的一般性開發(fā)原則外，特別強(qiáng)調(diào)在業(yè)務(wù)模塊、流程及功能設(shè)計方面堅持簡便易用、全過程控制、檔案化管理、動態(tài)更新、數(shù)據(jù)完整等原則，做到明確管理權(quán)限和層次，落實(shí)歸口要求，體現(xiàn)全員參與，保證全程記錄，以實(shí)現(xiàn)合同的規(guī)范、嚴(yán)格管理。

1.1? ?簡便易用原則

合同管理系統(tǒng)屬于基礎(chǔ)性管理系統(tǒng)，潛在用戶一般為開發(fā)主體的所有職工，該系統(tǒng)的設(shè)計必須遵循簡便易用原則。在流程設(shè)計上應(yīng)嚴(yán)格遵循現(xiàn)行的合同管理辦法，將合同管理思想轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)流程，但必須強(qiáng)調(diào)避免流程煩瑣、冗余，以提高工作效率。系統(tǒng)各項(xiàng)功能、模塊的設(shè)計盡量尊重用戶們已形成的工作習(xí)慣，便于廣大用戶接受和使用，做到全員參與，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的有效推廣和使用。

1.2? ?全過程控制原則

全過程控制原則是指將合同管理工作的各個重要環(huán)節(jié)都納入合同管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)從立項(xiàng)、談判、文本確定、審批、簽署、信息統(tǒng)計、履行、變更、驗(yàn)收到成果的全過程、全生命周期管理與監(jiān)控。據(jù)此，合同管理系統(tǒng)功能模塊的設(shè)計應(yīng)盡量全面，力爭覆蓋合同管理的各個環(huán)節(jié)。

1.3? ?檔案化管理原則

檔案化管理原則是指為每一個合同建立檔案，并在不同階段進(jìn)行實(shí)時更新，詳細(xì)記錄每一個合同的“前世今生”，實(shí)現(xiàn)散亂合同信息資料的統(tǒng)一化管理，力求對合同相關(guān)事項(xiàng)可以進(jìn)行歷史追蹤。實(shí)現(xiàn)合同檔案化管理有雙重積極意義，對外，利于記錄過程，促進(jìn)合同順利履行，若發(fā)生爭議，有利于收集整理證據(jù)，有效應(yīng)對合同糾紛;對內(nèi)，有利于強(qiáng)化內(nèi)部控制，防范業(yè)務(wù)風(fēng)險和廉政風(fēng)險。

1.4? ?動態(tài)化管理原則

動態(tài)化管理原則主要指在合同管理系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)中通過明確管理權(quán)限和職責(zé)分工，做到責(zé)任清晰，使用系統(tǒng)提醒、發(fā)送待辦任務(wù)等手段，督促全員參與，實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人，保證合同各環(huán)節(jié)各階段的實(shí)時數(shù)據(jù)可以得到及時更新，以便利信息的統(tǒng)計和掌握，為管理層進(jìn)行決策提供最實(shí)時的信息支持。

1.5? ?數(shù)據(jù)完整性、準(zhǔn)確性原則

合同數(shù)據(jù)是重要的基礎(chǔ)管理數(shù)據(jù)。在系統(tǒng)的功能設(shè)計與開發(fā)中，盡量實(shí)現(xiàn)同類信息一次輸入后續(xù)無限次代入使用，對于其他系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)，盡量可以實(shí)現(xiàn)集成和代入共享，實(shí)現(xiàn)分散信息的統(tǒng)一化集中管理，保證合同信息采集的完整性和準(zhǔn)確性，以便于合同信息統(tǒng)計、查詢和合同報表管理，提升合同信息和資料的集成化利用能力。