對大數據時代背景下檔案管理模式變化的研究

蔣曉瑋

摘 要：隨著計算機、網絡技術的快速發展，大數據時代背景下的檔案數據管理以指數式速度增長，在這一背景下，檔案管理部門在管理、服務、決策、信息提供等方面的職責內容越來越創新化、數據化、信息化，為檔案管理部門的管理模式帶來了沖擊，為此我們針對大數據時代背景下的檔案管理模式變化進行研究，旨在為今后的相關研究提供理論依據。

關鍵詞：大數據；檔案管理；模式變化

1 檔案管理引入大數據技術的必然性

在企業的快速發展建設進程中，以往各企業檔案信息都在對應檔案室中存儲，但是由于相關人才缺乏、技術不成熟、相關設施配備不足的原因，使得相關檔案信息無法得到及時、有效、合理的應用，而被遺忘在檔案室中。而大數據的引入可以顯著提升檔案管理的效率，還能夠在短時間內實現對大量數據信息的高速處理。而且，傳統檔案保存所采用的紙質材料成本較高，大數據檔案的保存使用的則是數據庫信息，不僅降低了整個檔案管理工作的成本，還降低了檔案的保存成本。

再者，傳統形式的檔案管理直接導致了檔案信息利用率的低下，使企業的往年檔案基本處于被動使用狀態，長期的檔案信息沉淀，就無法充分利用和分析信息數據，也就無法配套技術工具去挖掘新的檔案信息，以及尋找檔案信息中的問題和特殊內容。在大數據時代，通過云手段從大量信息中自動搜索藏于其中的信息，可以將一大批看似雜亂無章的數據信息進行有序提煉和篩選，進而將分析得出的數據好好被使用，將以往沉積在檔案室中的檔案變成鮮活的內容，主動為我們所服務。可見，大數據時代背景下檔案管理模式的變化具有積極的現實性和時代發展的必然性。

2 大數據在當前檔案管理工作中的優勢

2.1 提高檔案管理效率

大數據的出現提高了檔案管理的實際效率，顯著降低檔案管理的成本支出，大數據技術對數據的處理能力有了很大的提高，在檔案管理工作中，能夠很快處理大量數據信息，不僅提高了速度、節省了人力、物力，也在很大程度上為企業帶來了益處。

傳統的檔案管理工作大都采用紙質，存儲這些檔案信息不僅需要較大的存儲空間，還要保證環境的適宜，否則檔案資料可能損毀。再者隨著檔案管理量的增加，檔案管理難度也持續加大。大數據技術將信息存儲在數據庫中，可以對信息進行整體分類，這樣可以更好對檔案進行查詢、修改和傳輸，節約了空間成本，也提高了數據信息的安全性。

2.2 提高檔案保存質量

大數據在很大程度上提高了檔案的保存質量，這些檔案成為數據信息后，具有了移動性和永久性的特點，可以更加方便的攜帶和傳輸，而且檔案信息在大數據背景下采取加密處理，可以有效避免信息泄露，還可以有效避免檔案文字信息變得模糊，若檔案袋損毀還會造成紙質老化，也會導致檔案信息的丟失，而運用大數據保存的檔案數據，其安全性更高。

3 大數據時代檔案管理模式的變化

3.1 管理體系的變化

大數據時代檔案數量呈指數量增加，對檔案的服務水平和信息要求也更高，檔案管理是要實現所有檔案信息的歸檔處理，但是迫于當前人力、物力、財力的束縛，傳統管理體系對于信息的甄別、歸檔、保留，會導致一定信息的丟失和損毀。因此傳統技術下的檔案管理已經無法處理如此龐大的信息量，檔案管理者應順應時代發展，轉變管理模式。同時，檔案管理者要轉變思想，積極梳理大數據觀念，充分利用計算機，對數據去糙取精，總結體現行業從技術型向服務型的積極轉變，更好的為群眾服務。

3.2 行政管理的變化

檔案管理最初出現在政府行政部門，在國家的改革過程中將實現政企的逐漸分離，檔案部門從最初的輔助性部門轉變為了當前的指導性部門，強化了自身的行政管理職能，對應的行政管理體系發生了變化。以往具有檔案信息的一般為機關事業單位和社會團體對檔案進行的專業指導和服務。而大數據的來臨，使得這一工作不僅局限于傳統的紙質檔案，信息多轉換為了電子數據，這樣行政職能的轉變就需要檔案管理人員積極提升自身的業務水平和技能，進而更好的提供服務。此外，以往的檔案部門信息多是保密的，大數據的出現，提倡檔案信息資源的共享，很多信息可以對大眾進行開放式共享，實現共享共用。

3.3 數據資源的變化

豐富的檔案藏儲資源是檔案管理部門開展工作的優勢和基礎，也是檔案部門提供服務的資本。在大數據時代檔案信息井噴式增長，相應數據材料也激增。檔案數據方面內容更加豐富，數據的類型也變得更多，用戶可以根據關鍵詞進行信息的查找、預覽等，檔案數據的處理逐漸脫離了人工的操作管理，而朝著自動化、需求化、快速化的方向發展，進而發揮和實現了檔案信息的權威與高效作用。

3.4 檔案安全的變化

檔案信息是指導宏觀政策和微觀服務的重要資源，其安全性要求非常高，關系到國家和人民的各項利益。大數據時代以其數量之多、種類之多、速度之快等特點使檔案信息安全面臨諸多挑戰和機遇。在大數據背景下檔案的保管方面要注意防止存儲介質的磨損和震蕩。在應急應變方面，大數據時代背景下應急應變管理要制定更為精細的方案，避免因突發事件引發的各類檔案損失可能。在技術方面綜合運用數據備份、數據恢復和防入侵檢測等信息安全手段，排除對檔案信息安全構成的威脅，確保檔案數據的完整性、安全性。

4 結語

大數據時代的到來，是對檔案管理工作的重要挑戰，但更是一個機遇。隨著大數據技術的持續發力，大數據一定會在檔案管理工作中表現出更為廣闊的作用。檔案管理在大數據時代的重生與發展，檔案中的巨大信息財富會真正為人們所利用。

參考文獻

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