公路檔案的信息化建設有效管理的探討

楊晶晶

摘要：隨著科技的發展，公路檔案管理的信息化程度越來越高，其有助于保護檔案的完整性，有利于優化公路檔案管理內容，實行高效且便捷的工作方式，從而提升公路檔案管理效率，推動了公路企業的穩健運營。本文從公路檔案管理信息化建設的重要性出發，分析了目前公路檔案管理信息化建設的現狀，提出了公路檔案的信息化建設有效管理的對策，以便提高公路企業檔案管理水平。

關鍵詞：公路檔案 ? 信息化 ? 管理 ? 對策

隨著科技的發展，各行各業紛紛借助信息技術完成了轉型升級;其中公路檔案管理方式也在不斷創新，傳統的紙質化檔案管理的方式已經不能適應高速發展的社會需求。公路單位借助科技的力量使得檔案管理的信息化水平越來越高，檔案的安全性更高，檔案管理人員的工作效率得以提升。但是在目前的公路檔案信息化建設中仍然存在一些問題，需要公路企業解決。

一、公路檔案管理信息化建設的重要性

在科技的推動下，我國的各行各業紛紛完成了轉型升級，實現了現代化發展，在日益激烈的市場競爭中，公路檔案管理也應該順應時代發展的趨勢，加快信息化建設，提高為社會服務的水平。無紙化辦公以及OA 辦公自動化系統已經是成為很多企業選擇的新型辦公方式，這種便捷又高效的辦公模式，運用于公路檔案管理的過程中，利用信息技術將電子檔案傳輸到電子文件上，既節約了檔案的存儲空間，同時借助保密鎖以及權限功能，提高了檔案的保密性。同時公路企業可以根據自己企業發展的實際情況，開發出適合公路檔案管理的軟件，借助軟件的匯總與查詢功能，可以對檔案進行有效分類，方便查詢。

公路檔案信息化管理主要是對公路檔案中的文書檔案、財務檔案以及技術檔案等建立相應的數據庫，使得公路企業的檔案信息得以共享。通過對信息技術的合理利用，極大的彌補了傳統檔案管理中的不足，對公路企業實現轉型升級具有重要的推動作用。

二、目前公路檔案管理信息化建設的現狀

（一）公路檔案管理制度不完善

制度是保證政策落實的基礎，公路檔案管理信息化建設必須要有完善的制度作為保障，這樣才能讓檔案管理人員做到有法可依。但是目前，部分公路企業檔案管理的信息化程度并不高，基礎業務能力不強，部分公路檔案管理的質量不高，此外，在不同時期以及不同類型的公路檔案難以實現相融。同時公路管理過程中缺乏明確的目標，有些公路檔案管理在信息化建設的過程中缺乏統一的標準以及流程，使得公路檔案信息化建設收到了極大的阻礙。雖然有些公路企業使用了信息化檔案管理方式，但是由于缺乏相應的制度保障，因此對傳統的模式依賴程度較大，并沒有實現完全的信息化。

（二）缺乏專業的信息化管理人員

公路檔案管理人員的專業水平以及職業道德素質會直接影響信息化建設的進程。檔案信息化建設需要有專業的檔案管理人員以及具備創新的思維，并在工作中及時探索與改進檔案管理形式，以便能夠在實踐中提升信息化水平。但是，目前有部分公路管理單位的檔案管理人員缺少專業知識，對信息化管理的認識不夠深刻，對信息化管理的利用程度不高。同時公路單位在引進人才時，沒有制定嚴格的審核計劃，往往是對檔案管理人員基礎知識的考查，對檔案管理人員的綜合素質沒有進行詳細的了解，因此，具備較強應變能力以及創新能力的檔案管理人員較少。

（三）公路檔案管理缺乏統一的管理方式

由于公路單位的部門比較多，涉及的人員數量比較大，需要處理的檔案較為繁雜，因此公路檔案管理部門以及所屬的各分局之間都會存在相應的差別。在傳統的紙質化檔案管理過程中部分公路檔案管理部門已經形成了不同的管理習慣，使得在信息化建設的過程中檔案的分類、整理以及標注方式都存在一定的差異性，這就使得公路檔案管理標準難以統一。此外，由于管理方式的差異性，加上部分公路檔案管理部門沒有根據自己部門的實際情況制定相應的檔案管理系統，因此在使用其他公路企業的檔案管理系統時就會出現一定的難度，這不利于公路檔案管理的信息化建設。

三、公路檔案的信息化建設有效管理的對策

（一）建立健全信息化管理機制

公路檔案的信息化建設需要完善的制度以及規章進行管理，由于公路檔案涉及的信息量比較大，部分檔案的更新速度較快，因此在檔案的搜集以及真理方面具有一定的難度。這就需要公路檔案管理部門根據本單位的發展情況，制定出適合公路檔案信息化發展的管理體制，以便確保檔案信息化建設的規范化以及制度化。讓檔案管理人員做到有法可依，推進信息化建設的進程，提高檔案管理人員的工作效率。比如：檔案管理單位應該成立數字檔案館，對檔案進行數字化管理，以便能夠對已經公開的公路檔案內容實現共享，從而滿足社會對公路檔案的使用需求。同時檔案部門可以借助互聯網的優勢，搭建信息共享平臺，拓寬信息渠道，讓社會各界了解公路的建設以及發展，針對社會各界提出的意見，及時尋求解決方案，提升公路檔案管理信息化水平。此外，在信息化體制的建設過程中，管理層應該制定相關的崗位職責，明確檔案管理工作人員的工作責任，尤其是對特定檔案資料的安全性以及保密性方面，應該設定專門的管理人員，防止檔案丟失，確保檔案的安全。

（二）加強專業化、創新型檔案人才隊伍建設

人才是公路企業發展的推動力，創新型、專業型的人才隊伍能夠為企業的轉型升級注入活力，促進企業的現代化進程。因此，公路檔案信息化建設的過程中，應該加強人才隊伍建設，提升檔案管理人員的專業水平，促進公路檔案管理信息化發展。人才隊伍的建設需要從兩方面進行：

首先，在人才引進上，公路主管部門應該制定明確的招聘計劃，在人才的選擇上不僅要考核應聘人員的專業知識，還應該對應聘人員的綜合素質進行測評，公路檔案管理要使實現信息化建設不僅需要專業能力強的人員，還需要具備一定的創新性以及探究性，這樣在檔案管理的過程中，就能夠得心應手，利用新技術開發檔案管理新途徑。

其次，對于公路檔案管理內容的工作人員來講，公路主管部門應該定期組織信息化檔案管理培訓會議，讓檔案工作人員充分了解信息化檔案管理的重要性。同時讓檔案管理人員樹立無紙化辦公的理念，學習信息化檔案管理的技術技巧等。公路主管部門還應該聘請高校的專家以及教授等來單位指導工作，幫助檔案管理人員解決信息化建設過程中出現的具體問題，優化檔案管理內容。此外，公路主管部門還可以派檔案管理人員到國內外檔案管理信息化程度較高的企業學習先進的管理經驗，并根據本單位的發展情況，制定出詳細的檔案信息化管理措施。

（三）建立標準化、統一化的管理方式，實現信息共享

公路檔案信息化建設需要完善的管理方式，從上到下都應該具有統一、規范的管理模式，否則在信息化建設的過程中就會由于方式不一致或者工作模式不統一，而阻礙信息化進程。首先，公路主管部門應該建立信息化檔案管理的框架，然后各級檔案管理部門根據本單位的發展情況將檔案管理工作進行細化形成合適的信息化檔案管理系統。

目前，數字化改革已經成為公路檔案管理信息化建設的基礎，除了要將紙質檔案轉變為電子檔案以外，還要完善公路檔案信息庫，這樣就可以解決紙質檔案難保存，所占空間大，查詢不方便等問題。同時還可以有效滿足社會各界對公路建設信息的需求。但是，信息庫建立之后，需要檔案管理工作人員及時補充資料，根據公路的建設以及發展等相關動態，實時更新和完善資料庫，這樣就能信息庫中檔案的有效性以及全面性。公路檔案管理部門應該充分借助互聯網平臺，建立資源信息共享系統，實現公路信息資源共享。比如：對于一些文書檔案，可以借助共享平臺進行公開，讓民眾有效了解我國公路建設的進程。對于一些可開放的技術檔案，也可以進行共享，從而突破公路建設中的技術難題。對于一些財務檔案也可以利用共享平臺進行公開，從而加強對公路建設過程中資金利用率的有效監督。這樣就可以極大的拓寬信息來源，同時通過共享平臺，社會各界可以具體了解到公路工程建設方面的信息。通過對公路信息的查詢與監督，提高了公路建設效率。

此外，公路檔案信息時電子政務管理中的重要信息來源，因此，公路檔案信息化發展的過程中應該有效的結合電子政務，充分發揮公路檔案的作用，統一規劃，加強對信息化檔案管理的領導，從而促進公路檔案信息化建設的穩健運營。

三、結語

綜上所述，隨著經濟的發展，公路檔案工作面臨很大的挑戰與機遇，新形勢下，公路檔案管理部門應該加強信息化建設，提高公路檔案管理的信息化水平，提升檔案管理工作效率。檔案管理部門要從思想上重視檔案館信息化建設，建立健全信息化管理的體制機制。其次，加強專業化、創新型人才隊伍的建設，提升檔案管理人員的綜合素質。此外，公路檔案管理部門應該建立標準化、統一化的管理方式，實現信息共享，進一步提升信息的利用率，從而促進公路企業穩健運營。

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（作者單位：甘肅省定西公路局）