精細化管理在醫院檔案管理中的應用分析

劉潔

摘 要：檔案管理是醫院整體管理工作的重要組成部分，包括病人檔案管理、員工檔案管理、設備檔案管理等，做好檔案管理工作是提高醫院工作效率的重要保障，將精細化管理應用于醫院檔案管理工作，可以促使管理結構向細致化發展。本文重點分析精細化管理在醫院檔案管理中的應用，希望能促進醫院良好穩定發展。

關鍵詞：精細化管理；醫院；檔案管理

精細化管理是一種可以對企業或單位的運營結構、管理方式、運行環節進行細致化管理的模式。為了滿足各種醫療服務需求，醫院必須要加強檔案管理質量與水平，將精細化管理應用于醫院檔案管理中，有利于幫助管理人員全面掌握和控制工作程序，對醫院增強檔案管理能力、提高整體工作效率具有積極影響。

1 精細化管理模式概述

精細化管理是一種新型管理模式，利用精細化管理模式對醫院檔案信息進行管理，它可以根據醫院檔案管理工作的運行程序、管理內容，對各部門工作職責進行細致化分配，促使醫院檔案管理更加科學化、專業化和系統化。醫院在利用精細化管理模式對檔案信息進行管理時，要重新制定檔案管理規則，結合現代科學技術收集、分析、整合數據信息，將開放式管理與集約化管理有機融合，彌補傳統管理模式的不足與缺陷，在提高檔案管理工作效率的同時，保證醫院整體管理工作能夠高效、穩定、準確、連續運行[1]。

2 醫院檔案管理存在問題

2.1 專業化程度低

醫院是一個特殊的部門，無論什么工作都要求細致、專業，尤其是對醫院運營與發展關系十分緊密的檔案管理工作，它對專業化程度要求較高，所以必須保證檔案管理效率與質量。目前，部分醫院檔案管理專業化程度低主要表現為：第一，檔案管理具體內容不明確，許多應被記錄在案的檔案數據被管理人員忽視、遺失，導致后續管理工作無法正常開展；第二，檔案數據分類、存儲方式不科學，管理人員在對醫院檔案進行分類、儲存時，沒有按照標準細分，導致檔案資料過于分散，管理人員查閱檔案和調取檔案的難度增大。

2.2 基礎環境薄弱

目前，我國多數醫院的檔案管理存在基礎環境薄弱的問題。盡管醫院檔案管理工作不具備生產功能，無法給醫院帶來直接經濟效益且收益時間長，而且檔案管理前期所需資金數量大，醫療設備、藥物針劑以及醫護薪資都屬于前期投資，但是檔案管理工作卻對醫院運營情況、行業競爭力具有直接影響。醫院想要在激烈的行業競爭中脫穎而出，并有效提高經濟效益、社會效益與綜合競爭力，就必須加強基礎環境建設，強化檔案管理能力，利用先進科學技術更新相關設備，努力提高檔案管理的高效性。

2.3 相關制度不完善

我國古語有言“無規矩不成方圓”，檔案管理制度是醫院開展管理工作的重要基礎，也是管理人員解決問題的主要依據。如果醫院沒有建立檔案管理相關制度或制度不健全，就會導致檔案數據破損、丟失、重復歸檔等問題，限制了檔案管理工作效率與質量，甚至會對整個醫院的管理工作產生不利影響。另外，不健全的管理制度會增加管理人員的工作負擔，管理人員在處理檔案資料時，沒有可以參考的章程，其他工作人員未經過管理人員同意便隨意調取檔案，嚴重影響檔案管理工作的質量。

2.4 管理人員能力有待提升

管理人員是醫院檔案管理工作的重要組成部分，其管理能力、職業素養對管理工作的質量與效率具有決定影響。目前，檔案管理人員存在缺乏管理經驗和基本職業素養，管理方法并不具備前瞻性，對醫院檔案管理工作的效率、質量以及醫院的未來發展皆會造成不良后果[2]。

3 精細化管理在醫院檔案管理中的應用

3.1 提高檔案管理專業化程度

醫院檔案管理注重整體性與系統性，將精細化管理模式應用于醫院檔案管理工作中，它會根據檔案管理內容、環節對內部管理結構進行細致化劃分。在細致化管理環境下，管理人員會降低忽視應錄檔案的可能性，對于已收錄檔案要按照行業規范、檔案所屬進行分類和保存，對后續管理人員查閱、調取檔案資料具有積極影響。精細化管理能夠有效節省醫院檔案管理時間，有利于提高檔案管理的整體性、科學性和系統性，對醫院制定檔案管理制度、標準都具有一定的正面作用，可以保證醫院正常運營發展。

對此，醫院應努力提高檔案管理的專業程度。首先，醫院可以將國家有關衛生部門所頒布的法律法規、檔案管理經驗結合起來，制定檔案管理行為標準，并構建檔案管理質量監督部門、控制部門，保證標準真正貫徹落實。其次，醫院要對各科室、診療室的檔案收集標準進行重新修訂，要求管理人員對檔案管理工作的各環節質量進行控制和考核，及時發現并調整管理工作中出現的問題。除此之外，管理人員要做好檔案記錄工作，從而有效提高醫院檔案管理專業化水平。

3.2 強化檔案管理基礎環境

對于醫院檔案管理基礎環境薄弱的問題，醫院可以通過明確檔案管理目標的方式進行緩解，利用精細化管理強化基礎環境。醫院檔案管理部門應當將精細化管理作為開展工作的主要目標，要求管理人員以該目標為基準進行檔案管理，根據精細化管理要求制定針對性管理方案與規劃，在為醫院檔案管理有序開展奠定基礎的同時，提高檔案管理水平。

第一，檔案管理人員要全面了解、掌握醫院檔案管理工作的實際情況、短期發展目標、長期發展目標與醫院整體發展規劃，并以此為理論基礎制定具備科學性、合理性的檔案管理對策；將社會發展與行業現狀作為背景，制定檔案管理戰略性目標，對奠定堅實基礎與提高管理質量具有積極影響。第二，醫院要明確檔案管理人員的權力與職責，加強各科室之間的交流溝通，對管理責任進行細分，明確每科室管理人員的基本職責、權限；要求管理人員正視自己的工作，并加強對檔案管理的重視，及時解決檔案管理工作中的各種問題[3]。明確的管理目標有利于促使所有醫院工作人員“萬眾一心”，這對強化基礎環境、提高檔案管理效率具有促進作用。

3.3 建立完善的檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度是醫院提高檔案管理水平的重要保障，利用精細化管理建立健全檔案管理制度，有利于提高管理制度的科學合理性、系統性和完整性，對提高醫院檔案管理質量產生了良好影響。

首先，醫院要結合國家有關衛生條例和管理制度完善已有的“檔案工作保密制度”、“檔案保管制度”、“檔案材料歸檔制度”等相關制度，并將精細化管理的核心理念與管理制度相融合，以此提高檔案管理制度、標準的權威性與現代性。

其次，醫院可以結合精細化管理開展模式制定完善的“崗位責任制”。對醫院檔案管理人員、醫護人員以及其他工作人員的工作職責、權限和義務進行明確，幫助管理人員樹立正確的管理意識，提高其責任意識，為管理人員開展工作提供有力依據。

再則，醫院要制定有關檔案管理流程的制度。規范并明晰各項檔案信息的收集、分類、整理、存檔、查閱、調取、復印、歸檔等工作環節要求，管理人員應根據行業標準、時間、類型、特征對檔案信息進行科學分類，通過建立管理評估制度對檔案價值和真實性進行評估，避免出現“濫竽充數”現象。

最后，醫院要健全獎懲制度，始終堅持時效觀與動態觀。利用精細化管理對檔案管理的各個環節步驟進行細分，要求管理人員利用PDCA分析法持續改進管理方式和手段，對表現良好的管理人員給予獎勵，對工作表現較差的管理人員進行再培訓，力求徹底改善不良習慣、端正工作態度，從而促進醫院檔案管理工作正常開展。

3.4 提高管理人員的管理能力

檔案管理人員的管理能力與職業素質決定著醫院檔案管理的質量和效率，在一定程度上還會對醫院的未來發展產生影響。目前，我國受信息技術的影響，全面進入信息化時代，在當前行業發展背景下，醫院只有將精細化管理科學應用于檔案管理中，并保證該管理模式切實落實，才能有效提高檔案管理人員的管理能力，增強其職業素質。

第一，醫院要提高檔案管理人員的聘用標準和選拔標準。堅持選拔業務知識充足、管理經驗豐富、管理能力與職業素質高且掌握了一定信息技術的復合型管理人才；在上崗之前應對其進行系統培訓，保證管理人員符合崗位要求，在實際工作后能夠快速進入工作狀態，從而提高醫院檔案管理水平。

第二，醫院要對現任檔案管理人員進行專業培訓。先對管理人員的管理能力進行考核、分析，將實在不適合該崗位的管理人員淘汰，對管理能力相對較低的管理人員進行“按需培訓”和“專項培訓”，以此保障醫院檔案管理工作順利進行[4]。主要培訓項目大致包括信息技術教導、檔案管理能力提升、檔案資料收集、網絡數據安全管理、硬件監督與檢查能力等；或者根據管理人員的工作偏好和個性特點，開展針對性檔案管理技能培訓，促使管理人員在實際管理工作中能夠最大化發揮自身能力，從而有效提升醫院檔案管理質量。

第三，醫院需要完善績效考評系統。將精細化管理內容貫穿于檔案管理全過程，對每一個管理環節進行考核，根據管理人員的管理能力、服務水平、責任意識等因素，制定相應處罰措施，將檔案管理水平與績效薪資掛鉤，以此激發管理人員的工作主動性與積極性。

4 結束語

綜上所述，精細化管理是提高醫院檔案管理工作效率、促進醫院整體發展進步的重要舉措，不僅能夠防范醫患糾紛、提高醫療質量，還能有效提升醫院的服務水平。因此，管理人員應當遵循精細化管理標準，應用先進管理經驗對檔案管理的各環節進行全面了解、分析、協調和掌控，從而促進醫院健康穩定發展。

參考文獻

[1]張勝素.分析精細化管理在醫院病案管理中的應用策略[J].世界最新醫學信息文摘，2018，18（84）：176.

[2]李虹.精細化管理模式在醫院病案管理中的應用效果研究[J].臨床醫藥文獻電子雜志，2018，5（79）：194.

[3]陸艷霞.精細化管理在醫院門診藥房管理中的應用價值觀察[J].臨床醫藥文獻電子雜志，2018，5（56）：188+190.

[4]張寧寧，王黎梅.多部門聯合精細化管理在提高醫院危險化學品管理中的應用[J].現代實用醫學，2017，29（09）：1252-1253.