信息化在科技檔案管理中的應(yīng)用論述

黃蕙 萬遜 張婉俠

摘 要：文章先對應(yīng)用優(yōu)勢進(jìn)行了分析，然后對信息化在科技檔案管理應(yīng)用中的不足之處進(jìn)行了分析，并提出了信息化在科技檔案管理中的應(yīng)用舉措。

關(guān)鍵詞：信息化；科技檔案管理；應(yīng)用

1 應(yīng)用優(yōu)勢

1.1 服務(wù)當(dāng)代社會

從性質(zhì)上來看，科技檔案成果為當(dāng)代社會服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)，為民生福祉服務(wù)，以促進(jìn)社會的可持續(xù)發(fā)展作為最終目標(biāo)。在新時期，社會性越來越明顯，智慧成果的應(yīng)用效率越來越高。通過各種應(yīng)用軟件，對科技成果帶來了很大的便利，實現(xiàn)了科技檔案的共享，提高了科技檔案的轉(zhuǎn)化效率。科技檔案的利用率越高，其所創(chuàng)造的社會價值越高。因此需要對科技檔案的利用途徑進(jìn)行關(guān)注，對科技檔案內(nèi)容進(jìn)行不斷改進(jìn)。時代需要社會化的科技成果，而信息化的管理模式，顯然更能迎合時代的發(fā)展和需要，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)打造了開放的平臺，可容納海量科研成果。科研機(jī)構(gòu)只需登錄專業(yè)平臺，就能獲取和查看科技檔案開放部分的內(nèi)容，共享數(shù)字帶來的成果。

1.2 滿足多元需求

就目前來看，科技檔案的實用功能正在增強，其使用范圍已經(jīng)不再局限于部門內(nèi)部。國家想要開展某項事業(yè)，或者企業(yè)想要進(jìn)行某項工程建設(shè)，都需要借鑒科技檔案信息，以科技檔案數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)。科技檔案的需求量不斷拓展，面向的使用者也越來越多。每個使用者獲取檔案的途徑不同，對科技檔案的傳遞方式也提出了更高的要求。信息化管理模式，可以將紙質(zhì)的科技檔案轉(zhuǎn)換成電子科技檔案，并對電子科技檔案進(jìn)行存儲和復(fù)制。其他人員在借閱科技檔案時，無須等待他人閱覽完成，這無疑給使用者帶來了更多的便利，大大提高了科技檔案的使用效率。同時，信息化管理模式精確記錄了科技檔案的借閱者信息，可以對借閱者進(jìn)行動態(tài)追蹤，避免科技檔案出現(xiàn)惡意篡改、泄密等問題。

2 信息化在科技檔案管理應(yīng)用中的不足之處

2.1 信息意識淡薄

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)屬于新興技術(shù)的產(chǎn)物，很多部門還沒有認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的重要性，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用在科技檔案管理工作中。事實上，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對科技檔案管理的重要性和緊迫性已相當(dāng)明顯。如果信息意識淡薄，不引起足夠的重視，科技檔案管理模式自然難以突破和創(chuàng)新。當(dāng)然，也有一些部門認(rèn)識到了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的重要性，投入資金引進(jìn)了信息技術(shù)，但是后續(xù)的工作沒有迅速跟上，沒有對信息化的科技檔案管理模式進(jìn)行系統(tǒng)思考，對科技檔案的應(yīng)用缺乏章法，自然不可能達(dá)到預(yù)期的效果、發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2 基礎(chǔ)建設(shè)不力

任何新興事物的推進(jìn)，都離不開必要的投入，要推進(jìn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，同樣需不斷夯實信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。由于信息意識淡薄等多種原因，在信息技術(shù)的推進(jìn)方面投入很少，有的連基本的現(xiàn)代信息化設(shè)備也沒有采購，導(dǎo)致信息系統(tǒng)建設(shè)推進(jìn)緩慢，或停滯不前。科技檔案的信息化管理工作是一項系統(tǒng)工程，絕不是輕而易舉的小事，除推出一定的管理舉措，還必須加大信息化硬件、軟件建設(shè)的投入，根據(jù)實際需要進(jìn)行實時更新。這些工作當(dāng)然離不開必要的資金支持，沒有一定的資金投入，科技檔案信息系統(tǒng)自然無法構(gòu)建起來，數(shù)據(jù)更新速度就會滯緩，科技檔案的實際應(yīng)用就得不到保障。需要開展的工作項目比較多，各方面都要費用，但科技檔案方面的投入也需想方設(shè)法籌集資金。

2.3 信息人才欠缺

在信息化的背景下，對信息人才的需求量越來越多。信息化管理模式對工作人員提出了更高的要求，科技檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理能力，而且還要具備信息操作的能力。我國很多科技信息檔案管理人員都身兼多職，由于工作比較繁忙，這些管理人員并不能全身心投入科技檔案管理工作中。專業(yè)化的檔案管理人員非常少，且忽視了檔案管理人員的定向培養(yǎng)，阻礙了檔案管理人員的后天發(fā)展。人才匱乏對科技檔案管理產(chǎn)生了不利影響，一方面，信息化管理無法發(fā)揮效用，另一方面，科技檔案管理效率無法得到提升。由于缺乏必備的檔案管理能力，這些檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)方法對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、收集等，從而浪費了大量的信息技術(shù)資源。一些部門為了構(gòu)建科技檔案管理的信息化系統(tǒng)，引進(jìn)了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。在信息人才欠缺的情況下，現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備也失去了效用，科技檔案管理的信息化舉步維艱。

3 信息化在科技檔案管理中的應(yīng)用舉措

3.1 深化信息觀念

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是時代發(fā)展的大勢所趨，也給各行各業(yè)帶來了極大的便利。作為檔案部門，更應(yīng)走在時代的前列，深化信息觀念，通過加大投入、健全制度、強化管理、培養(yǎng)人才等舉措，大力推進(jìn)科技檔案管理信息化。當(dāng)然，在應(yīng)用信息技術(shù)構(gòu)建科技檔案管理系統(tǒng)時，應(yīng)該注重保護(hù)科技檔案，避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)遺漏、惡意篡改、竊取等問題。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以互聯(lián)網(wǎng)為依托，對于科研機(jī)構(gòu)而言，科技檔案非常重要，科技檔案是工作的基礎(chǔ)，也是科研實踐的依據(jù)。因此，要明確科技檔案管理人員的工作責(zé)任和任務(wù)，建立健全檔案管理制度和保密制度，對檔案借閱者身份進(jìn)行核實，追蹤檔案信息，確保檔案安全合理利用。

3.2 加強基礎(chǔ)建設(shè)

信息化的科技檔案管理，顯然離不開必要的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，應(yīng)該根據(jù)各自的實際加大投入，不斷更新科技檔案信息管理系統(tǒng)，對硬件軟件進(jìn)行檢查和維護(hù)。在構(gòu)建信息化的科技檔案系統(tǒng)時，應(yīng)該派遣專業(yè)的技術(shù)人員，和科技公司進(jìn)行合作，使設(shè)計出來的科技檔案系統(tǒng)完全符合需要。資金有限所以需要做好資金配置工作，避免出現(xiàn)資金流失、資金鏈斷裂等問題。信息化的科技檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具有兼容性，需要對科技檔案技術(shù)進(jìn)行更新，隨時記錄新的檔案數(shù)據(jù)，確保檔案的完整性和科學(xué)性。為了簡化工作步驟，可以對紙質(zhì)科技檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換，通過原文輸入和掃描方法形成電子檔案。

3.3 培養(yǎng)信息人才

管理人員的個人能力直接關(guān)系科技檔案管理的質(zhì)量，管理人員的個人能力越強，科技檔案管理質(zhì)量越高。應(yīng)該認(rèn)識到科技檔案管理人員的重要性，嚴(yán)格管理人員的選拔流程，檢驗管理人員是否掌握信息技術(shù)知識。為了發(fā)揮科技檔案管理的實效性，應(yīng)該設(shè)立專門的信息科技檔案管理部門，并為這個部門配備專業(yè)的信息管理人才。為了增強信息科技檔案管理部門的號召力，可以提供高薪吸引人才的注意力。在日常工作的過程中，應(yīng)該對科技檔案管理人員進(jìn)行定期教育和培訓(xùn)，使管理人員的信息化知識體系與時俱進(jìn)，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時，應(yīng)該邀請信息技術(shù)學(xué)者召開座談會等，讓科技檔案管理人員參與座談會，積極與信息技術(shù)學(xué)者進(jìn)行討論，以實現(xiàn)科技檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變。

4 結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平不斷提升，應(yīng)用范圍也越來越廣泛，更應(yīng)給予高度重視，大力推進(jìn)科技檔案管理信息化，優(yōu)化科技檔案管理，提高工作效率。信息化的科技檔案管理對管理人員、管理制度、基礎(chǔ)設(shè)施等提出了更高的要求，為了提升科技檔案管理水平，須投入更多的資金，引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)，不斷壯大信息人才隊伍，構(gòu)建科學(xué)的科技檔案管理系統(tǒng)，使檔案工作邁上新臺階。

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