信息化背景下檔案管理改革研究

劉小麗

摘 要：我們當今的時代是信息的時代，隨著互聯網的普及和信息技術的發展，為檔案管理工作的創新發展提供了良好的條件。通過網絡信息及技術在檔案管理工作中的應用，不但有效的提升了檔案管理工作的質量和效率，還有效的提升了檔案資料的安全性。因此，相關的檔案管理部門一定要充分的利用網路信息技術來推動檔案管理工作的創新改革。本文就信息化背景下的檔案管理改革研究做了相關的闡述。

關鍵詞：信息化；檔案管理；改革

檔案管理工作對于任何單位來說都是尤為重要的，通過檔案管理工作的順利實施，不但能夠有效的記錄單位的發展歷史，還能夠為單位的發展規劃提供有效的依據。所謂的檔案管理工作就是將相關的檔案資料進行收集、整理和保存，同時提供各項檔案后期服務。在當今的信息背景下，網絡信息技術已經滲入到了社會的各行各業，促進著各行各業的創新性發展。對于檔案管理工作而言，也應該與時俱進的將網絡信息技術引入到日常的工作之中，以此來有效的推動檔案管理部門的信息化發展進程。

1 信息背景下對檔案管理實施改革的意義

在當今的信息背景下，對檔案管理實施改革是具有重要的意義的。首先，通過網絡信息技術在檔案管理工作中的應用，能夠更加高效的對檔案資源進行整合。在以往開展檔案管理工作的過程中，檔案資料都是由具體的檔案管理部門進行管理，各個部門和地區分散的檔案信息資源無法得到高效的整合，進而對檔案資源的整合工作產生了嚴重的影響。隨著網絡信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用，不但實現了各個部門之間的資源共享，也有效的提升了檔案資源的整合效率，進而為各項檔案后期服務的開展創造了良好的條件。

其次，通過網絡信息技術在檔案管理工作中的應用，能夠有效的提升檔案管理工作的質量和效率。檔案管理工作是一項程序繁雜的工作，不但需要對檔案資料進行收集、整理以及保存，還需要對檔案資料進行統計和價值鑒定等操作。在以往開展檔案管理工作的過程中，不但需要投入大量的人力成本、物力成本以及時間成本，還不能夠確保檔案管理工作的質量和效率，進而對檔案管理部門的發展造成了一定的限制。通過網絡信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用，一方面，有效的簡化了相關的工作程序，降低了檔案管理部門的投入成本；另一方面，有效的提升了檔案調取與檢索的效率，進而提升了檔案管理工作的質量和效率。

最后，通過網絡信息技術在檔案管理工作中的應用，還能夠有效的提升檔案信息資源的安全性。對于檔案管理工作而言，檔案信息資源的安全性是尤為重要的，只有確保了檔案信息資源的安全性，才能夠更好的對檔案信息資源進行保管和利用。在以往開展檔案管理工作的過程中，檔案信息資源主要是紙質的文件。紙質文件在保存的過程中，很容易受到外界因素的影響，比如溫度、濕度以及人為因素等，因此，在現實生活中，紙質文件在保存的過程中很容易出現損毀的情況。通過網絡信息技術的應用，實現了檔案資源的數字化發展。在這種情況下，不但有效的提升檔案信息資源的安全性，還為檔案信息資源的儲存創造了良好的條件，節省了大量的現實儲存空間。

2 信息化背景下檔案管理的改革措施

2.1 加強檔案管理部門的信息化管理意識

首先，相關的檔案管理部門要不斷的加強對網絡信息技術的重視程度，將強對網路信息技術的宣傳，使部門的領導和工作人員都能夠深入的認識到網路信息技術在檔案管理改革過程發揮的重要作用。其次，檔案管理部門還要對現有的檔案管理人員開展相關的信息化管理培訓，向其普及相關的信息化管理知識。使其能夠迅速的適應信息化的檔案管理模式。在此過程中，一方面要確保檔案管理人員能夠熟練掌握相關的信息化管理技術；另一方面，還要使其能夠逐步的樹立起良好的信息化管理意識，使其能夠更好的去開展相關的工作，進而提升檔案管理工作的質量和效率。另外，也可以適時的引入信息管理方面的專業人才，以此來有效的提升檔案管理工作隊伍的整體實力。

2.2 科學合理的制定信息化檔案管理制度

在當今的信息背景下，如果想要切實的推動檔案管理部門的信息化發展進程，就要構建出完善的信息化檔案管理制度。首先，要結合檔案管理部門的信息化發展需求來制定出相應的信息化檔案管理規范與流程，明確檔案管理人員的工作職責，以此來確保相關的檔案管理人員能夠按照制規范來開展相關的工作，進而減少工作中的失誤，確保工作的質量。其次，檔案理部門還要制定出相關的監督制度，以此來確保信息化檔案管理制度的貫徹落實。另外，檔案管理部門還應該制定出相關的工作考核制度，定期的對檔案管理人員開展工作考核，促使其嚴格的遵守信息化檔案管理制度的相關規定。

2.3 構建出完善的信息化檔案管理系統

首先，要對網絡基礎設施的建設予以高度的重視，這是實現檔案管理信息化發展的基礎保障。在此過程中，一方面要結合檔案管理部門的信息化發展需求來購置相關的網絡設備和應用軟件；另一方面要充分的利用當今現象的網絡信息技術，比如數據庫技術、多媒體技術以及計算機技術等，以此來為檔案信息資源的數字化發展提供強大的助力。其次，構建出完善的信息化檔案管理系統，使其能夠具備較高的實用性。在此過程中，一方面要大力的推動紙質檔案資料的數字化發展，以此來實現檔案信息資源的信息化和數據化；另一方面，要不斷的提升檔案信息資源的使用效率，建立起相應的檔案信息查詢平臺，以此來實現檔案信息資源的共享。最后，要不斷的加強相關的信息安全保障措施，在此過程中，一方面，要對信息化檔案管理系統進行定期的維護，以此來消除系統可能存在的安全隱患；另一方面，科學合理的制定信息化檔案管理系統的操作權限，以此來有效的防止人為泄露信息的情況出現。

3 結束語

綜上所述，在當今的信息背景下，通過網絡信息技術來對檔案管理實施改革是具有重要的意義的。因此，相關的檔案管理部門一定要予以高度的重視，不斷的加強自身的信息化管理意識，制定出相應的管理制度，構建出完善的信息化檔案管理系統，促進檔案管理水平的不斷提升。

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