檔案數字化信息長期保存策略的關鍵問題

李思源

摘 要：21世紀是信息化的世界，信息化發展已經成為了世界各國謀求發展的共識。在信息時代，人們利用計算機技術和互聯網知識為現實世界極大地提供了很多便利，知識與信息是各個行業中的最重要的組成要素。新中國成立以來，我國檔案管理科學的發展速度非常快，理論發展相對成熟，隨著計算機技術以及數字化技術的發展，檔案管理已經逐步從傳統的紙質版檔案保存轉換為數字化檔案保存上，這種技術也并日臻完善。通過計算機技術以及數字化技術，為檔案保存解決了很多疑難問題，本文主要介紹檔案數字化信息長期保存策略中的關鍵問題的解決方法。

關鍵詞：檔案管理；數字化；保存期；保存效率

1 檔案數字化信息長期保存的不足之處

隨著計算機科學技術的迅速發展，數字化技術已經廣泛應用到各行各業，現階段，我國檔案管理工作也開始利用數字換技術開展工作，檔案管理工作模式和工作方法產生了很大的改變，并且在檔案管理工作中，數字化也凸顯出了很多的優點。

檔案管理工作已經開始向數字化方向轉變工作思維，數字化檔案管理工作更加具有可行性，適應時代和科技的發展，很多檔案管理員也是越來越喜歡數字化檔案管理工作[1]。

檔案數字化信息保存可以統一字體、字跡等，都可以用數字化的方法進行統一，這就極大地減少了紙質檔案保存的弊端，同時檔案數字化信息保存方便快捷，效率高，但也存在著一定的缺陷與不足。

在“互聯網信息時代”下，一部分檔案管理局或檔案管理部門的數字化技術接受程度嚴重不足，沒有掌握核心的數字化技術，這些數字化技術往往是制約數字化檔案管理工作模式改革的關鍵，造成數字化規整度不強、資源缺失的現象。一方面，數字化檔案管理工作模式仍然停留在數字化檔案管理工作的初步發展階段，檔案管理員能夠進行數字化，卻不能及時進行系統和數字化方法的升級，忽略了先進的數字化方法對數字化檔案管理工作的重要性[2]。因此，很多檔案管理員對數字化時代下的數字化檔案管理工作認知存在很大的差別，部分管理員對數字化檔案管理工作的適應能力不強，學習效率比較低，甚至是不愿意接觸數字化，檔案管理方面的領導也沒有正確地引導工作人員選擇良好的數字化工作模式。

另一方面，很多紙質檔案的原件字體的大小不一、字跡顏色和筆跡都存在很大的差別、紙張材料及薄厚程度往往也有所不同，這些不同會隨著時間的推移發生更大的變化，這對檔案的保存產生了很多問題。

2 檔案數字化信息保存方法

在檔案數字化信息保存中，備份的方法有很多種，并且需要用不同的方法進行備份，以便防止數字檔案丟失。例如，如果進行圖像檔案的備份，可以通過掃描圖像存儲的方式進行，在掃描圖像中通常采用TIFF、JPEG以及無損壓縮JPEG2000這三種格式。這三種格式各有利弊，現就TIFF、JPEG以及無損壓縮JPEG2000這三種格式的優缺點進行比較分析。

TIFF是Tagged Image File Format格式的縮寫，這種格式比較靈活，適用于保存照片和藝術圖這種檔案信息，圖像質量較高，因此所需內存比較大。JPEG是Joint Photographic Experts Group格式的縮寫，這是一種應用廣泛的文件格式，但是JPEG是一種有損壓縮圖像文件格式，能夠在存儲的過程中去除數據冗余，能夠利用最少的磁盤空間存儲質量較高的圖像。JPEG2000圖像文件格式是JPEG經過改進后的圖像格式，在進行壓縮的時候，管理員可以自主選擇進行有損壓縮和無損壓縮。在傳輸數據的情況下，JPEG2000先傳輸圖像的輪廓，然后在數據傳輸的過程中，JPEG2000可以逐漸傳輸數據，圖像從低分辨率逐漸過渡顯示為高分辨率圖像[3]。

3 檔案數字化信息長期保存措施

信息技術是當今社會發展最迅速的科學技術之一，檔案管理工作也已經開始利用數字化技術進行管理工作，未來我國的數字化檔案管理工作將會成為檔案管理工作的主流方法。數字化檔案管理工作除了上文中所介紹的不足之處之外，還要一個問題，就是數字檔案的長期保存問題。

在數字化檔案管理工作中，需要經過圖像掃描、格式轉化、縮微品輸出、拷貝沖洗等多個環節，每個環節自然都有可能出現數字信息丟失問題。現就如何增加檔案數字化信息保存期限進行闡述。

對數字化檔案實現長期保存，必須對檔案數字化信息保存工作實現規范化，這樣助于加快推進檔案數字化進程。數字化圖像的主要技術參數有：圖像文件格式為TIFF，全彩色（RGB）、24bit真彩色輸出，分辨率大于或等于300dpi，單頁檔案尺寸不可以超過A3尺寸標準畫幅，且為100%原大尺寸掃描[4]。

很多紙質檔案的原件字體的大小不一、字跡顏色和筆跡都存在很大的差別、紙張材料及薄厚程度往往也有所不同，這些不同會隨著時間的推移發生更大的變化，這對檔案的保存產生了很多問題。檔案數字化信息要想長久保存，可以統一字體、字跡等，都可以用數字化的方法進行統一，利用上文所述保存格式進行保存，這就極大地減少了紙質檔案保存的弊端，同時檔案數字化信息保存方便快捷，效率高[5]。

很多檔案管理工作的對象是文獻史料，這些文獻史料通常具有珍貴的保存與利用價值。檔案數字化工作可以利用先進的科學技術，保存這些文獻史料，延長文獻史料的生命期，幫助其保持文獻資料的原貌。

4 總結

近年來，我國檔案管理科學逐漸規范化，理論發展進步非常快，將檔案管理進行數字化是時代發展的必然需求，同時，解決數字化檔案的長久保存問題，對于檔案管理人員來說也是一個挑戰。本文主要介紹檔案數字化信息長期保存策略中的關鍵問題的解決方法為從事檔案管理的工作人員提供建議。

參考文獻

[1]齊宗元.檔案數字化信息長期保存策略的關鍵問題淺析[J].中國管理信息化，2013（13）：69-69.

[2]張美芳，馬丹寧.聲像檔案數字化搶救中存儲與長期保存策略的研究[J].數字與縮微影像，2007（1）：26-29.

[3]肖秋會，張瑜.非結構化數字檔案資源長期保存的挑戰及應對策略[J].中國檔案，2016（7）：74-77.

[4]王巍.數字檔案長期安全保存存在的問題與對策[J].中國建設信息，2008（4）：12-14.

[5]郭秀鳳.數字化檔案長期保存的問題及解決對策研究[J].蘭臺內外，2015（6）：25-25.