加強政府機關檔案管理的策略

吳欣茵

摘 要：檔案管理是政府機關日常工作之一，其工作內容涉及社會公共事務管理的方方面面的內容，其工作水平的高低與社會信息的流通以及經濟的發展息息相關。但是就目前我國政府機關的檔案管理而言，由于重視程度和人才支持不夠，很多工作的開展都已經顯著落后于科技進步的步伐以及政務信息公開的需求，為此，筆者在對政府機關檔案管理內容和意義進行論述的基礎上，對目前我國政府機關檔案管理水平不高的原因進行了分析，并針對問題從隊伍建設、科技水平提升以及檔案管理、檔案利用等角度進行了對策研究。希望本文的論述能夠為我國政府機關檔案管理，特別是基層政府機關的檔案管理提供合理化建議，從而促進我國政府機關檔案管理工作水平的不斷提升。

關鍵詞：政府機關；檔案管理；問題；對策

近年來，隨著信息技術和互聯網技術的進步，我國的政府工作效能不斷提升，得到了社會的廣泛好評。面對社會信息的快速流動，政務信息作為涉及國計民生、各行各業發展的權威性內容，其信息的開放、共享程度對于社會經濟、文化的發展有著重要的影響，但是作為政務信息公開的基礎數據以及政府公共事務管理的一個重要方面，機關檔案管理工作的受重視程度和管理水平提升速度卻明顯滯后于政府的其他服務工作，成為政府工作中的“短板”。為此，只有透徹研究當前政府機關檔案管理工作中的不足，并通過完善的工作激勵機制，不斷創新工作手段，改良工作作風，才能逐步實現政府機關檔案管理的科學化，才能發揮出政府機關檔案應有的社會服務價值。

1 政府機關檔案管理的內涵分析

1.1 政府機關檔案管理的內容

政府機關檔案，是將各級人民政府及其職能部門在依法行使行政管理權力、履行公共服務義務的過程當中積累的信息進行采集、整理、保存和利用的全過程，它是以政府為組織者，廣泛向社會收集的各類信息，具有資源豐富、品質優良、采集壟斷和傳遞可控等特征[1]。政府機關檔案跟隨政府工作變化而不斷變化，是對政府工作對象變化過程的完整記錄，因此能夠有效反映出政府職能活動以及機關的真實歷史面貌。

1.2 政府機關檔案管理的意義

作為政府信息的有效管理過程，政府機關的檔案管理，可以有效對政府執政過程中的各項數據進行記錄，并對各種文件進行有效的分類，一方面可以為相關部門的資料查找提供相當大的便利，方便政府在吸收前人經驗、借鑒前人教訓的基礎上不斷改革創新，促進政府執政水平的提升；另一方面，在政務信息公開力度不斷加強的今天，政府機關檔案的合理、科學利用，能夠最大程度的消除政府信息與公眾獲取的政府信息之間的不均等現象，從而促進法治社會的建立，使民眾的知情權、監督權得以實現，使政府的執政水平和執政能力有所提升。此外，政府機關檔案中包含了社會生活和發展中的各種經濟信息、政治信息、文化信息等等，具有真實性、指導性、權威性和全面性，它不只是政府活動的重要資源，更是社會的寶貴財富，對這些信息進行有效的利用，能夠為社會上廣泛的個體和組織發展提供明確的發現和有效的規劃、指導，可以促進社會信息的有效流動與銜接，對于活躍社會經濟、文化生活有著重大的意義[2]。

2 目前我國政府機關檔案管理工作水平不高的原因分析

2.1 政府對于檔案管理工作的重視程度不足，導致工作方法和人員配備嚴重不足

在傳統理念的影響之下，體制內的很多干部和工作人員對于“信息即資源”這一概念的認識和理解程度遠遠不足，更沒有認識到政府機關檔案中蘊含的巨大價值，因此只將檔案管理看作是內部資料的留存，導致多年來我國政府機關檔案管理的工作方式缺乏創新，人員配備上也嚴重不足。目前，我國政府機關的檔案管理工作大多數是由非專業出身的工作人員或者年齡較大、即將退休的工作人員來完成，檔案管理工作的現代化進程開展的一直較為散漫，現代化程度不高，再加上缺乏針對檔案管理工作的監督機制和管理制度，更是使得政府機關檔案管理水平嚴重落后于政府其他的管理工作水平。

2.2 檔案管理工作全過程中的各種疏漏，導致機關檔案的價值不能完全實現

政府機關檔案涉及面廣、資源較為分散，要想實現其應有的社會價值，就必須保證信息的整合度和針對性。但是在傳統的檔案管理工作當中，由于政府部門之間工作的連續性不強，導致檔案管理中出現了較為嚴重的“信息孤島”問題；再加上技術方面的限制，更是使我國政府機關檔案的信息化水平、電子化水平不高，影響了檔案利用價值的發揮，這也直接導致了目前我國政務信息公開工作的效率不高、公開范圍不足、公開信息的價值不高、公信力缺失等問題。

3 加強政府機關檔案管理工作水平的策略

3.1 完善管理機制，加強隊伍建設

在新的時代發展形勢之下，我國政府部門要想切實提高檔案的管理水平，提升檔案的價值發揮能力，就必須首先從思想理念上入手，切實做好管理機制的創新和工作人員的培訓工作。一方面，要優化政府檔案管理部門的工作機制，建立有效的工作責任制和績效激勵制度，加強日常工作中的檢查和監督，從而使檔案管理工作同其他政府服務工作一樣，在監督和激勵的雙重作用下良好運行；另外一方面，要不斷充實政府機關檔案管理工作人員隊伍，既要在系統內部做好相關責任人的培訓工作，使其認識到技術進步、效率提升對于檔案管理工作的意義以及檔案管理工作水平的提升對于社會發展產生的深遠影響；又要不斷引進和培養人才，加強檔案管理專業知識、計算機知識和技術、大數據時代信息資源的挖掘和普及知識的培訓工作，使廣大政府機關檔案管理人員的專業技能得到明顯的提升、工作的積極、主動性明顯提高。

3.2 不斷更新軟硬件設備，加快檔案管理的信息化、電子化進程

政府部門應該重視對于機關檔案管理工作的投入，在資金上大力支持檔案管理軟硬件設施的更新工作，盡快實現辦公系統的自動化及全覆蓋；要加強政府機關檔案管理部門與政府其他職能部門的辦公系統對接，使內部文件的傳輸更加快捷、便利，從而有效避免資料收集過程中的遺失、效率低下、信息孤島等問題，實現政府各部門之間的信息共享。

3.3 調整工作思路，重視做好檔案的收集和整理工作

信息、文件收集和入檔工作水平的高低，對于政府機關檔案的價值挖掘有著重要的影響，為此，政府檔案管理部門一定要不斷調整思路，特別重視做好檔案的收集和整理工作。一方面，應該在檔案收集范圍上下功夫，在收集檔案過程當中，不只要考慮相關資料對于政府的價值，還要考慮檔案資料對于社會生產和民眾生活需求的重要價值，從而不斷充實政府機關檔案資料，為檔案價值的發揮提供信息保障；另一方面，要重視做好檔案的整理工作，要利用信息化、數字化手段對機關檔案進行科學的分類，對檔案的保密等級進行合理的劃定，從而保障后續檔案利用過程中的針對性和公開性。

3.4 增強檔案利用的主動性，為政府政務信息公開做好保障

政府機關檔案管理部門應該不斷完善檔案利用手段，加強政府部門之間跨部門、跨地區、跨領域的資源共享和互聯互動，以此提高政府檔案管理的整體效能；要不斷完善政府檔案公開手段，建立特定的公開途徑，比如，建立信息資源采集、存儲、共享、開放與一體化的大數據平臺，積極推行云服務模式，保證檔案查閱、使用的便捷性、及時性和親民性[3]。

4 結語

政府機關檔案的涉及面廣、價值潛力大，只有認清當前管理工作中的不足，積極探究改善政府機關檔案管理工作的策略和方法，才能保證檔案制度的健全化、檔案管理的科學化和檔案利用的社會化、透明化，從而有效提升政府機關檔案的管理和服務水平。

參考文獻

[1]吳慶皊.社會信息化背景下完善機關檔案管理的策略[J].蘭臺世界，2015，（35）：67-68.

[2]農桂山.政府機關檔案室信息保密與公開的實施策略[J].蘭臺世界，2018，（6）：65-67.

[3]孫麗.新時期政府機關檔案管理工作實踐思考[J].人力資源管理，2018，（1）：213-214.