信息化在科技檔案管理中的應用論述

黃蕙 萬遜 張婉俠

摘 要：文章先對應用優勢進行了分析，然后對信息化在科技檔案管理應用中的不足之處進行了分析，并提出了信息化在科技檔案管理中的應用舉措。

關鍵詞：信息化；科技檔案管理；應用

1 應用優勢

1.1 服務當代社會

從性質上來看，科技檔案成果為當代社會服務，為經濟社會發展服務，為民生福祉服務，以促進社會的可持續發展作為最終目標。在新時期，社會性越來越明顯，智慧成果的應用效率越來越高。通過各種應用軟件，對科技成果帶來了很大的便利，實現了科技檔案的共享，提高了科技檔案的轉化效率。科技檔案的利用率越高，其所創造的社會價值越高。因此需要對科技檔案的利用途徑進行關注，對科技檔案內容進行不斷改進。時代需要社會化的科技成果，而信息化的管理模式，顯然更能迎合時代的發展和需要，網絡信息技術打造了開放的平臺，可容納海量科研成果。科研機構只需登錄專業平臺，就能獲取和查看科技檔案開放部分的內容，共享數字帶來的成果。

1.2 滿足多元需求

就目前來看，科技檔案的實用功能正在增強，其使用范圍已經不再局限于部門內部。國家想要開展某項事業，或者企業想要進行某項工程建設，都需要借鑒科技檔案信息，以科技檔案數據作為基礎。科技檔案的需求量不斷拓展，面向的使用者也越來越多。每個使用者獲取檔案的途徑不同，對科技檔案的傳遞方式也提出了更高的要求。信息化管理模式，可以將紙質的科技檔案轉換成電子科技檔案，并對電子科技檔案進行存儲和復制。其他人員在借閱科技檔案時，無須等待他人閱覽完成，這無疑給使用者帶來了更多的便利，大大提高了科技檔案的使用效率。同時，信息化管理模式精確記錄了科技檔案的借閱者信息，可以對借閱者進行動態追蹤，避免科技檔案出現惡意篡改、泄密等問題。

2 信息化在科技檔案管理應用中的不足之處

2.1 信息意識淡薄

網絡信息技術屬于新興技術的產物，很多部門還沒有認識到網絡信息技術的重要性，將網絡信息技術應用在科技檔案管理工作中。事實上，網絡信息技術對科技檔案管理的重要性和緊迫性已相當明顯。如果信息意識淡薄，不引起足夠的重視，科技檔案管理模式自然難以突破和創新。當然，也有一些部門認識到了網絡信息技術的重要性，投入資金引進了信息技術，但是后續的工作沒有迅速跟上，沒有對信息化的科技檔案管理模式進行系統思考，對科技檔案的應用缺乏章法，自然不可能達到預期的效果、發揮應有的作用。

2.2 基礎建設不力

任何新興事物的推進，都離不開必要的投入，要推進檔案管理的信息化、數字化，同樣需不斷夯實信息化基礎設施建設。由于信息意識淡薄等多種原因，在信息技術的推進方面投入很少，有的連基本的現代信息化設備也沒有采購，導致信息系統建設推進緩慢，或停滯不前。科技檔案的信息化管理工作是一項系統工程，絕不是輕而易舉的小事，除推出一定的管理舉措，還必須加大信息化硬件、軟件建設的投入，根據實際需要進行實時更新。這些工作當然離不開必要的資金支持，沒有一定的資金投入，科技檔案信息系統自然無法構建起來，數據更新速度就會滯緩，科技檔案的實際應用就得不到保障。需要開展的工作項目比較多，各方面都要費用，但科技檔案方面的投入也需想方設法籌集資金。

2.3 信息人才欠缺

在信息化的背景下，對信息人才的需求量越來越多。信息化管理模式對工作人員提出了更高的要求，科技檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理能力，而且還要具備信息操作的能力。我國很多科技信息檔案管理人員都身兼多職，由于工作比較繁忙，這些管理人員并不能全身心投入科技檔案管理工作中。專業化的檔案管理人員非常少，且忽視了檔案管理人員的定向培養，阻礙了檔案管理人員的后天發展。人才匱乏對科技檔案管理產生了不利影響，一方面，信息化管理無法發揮效用，另一方面，科技檔案管理效率無法得到提升。由于缺乏必備的檔案管理能力，這些檔案管理人員仍然采用傳統方法對檔案數據進行記錄、收集等，從而浪費了大量的信息技術資源。一些部門為了構建科技檔案管理的信息化系統，引進了現代化的檔案管理設備。在信息人才欠缺的情況下，現代化檔案管理設備也失去了效用，科技檔案管理的信息化舉步維艱。

3 信息化在科技檔案管理中的應用舉措

3.1 深化信息觀念

網絡信息技術是時代發展的大勢所趨，也給各行各業帶來了極大的便利。作為檔案部門，更應走在時代的前列，深化信息觀念，通過加大投入、健全制度、強化管理、培養人才等舉措，大力推進科技檔案管理信息化。當然，在應用信息技術構建科技檔案管理系統時，應該注重保護科技檔案，避免數據出現遺漏、惡意篡改、竊取等問題。網絡信息技術以互聯網為依托，對于科研機構而言，科技檔案非常重要，科技檔案是工作的基礎，也是科研實踐的依據。因此，要明確科技檔案管理人員的工作責任和任務，建立健全檔案管理制度和保密制度，對檔案借閱者身份進行核實，追蹤檔案信息，確保檔案安全合理利用。

3.2 加強基礎建設

信息化的科技檔案管理，顯然離不開必要的硬件設備和軟件設備，應該根據各自的實際加大投入，不斷更新科技檔案信息管理系統，對硬件軟件進行檢查和維護。在構建信息化的科技檔案系統時，應該派遣專業的技術人員，和科技公司進行合作，使設計出來的科技檔案系統完全符合需要。資金有限所以需要做好資金配置工作，避免出現資金流失、資金鏈斷裂等問題。信息化的科技檔案管理系統應該具有兼容性，需要對科技檔案技術進行更新，隨時記錄新的檔案數據，確保檔案的完整性和科學性。為了簡化工作步驟，可以對紙質科技檔案進行轉換，通過原文輸入和掃描方法形成電子檔案。

3.3 培養信息人才

管理人員的個人能力直接關系科技檔案管理的質量，管理人員的個人能力越強，科技檔案管理質量越高。應該認識到科技檔案管理人員的重要性，嚴格管理人員的選拔流程，檢驗管理人員是否掌握信息技術知識。為了發揮科技檔案管理的實效性，應該設立專門的信息科技檔案管理部門，并為這個部門配備專業的信息管理人才。為了增強信息科技檔案管理部門的號召力，可以提供高薪吸引人才的注意力。在日常工作的過程中，應該對科技檔案管理人員進行定期教育和培訓，使管理人員的信息化知識體系與時俱進，不斷提升檔案管理人員的業務素質。同時，應該邀請信息技術學者召開座談會等，讓科技檔案管理人員參與座談會，積極與信息技術學者進行討論，以實現科技檔案管理的信息化轉變。

4 結語

隨著我國經濟社會的不斷發展，網絡信息技術水平不斷提升，應用范圍也越來越廣泛，更應給予高度重視，大力推進科技檔案管理信息化，優化科技檔案管理，提高工作效率。信息化的科技檔案管理對管理人員、管理制度、基礎設施等提出了更高的要求，為了提升科技檔案管理水平，須投入更多的資金，引進現代化的信息技術，不斷壯大信息人才隊伍，構建科學的科技檔案管理系統，使檔案工作邁上新臺階。

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