淺析新形勢下機關檔案管理中存在的問題及對策

馬麗

摘 要：目前，我國經濟發展十分迅速，在服務體系中有了更高的要求。而為了適應新形勢的發展要求，機關單位不得不將管理模式在實踐中通過不斷摸索來進行體制改革，且在其中認識到檔案管理的重要性，但在管理人事檔案的時候也存在很多問題需要我們去解決。本文通過對管理中存在的問題來提出策略，從而促進人事檔案管理的發展。

關鍵詞：人事檔案管理；問題；策略

機關的檔案是記錄其工作以及發展的重要憑證，也是促進其后續工作良好開展的重要保障，只有從基礎層面得到了加強，才能有助于機關檔案管理工作效率水平的提高。通過從理論上對機關檔案加強研究，就能為實際管理工作起到一定啟示作用。

1 機關檔案管理當中存在的具體問題

1.1 檔案管理的標準化建設不夠重視

首先，缺乏標準化制度的建設。機關單位的工作比較繁雜，各種制度相對健全，相對而言，檔案管理的制度建設不夠。有的機關檔案管理制度不夠健全，有的即使有相關的制度，由于缺乏改革和創新，導致在管理當中不適用。其次，檔案管理當中沒有設置專門的管理人員。管理人員一般由辦公室當中的工作人員兼職，由于缺乏管理的專業素養與實踐，難以實現標準化的檔案管理。第三，檔案管理方面的投入不足。機關在檔案管理方面的資金、人力和物資的投入都有一定欠缺，檔案信息化建設缺少一定的設備，影響了標準化建設。第四，檔案分類不明確。由于機關當中的檔案資料種類繁多，管理缺乏科學性，導致分類不明。

1.2 管理人員專業水平需要提高

由于對人事檔案的管理工作不夠重視，導致管理人員的專業性不夠強，甚至是非專業出身，那么對人事檔案管理的專業性知識則嚴重缺乏。人員調動過程中，新任的檔案管理人員自學能力差，工作中存在一定的畏懼情緒，人事檔案業務主管部門組織舉辦系統專業的知識培訓較少，傳、幫、帶和銜接工作不到位。同時職工對檔案的相關要求及材料的收集、整理之類的都不太了解，導致難以滿足崗位的需求，使得人事檔案管理工作并不到位。

1.3 機關工作人員不穩定

檔案管理工作在發展過程中，由于機關人員工作不穩定，對檔案工作本身也會造成嚴重的影響。一是一些專職或兼職的檔案人員對于工作的責任心不強，不能靜下心來對檔案工作做一個長遠的規劃。二是檔案的工作人員對檔案業務知識了解不透徹，很多管理人員對于這個工作崗位的知識想象得太過簡單。三是對相關的管理和收集資料工作不熟悉，不能從大方面上把握檔案管理的節奏。因此，造成檔案管理上缺乏持續性。四是由于檔案管理人員的水平參差不齊，或是檔案工作人員身兼數職，檔案管理者年齡較大，對檔案工作的投入精力少，有些工作不能及時處理，從而嚴重影響了檔案工作的發展。

1.4 信息化基礎設施建設不完善

處在當前信息化發展時期，機關檔案管理質量水平的提高，要充分注重檔案管理信息化目標的實現，這也是提高檔案管理效率的重要途徑。但是當前的一些機關在檔案管理工作方面，沒有將信息化建設工作加以重視，檔案管理信息化的基礎設施不完善的現象還比較突出，軟硬件建設沒有結合實際的需求進行完善，這就影響了檔案管理信息化的進一步發展。

1.5 檔案管理的電子信息化程度低

機關當中的檔案多以紙質形式進行保存，很少將文件進行電子化處理，即使有的文件進行了電子化處理，并沒有存入電子檔案當中。檔案的電子化程度低，不便于查詢，影響了檔案歸檔之后的使用率和查詢率都很低。

2 實現機關檔案標準化管理的策略

2.1 加強機關檔案信息化的建設

實現檔案資料的數字化管理，將所有的檔案資料數字化，實現資料數據的永久保存，實行紙質文件與電子信息共同運行的管理模式。應用軟件系統完成數字化檔案平臺的構建，強化電子信息的歸檔與管理工作，建立相關的工作規范與技術方面的保障。建設機關檔案的網站搜索系統，方面檔案資料的查詢與利用。

2.2 專業培訓促進管理發展

通過培訓來提高職工的專業水平以及職業素養，實現事業單位人事檔案管理水平的進一步發展。隨著我國經濟技術的發展，事業單位在不斷地改革，在改革的過程中職工的素養、專業水平及技能等都在不斷的改革，只為了促進事業單位的發展。那么在事業單位中，根據需要來對人事檔案管理進行專項的培訓，通過多種方式促進知識的吸收，提升自身的水平。

2.3 檔案管理方式的創新

新形勢下機關檔案管理工作的開展，就要能從管理的方式上進行創新，從傳統的實體檔案管理向著信息檔案管理轉移，通過對網絡技術以及計算機技術等科學應用，提高機關檔案信息的數字化程度，加強數字化檔案建設的整體力度。將信息化技術和機關的檔案管理工作進行科學對接，提高檔案管理的方式，就能有助于檔案管理工作的整體質量水平的提高，這也是提高機關單位發展競爭力的重要途徑。

2.4 樹立科學的機關檔案管理理念

隨著信息化、電子化的不斷發展和普及，電子建檔制度已經成為新時期機關檔案發展的重要形式。電子檔案管理技術也會成為未來機關檔案管理趨勢。在新形勢下，很多單位已經采用了這種管理方法，電子檔案的管理水平、技術水平也在不斷提高，基本也實現了在計算機中將紙質文件與電子檔案管理一體化。所以從目前的發展中可以看出，電子檔案已經成為檔案管理的自動化發展形勢。因此，也要認識到電子檔案中采取的收集、存儲、管理和歸檔是必須在計算機設備上完成的。所以單位就要樹立機關檔案管理工作的創新理念，加強推廣電子檔案的優勢，定期組織相關人員學習電子檔案管理工作。還要開展好檔案管理工作中的硬件設備維護工作，從而保證檔案在管理過程中不會出現受損現象。

2.5 強化機關檔案法律法規的建設

加快完善機關檔案管理的相關法規和規范，建立健全檔案管理當中的相關制度，對相關人員的進行嚴格的崗前培訓，組織其學習檔案管理的法律法規方面的知識，為工作人員樹立起依法管理的工作理念，提高其專業素養和工作能力。

3 結語

在新形勢下，檔案管理的標準化與規范化是實現檔案的高效與標準化的管理基礎和前提，也能有效提升管理工作的效率。要機關檔案管理的標準化建設，就要解決目前管理工作中存在的一些具體的問題，通過有效的措施保證機關檔案管理實現標準化的工作，確保檔案資料管理的安全性和有效性，使檔案資料最大限度地發揮其價值。

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