信息化環(huán)境下的高職院校檔案管理創(chuàng)新方向

齊園園 郭明

摘 要：在信息環(huán)境下，高職院校檔案管理要與時俱進、創(chuàng)新思維、適應發(fā)展的需要，在檔案管理中應用先進科學的管理模式，改變傳統(tǒng)檔案管理工作的局限性，促進高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，使檔案工作更好的為學校的建設與發(fā)展服務。本文從高職院校檔案信息化管理中的問題和創(chuàng)新策略兩方面進行了論述。

關健詞：高教；檔案；問題；策略

現(xiàn)代信息技術在高職院校檔案管理中的應用，能夠將傳統(tǒng)檔案工作被現(xiàn)代管理手段所代替，檔管人員通過運用計算機進行檔案立卷等工作，打破了傳統(tǒng)檔案管理模式，提高了工作效率。傳統(tǒng)的查閱方式要到相關檔案保管部門進行紙質檔案查閱，高職院校各部門職能不同，會對檔案信息進行多次重復查閱，降低了高職院校檔案管理工作效率，浪費了大量的人力時間資源，加速了紙質檔案的磨損。推行高職院校檔案信息化管理，實現(xiàn)檔案信息的儲存索引數(shù)字化管理，可以降低檔案原件利用率，減少檔案原始材料的人為磨損。且高職院校檔案工作綜合性較強，其較一般檔案部門具有更繁多的檔案類型，需更高效更科學的信息化手段進行管理，因此，高職院校檔案管理必須加快信息化建設步伐。

1 高職院校檔案信息化管理中的問題

在當前環(huán)境下，我國高職院校在檔案管理過程中依舊采用的是封閉式管理，檔案僅供相關部門及本校師生使用。檔案提供和利用是檔案部門與社會的聯(lián)系橋梁，想要提高檔案信息化管理生機活力，必須轉變封閉的檔案管理方式。

信息化現(xiàn)已成為高職檔案管理的新趨勢，這就需要檔案管理的技術與水平有所提高，同時也對管理人員的素質和能力提出更高的要求。檔案管理者不僅要有很高的保密意識和政治素質，還要有很強的工作能力，然而傳統(tǒng)的檔案管理對工作人員的學識水平、綜合素質要求較低，無法為高職院校的發(fā)展提供良好的服務。

經費是檔案信息化管理的基礎保障。當前環(huán)境下高職院校領導也沒有足夠重視檔案信息化建設，沒有做到檔案信息化管理的準備工作，普遍存在辦公條件較差以及設備簡陋、檔案工作投入資金少等問題，從而無法實現(xiàn)檔案信息化管理的順利開展。

實現(xiàn)檔案信息資源共享的重要前提是高職院校檔案管理標準化。因社會歷史等因素影響，目前我國高職院校檔案管理部門的管理工作缺乏規(guī)范標準，制約了高職院校檔案管理的信息自動化發(fā)展。要從高職院校檔案管理的長遠發(fā)展進行綜合考慮，進一步提升高職院校檔案管理規(guī)范化。

在高職院校檔案信息化管理的關鍵因素在于管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，管理人員應掌握一定的現(xiàn)代信息技術，具備較高的專業(yè)知識能力。當前很多高職院校檔案管理人員缺乏現(xiàn)代技術的應用能力，對計算機數(shù)據(jù)管理等方面存在一定不足。

2 信息化環(huán)境下高職院校檔案管理創(chuàng)新策略

2.1 加強對信息化管理的重視

信息時代的發(fā)展為高職院校檔案管理工作注入了新的活力，為適應新時期高職院校改革發(fā)展需求，應重視加強對檔案管理人員隊伍的技能培訓，不斷提升檔案信息化管理水平。檔案信息化管理需相關管理部門及人員樹立現(xiàn)代管理理念，運用現(xiàn)代化信息技術手段進行檔案管理。在轉變傳統(tǒng)的管理觀念時，要積極引進現(xiàn)代檔案管理理念，積極宣傳檔案信息化管理理念及重要性，并及時將建設發(fā)展進程上報到高職院校領導，為促進檔案信息化管理奠定基礎。

2.2 優(yōu)化高職院校檔案管理標準

加強高職院校檔案管理標準化，首先要統(tǒng)一檔案信息的輸入格式、代碼符號等基本要求。制定檔案管理的相關標準規(guī)范制度。確保高職院校行政部門及檔案部門對檔案進行科學的標準化管理，以便更好為高職院校工作及社會發(fā)展服務。

2.3 加強高職院校檔案信息化管理

高職院校檔案信息化管理的基礎是加強相關硬件和軟件建設，目前市場上的檔案管理軟件繁多，各軟件開發(fā)水平不同，不同的檔案管理軟件在功能設置方面?zhèn)戎匾膊煌?，高職院校檔案管理部門應該結合學校實際情況選擇合適的管理軟件，充分發(fā)揮檔案管理軟件作用，提高檔案查借閱、管理工作效率。

此外，高職院校檔案信息化管理系統(tǒng)應具有一定的靈活性和兼容性，學校各相關部門可形成有參考價值的文件，將原有紙質檔案掃描件存儲到服務器，或通過OA辦公平臺直接將電子文件一鍵歸檔，提高傳統(tǒng)的檔案管理效率，方便檔管人員查閱管理檔案，并通過網(wǎng)絡檢索提高檔案查閱效率。同時，檔案信息化管理系統(tǒng)的保密性也應高度重視，本校師生查閱檔案的權限設置應當有嚴格的制度規(guī)定，下載和復制檔案更應當建立嚴格規(guī)范的審核流程，以保證高校檔案利用的規(guī)范性和安全性。

2.4 建設高素質的人才檔案管理隊伍

高素質的檔案管理人才是高校應重視的問題，有計劃地引進一些計算機專業(yè)的應用型、復合型的畢業(yè)生，盡可能把素質好，責任心強，工作能力強的人員分配到檔案管理崗位，并保持各部門檔案管理隊伍的穩(wěn)定性和延續(xù)性，都對高校檔案管理水平的提高起到重要作用。

3 結語

隨著信息化時代發(fā)展，傳統(tǒng)的高職院校檔案管理模式存在較多問題，缺乏專業(yè)人才、傳統(tǒng)管理理念與管理模式的落后等問題導致高職院校檔案管理效率低，對于我國高職院校檔案管理信息化發(fā)展非常不利。高職院校檔案管理部門應針對這些問題，加大資金投入，積極推行檔案數(shù)字化，提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識，提高檔案員對先進設備的應用能力，建設一支高素質的、相對穩(wěn)定的專兼職檔案管理員隊伍，這樣才能適應信息化新形勢的發(fā)展，更好地為高職院校快速發(fā)展提供服務。

參考文獻

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