中學檔案管理的數字化發展路徑略談

吳錦滿

摘 要：本文對中學檔案管理數字化發展情況進行簡要闡述，說明檔案管理數字化發展中存在的不足，從問題解決的角度出發，對中學檔案管理數字化發展路徑提出一些見解。

關鍵詞：中學；檔案管理；數字化發展

中學檔案管理是對中學學校發展過程中產生的所有信息資料的收集、存儲、流傳和應用的工作。中學學校發展過程中產生的資料十分龐雜，僅僅學生的學籍檔案和教師的人事檔案，就使得檔案管理的難度提升，加之學校項目建設和教育資料，使得中學檔案管理工作愈加繁瑣。在信息時代，互聯網技術的應用幫助中學檔案管理解決了大部分的工作難題，但是在數字化發展過程中仍存在著一些問題，理清問題并明確中學檔案管理數字化發展路徑，是促進中學檔案管理工作發展的唯一途徑，值得我們進行深入的思考探索。

1 中學檔案管理數字化發展情況

數字化檔案管理指的是利用互聯網和信息技術進行檔案管理工作，在中學學校中，檔案管理數字化已經基本實現，師生檔案以及學校發展檔案均有電子版，大多數學校也與社會資源保障局、教育局建立檔案信息聯網。但是，中學檔案數字化發展仍在不斷摸索的過程當中，其中還存在一些問題。

2 中學檔案管理數字化過程中存在的問題

2.1 檔案管理工作人員能力不足導致數字化管理發展慢

中學檔案管理數字化發展的前提是檔案管理工作人員熟悉數字化管理工作，以數字化思維、互聯網思維為核心開展工作，為中學師生提供檔案相關服務。但是實際上，很多學校檔案管理工作人員存在著能力方面的不足，例如，對檔案管理系統接受速度慢、不能主動應對管理系統中出現的問題，甚至有些工作人員對數字化管理存在抗拒態度，這些都導致檔案管理數字化發展緩慢的問題。

2.2 檔案管理投入不足導致數字化管理作用發揮不良

中學檔案管理數字化的發展程度，決定了檔案資料的利用度，而數字化發展速度的指標包括硬件設施的增添、軟件設施的更新以及工作方法更新等多個方面。目前，很多學校做到了檔案管理數字化，但僅限于購入計算機，將原有的紙質檔案轉化成信息檔案，在現有的檔案管理平臺中錄入檔案信息，甚至有些學校對這部分信息錄入的還不完全。很多學校無法為教師提供主動錄入信息的檔案管理服務，大部分教師人事信息仍需要經過檔案管理工作人員一一核對錄入；并且，教師要調取個人檔案，其手續非常繁瑣，除了社會保障檔案和個人工作檔案之外，教師能夠調取的個人檔案是有限的，有些檔案的調取步驟復雜，降低檔案應用的時效性。這意味著，中學檔案數字化管理并沒有完全展示出其優越性。

2.3 檔案管理規劃不足導致數字化發展存在短板

中學檔案數字化管理既要遵循檔案建設規律，也要符合中學教學管理實際需要，構建完善的制度管理體系是中學檔案管理的重要保障。但是，從目前中學檔案管理現狀來看，一些教育主管部門并未將中學階段的數字化管理納入教育管理整體規劃，學校自身也缺少完善的、可操作性強的數字化檔案管理制度體系，檔案管理的制度化、規范化水平依然較低。這就導致了檔案管理數字化存在很多短板問題，例如，有些學校檔案沒有統一格式，同類檔案提交之后不能馬上進入檔案庫，需要二次修改，反而增加了工作量。由此可見，由于規劃不足，不完善，中學檔案管理的數字化發展受到阻礙。

3 中學檔案管理的數字化發展路徑

3.1 提升檔案管理工作者的職業能力

計算機中數據處理、圖像傳輸、文獻資料加工、檔案檢索、借閱、歸還等幾乎涉及檔案的所有業務都有著較為成熟的技術，并逐步實現了中學檔的網絡化、數字化管理，這就要求廣大檔案從業人員加強數字信息技術的學習和應用，開發電子檔案信息資源。中學檔案管理工作人員的信息技術水平有限，由于職業能力不足造成的數字化發展緩慢的問題，仍應從提高工作人員職業能力角度進行整改，這是中學檔案管理數字化發展的主要路徑，提升檔案管理工作者的職業能力，應從以下兩個方面進行：首先，對數字化檔案管理發展所需要的工作者職業能力進行評定和評價，對照學校檔案管理工作者的表現，劃分職業能力等級，發展職業能力限制問題，進行專項培訓；第二，面向社會招聘適合中學檔案管理數字化發展需要的人才，作為一線工作者，直接對檔案管理工作注入新鮮血液。

3.2 加大對數字化檔案管理的資源投入

中學檔案數字化的服務對象主要為社會、教育主管部門、教職工、學校、學生與家長等五個方面，為他們提供檔案目錄檢索、資料查找、借閱、歸還、資源、復制、編研等檔案服務工作，師生和學校管理做好服務。因此，利用檔案數字化查詢速度快、自動化程度高等強大技術優勢，為社會各界做好服務工作是檔案管理數字化發展的目的。這不僅需要檔案管理工作者的工作能力作為基礎，還需要大量的硬件和軟件投入，以及數字化檔案利用相關的資源投入，只有這樣，中學檔案才能真正發揮出價值。中學加大對數字化檔案管理的資源投入，主要包括以下三個方面；第一，加大硬件投入，淘汰老舊的計算機、淘汰可能造成工作誤差、網絡傳播風險的其他硬件設施，更換適合檔案數字化管理工作的硬件設備；第二，加大軟件投入，積極購入適合中學學校的檔案管理系統，有條件的學校，應建立相應的檔案信息網站，實現檔案信息資源共享；第三，加大社會資源投入，聘任檔案管理技術指導員，針對目前的數字化檔案管理工作進行全面分析，尋找提高檔案利用率、擴大檔案服務范圍的有效措施。

3.3 完善檔案管理制度確保數字化進程順利

中學的檔案管理中實施數字化管理的重點內容是對文件實行檔案化建設，這是后續的檔案管理、檔案調取以及檔案服務的關鍵，但是檔案化建設涉及到檔案資料的收集形式和對檔案存儲、調用的規則，即要求全校師生提交檔案時按照固定的程序進行，調取和使用檔案時根據制度規定進行，以保證檔案管理的保密性和科學性，這是確保檔案管理數字化進程順利的基礎。因此，中學學校應重視完善檔案管理制度，通過把電子文件納入檔案管理中，將檔案管理制度進行完善。首先，建立各類檔案標準格式以及填寫說明和提交程序，報送學校各部門以及各班級；其次，建立核對制度，對紙質的檔案所相應的電子文件要及時地進行內容核對，包括核對項目、核對標準以及核對責任分配等；第三，對檔案轉移過程進行規范，包括對文件移交情況進行標注，從而對文件的收集及移交進行情況表明；第四，對于電子文件的檔案化有統一的要求，按照要求進行檔案保存。對檔案應用范圍進行書面明確規定并強調責權歸屬。

4 結論

綜上所述，中學檔案管理已經進入數字化階段，中學學校對檔案管理工作進行硬件投資，但是與數字化檔案發展要求相比，資源投入明顯不足，尤其是檔案管理工作人員職業素質不夠，導致數字化進程緩慢，另外，檔案管理數字化管理制度有缺失，也導致一些短板。基于此，中學檔案管理數字化發展路徑包括以下三個方面，第一，以檔案管理者的能力提升為核心提升數字化管理效力；第二，加大資源投入全面提升數字化進程速度；第三，建立檔案管理規則確保數字化發展順利。希望本文能夠為中學檔案管理數字化發展工作提供幫助。

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