“互聯(lián)網(wǎng)+”在科技檔案管理中的運(yùn)用

盧加慧

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展改變了人們學(xué)習(xí)、工作、生活方式，對推動社會進(jìn)行有重要影響。對科技檔案管理工作而言，應(yīng)從認(rèn)識到“互聯(lián)網(wǎng)+”對自身發(fā)展作用，適應(yīng)時代發(fā)展及環(huán)境發(fā)展需求，拓展視野，追求發(fā)展。科技檔案管理自身有一定信息基礎(chǔ)，應(yīng)將檔案工作向電子化、數(shù)字化方向發(fā)展，以大數(shù)據(jù)、線上共享等方式推動檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合，為科技工作人員提供便捷服務(wù)。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；科技；檔案管理；方式

“互聯(lián)網(wǎng)+”是對多項工作融合的概念，其以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，提倡將工業(yè)、商業(yè)、金融等融合起來，以創(chuàng)新延長產(chǎn)業(yè)鏈，增加互聯(lián)網(wǎng)核心價值。因此，“互聯(lián)網(wǎng)+”被人們廣泛關(guān)注，其將產(chǎn)業(yè)和互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系起來，以信息通信、線上平臺，為傳統(tǒng)行業(yè)發(fā)展創(chuàng)造新時代發(fā)展形態(tài)[1]。當(dāng)下正處于信息時代高速發(fā)展使其，互聯(lián)網(wǎng)和各行業(yè)充分融合，對科技檔案管理發(fā)展具有重要意義，可以有效優(yōu)化傳統(tǒng)科技檔案管理中的弊端，以現(xiàn)代化技術(shù)提高檔案管理質(zhì)量及效率。

1 傳統(tǒng)科技檔案管理弊端

“信息即知識”是知識經(jīng)濟(jì)特點(diǎn)，科技檔案管理是科研單位工作的重要組成，其將資料數(shù)據(jù)及科研成果統(tǒng)一記錄，形成信息資源，將數(shù)據(jù)保存并傳播。但是，傳統(tǒng)科技檔案管理具有一定弊端。

1.1 以紙質(zhì)檔案儲存為主

傳統(tǒng)檔案管理中注重以紙質(zhì)文件為“證據(jù)”，片面性觀念影響檔案管理工作開展，其檔案管理給予紙質(zhì)檔案過多重視，以管理要求，紙質(zhì)檔案儲存不僅控制溫度、濕度，還要控制分類、防蟲，紙質(zhì)檔案儲存占用大量空間，投入大量成本。長久發(fā)展下來，紙質(zhì)檔案后期維護(hù)及庫房建立消耗大量資金，不利于其長久發(fā)展[2]。

1.2 查閱利用效率低

科技檔案包含當(dāng)下眾多科技成果，對科研事業(yè)進(jìn)步、借鑒發(fā)展具有重要意義。但是，傳統(tǒng)科技成果檔案以紙質(zhì)保存，查找需專業(yè)人員按照目錄檢索，查詢位置后深入檔案室查找，查找效率低下，不能發(fā)揮科技檔案實(shí)際價值。

1.3 共享率低

科技檔案管理的初衷，就是記錄科研成果，以便日后科技人員在原有技術(shù)的基礎(chǔ)上對金屬進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，為科技人員研究技術(shù)提供經(jīng)驗及借鑒。但是，傳統(tǒng)科技檔案管理以紙質(zhì)檔案管理為主，一些檔案查找不便，借閱有限，且多次借閱后可能會對檔案造成一定破壞，不能充分利用檔案，實(shí)際共享率有限，科技檔案利用價值大大降低。

1.4 科技檔案歸檔率低

科研單位對科技檔案管理工作認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理只是對檔案進(jìn)行整理，沒有認(rèn)識到管理工作對檔案安全性、利用率的促進(jìn)作用，科技文件實(shí)際歸檔率較低，科技活動及項目開發(fā)檔案只是對立項檔案歸檔，缺乏對項目研究中檔案數(shù)據(jù)、項目結(jié)題驗收、驗證等檔案的歸檔。

1.5 科技檔案管理不當(dāng)

管理不當(dāng)主要是傳統(tǒng)科技檔案管理屬于分散管理，單位將檔案管理分散到各個部門，一些單位科研人員對科研成果的把持，使大量科技人員分散在科技人員中。科技項目中關(guān)鍵數(shù)據(jù)掌握在個人受眾，以被篡改或加工，檔案存在可信度風(fēng)險，自身價值受到威脅[3]。

1.6 科技檔案法律法規(guī)薄弱

法律法規(guī)薄弱主要集中在檔案保密性方面，在國家立法中對檔案保密性的闡述有待優(yōu)化。其中，《中華人民共和國保守國家秘密法》中對保密給予明確規(guī)定，但是在新時期計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)步影響下，在科技檔案保密性上展現(xiàn)出明顯的滯后性，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展會科技檔案保密性帶來一定挑戰(zhàn)。此外，科技報告制度不完善，對檔案公開、共享等缺乏明確的規(guī)范支持，導(dǎo)致科技檔案共享利用無法推廣發(fā)展。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”下的科技檔案管理發(fā)展方向

互聯(lián)網(wǎng)推廣發(fā)展為科技檔案管理可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。應(yīng)注重互聯(lián)網(wǎng)和檔案資源管理工作的有機(jī)結(jié)合，以互聯(lián)網(wǎng)對科技檔案管理創(chuàng)新，提高其生產(chǎn)力。

2.1 以“互聯(lián)網(wǎng)+”規(guī)范科技檔案管理

針對傳統(tǒng)科技檔案管理弊端，其管理人員不能及時獲取檔案文件，搜尋查找浪費(fèi)大量時間，需對檔案整體分析時不能達(dá)到要求。一些檔案雖然儲存完好，但是其自身價值遭到埋沒，檔案散落、信息缺失、歸檔錯誤等，使得需要使用檔案時不能及時查找到準(zhǔn)確檔案，科技檔案失去借鑒性作用。在此方面，需結(jié)合信息技術(shù)，以信息資源共享理念，構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)管理平臺，實(shí)現(xiàn)高效管理。在歸檔及借閱上，應(yīng)注重節(jié)約歸檔及借閱步驟時間，確保查閱利用的高效性。當(dāng)下，應(yīng)向科技檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化不斷發(fā)展，以引入互聯(lián)網(wǎng)為契機(jī)，提高工作效率。

2.2 以“互聯(lián)網(wǎng)+”實(shí)現(xiàn)科技檔案資源共享

將“互聯(lián)網(wǎng)+”引入到工作中，其并不是在傳統(tǒng)檔案管理上疊加“互聯(lián)網(wǎng)+”，其以互聯(lián)網(wǎng)平臺為支持，將網(wǎng)絡(luò)和檔案管理融合，創(chuàng)造新發(fā)展，形成新的社會生態(tài)。應(yīng)充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在社會資源共享上的優(yōu)勢，將互聯(lián)網(wǎng)自身成果融入到社會當(dāng)中。科技檔案管理工作要為社會提供立體化服務(wù)，在互聯(lián)網(wǎng)支持下，開展全方位、社會化信息服務(wù)，滿足公眾對信息服務(wù)需求，對科技檔案信息實(shí)時一元化管理，結(jié)合圖書、科技文件、互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)、大數(shù)據(jù)分析、交流結(jié)果等，實(shí)現(xiàn)有效資源共享。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”下，科技檔案管理的創(chuàng)新建議

3.1 建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫

應(yīng)加強(qiáng)對科技檔案的收集，將收集工作向完整性、準(zhǔn)確性和及時性發(fā)展，提高科技檔案實(shí)際價值。可加強(qiáng)頂層設(shè)計，建立統(tǒng)一的管理平臺及科技檔案歸檔中心，不同部門聯(lián)動工作，實(shí)現(xiàn)對的部門科技人員檔案文件的全面收集。科技檔案收集中，應(yīng)擴(kuò)大視野，了解檔案范圍、內(nèi)容，對需歸檔部門具體工作落實(shí)到的經(jīng)辦人員。歸檔同一時間，建立不同項檔案目錄，搜集科研項目全工程記錄性檔案。

應(yīng)優(yōu)化硬件設(shè)施，引進(jìn)計算機(jī)、電子識別、電子掃描等硬件設(shè)備，優(yōu)化資源整合，安裝并更新檔案管理軟件，以快捷檔案信息管理系統(tǒng)，按照文書、科技、科研成果、著作、獎勵等分類，完善數(shù)據(jù)庫。針對某些單位科技信息龐大現(xiàn)象，應(yīng)采用科學(xué)信息采集技術(shù)的，以信息資源平愛，實(shí)現(xiàn)對大數(shù)據(jù)整理集成，為科技檔案后期管理、利用提供便利。

3.2 實(shí)施專業(yè)化檔案管理

實(shí)施專業(yè)化管理需要及時轉(zhuǎn)變自身思想觀念。科技檔案管理應(yīng)為科研工作提供便利，為其提供借鑒思考，因此，檔案管理要結(jié)合科研生產(chǎn)工作，兩者相互促進(jìn)，相互發(fā)展。互聯(lián)網(wǎng)支持下的科技檔案管理工作不僅僅是對科技檔案的管理，還包括對不同單位領(lǐng)導(dǎo)議事日程內(nèi)容分析記錄，需不同部門工作人員相互配合。科技檔案管理人員積極宣傳《檔案法》，將檔案管理工作深入科研單位中，引起單位領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，創(chuàng)造出良好的管理環(huán)境。在管理架構(gòu)上，需要專業(yè)性機(jī)構(gòu)和人員開展管理，以確保管理高效性。應(yīng)強(qiáng)化對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，確保管理人員能夠適應(yīng)檔案管理數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)高素質(zhì)管理隊伍。

3.3 重置流程，建立健全管理體系

重置流程是在互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化技術(shù)及自動化支持下，針對檔案管理現(xiàn)狀，對其重新安排，具體工作落實(shí)到實(shí)際中去，加強(qiáng)管理人員和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的配合，提高管理效率。考慮到科技檔案管理制度，應(yīng)規(guī)范業(yè)務(wù)流程，按照標(biāo)準(zhǔn)開展管理工作，在檔案歸檔前、歸檔后、借閱使用中等落實(shí)管理，實(shí)現(xiàn)全過程管理。科研工作開展中，檔案管理人員要參與進(jìn)來，將檔案的管理工作和科研管理結(jié)合起來，科技檔案管理人員參與項目總結(jié)、成果獎勵等，保證技術(shù)文件及時歸檔。“互聯(lián)網(wǎng)+”下的科技檔案工作，應(yīng)建立數(shù)字化檔案檢索體系，重視科技資料及時歸檔，將歸檔工作和績效考核制度聯(lián)系起來，提高檔案管理工作人員積極性，推動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和科技檔案結(jié)合。

3.4 注重檔案開發(fā)利用

以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持，管理人員收集并發(fā)布信息，建立開放性、信息化檔案管理，挖掘檔案深層價值，將檔案變化活躍性信息，開發(fā)科技檔案。對應(yīng)部門應(yīng)網(wǎng)絡(luò)上，積極開發(fā)檔案信息資源，為科技生產(chǎn)奠定基礎(chǔ)。可圍繞科研工作，對數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納分析，獲取專業(yè)相關(guān)信息，為科研工作者提供合理服務(wù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，對“互聯(lián)網(wǎng)+”在科技檔案管理中的運(yùn)用分析，應(yīng)在了解“互聯(lián)網(wǎng)+”的前提下，分析傳統(tǒng)科技檔案管理弊端，有針對性的提出“互聯(lián)網(wǎng)+”下的科技檔案管理發(fā)展方向，并對科技檔案管理提出創(chuàng)新建議：建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫；實(shí)施專業(yè)化檔案管理；重置流程，建立健全管理體系；注重檔案開發(fā)利用。

參考文獻(xiàn)

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