醫院干部人事檔案管理中信息技術的實踐

朱坤

摘 要：醫院的人事檔案管理工作是醫院各項管理事務的重點內容，能夠保障醫院的安全、穩定運行，并且強化醫院對各項資源的優化配置。在當前的市場經濟形勢下，醫院面臨著較嚴峻的競爭，為此，需特別加強完善醫院干部人事檔案管理工作，并且充分發揮信息技術的作用，來實現對醫院內部的信息化建設，從而指導醫院完成對人才的選拔和調動。本文就信息技術在醫院干部人事檔案管理中的具體實踐作一探討。

關鍵詞：醫院；干部人事檔案；信息技術；信息化建設

加強人事檔案管理工作的目的，主要是為了更好的落實對信息資源的管理，伴隨著信息技術的高速發展，我國的經濟形態發生了很大轉變，從而賦予了人事管理工作以新的內涵。在此發展形勢下，需強化改革和優化人事檔案管理工作，不斷提高人事檔案管理工作的信息化水平，從而在保障工作質量的基礎上，促使其工作效率得到極大提升。本文主要以醫院干部的人事檔案管理工作為例，探討了信息技術在其中的具體應用。

1 醫院干部人事檔案管理現狀

1.1 管理方式過于落后

醫院作為一種的特殊性質的行業，采用的管理方式也非常嚴謹。當前，受傳統觀念的影響，醫院仍然在采用以往的人事檔案管理方式，這種工作方式具有一定的封閉性和保守性。醫院具有的檔案管理房間有限，因此，大多數情況下，會與其他科室共同使用一個房間，造成檔案資料比較混亂，極易發生混淆，而且醫院缺少專門的檔案管理人員，也不具備一些專業化的工作軟件，即使有，管理者也沒有充分掌握相關的技術操作，從而導致工作軟件的功能無法充分發揮出來。而且醫院干部人事檔案管理者缺乏專業的檔案管理知識，導致工作無法有效開展。

1.2 管理紀律過于松散

醫院的干部人事檔案中包含與干部個人相關的各項信息，有些醫院在管理干部人事檔案時，存在著信息不完善，或者干部私自涂改個人檔案信息的情況。導致檔案信息不具備真實性和嚴謹性，并且會在很大程度上影響醫院在人事調動和職位任免方面的工作。為此，醫院的領導人員需加大對干部人事檔案管理的重視程度。

1.3 重視程度不足

當前，大多數醫院都將關注點放在了醫療工作上，而忽略了醫院干部人事檔案管理工作的重要性。而且國內較多醫院并沒有充分利用人事檔案。管理醫院干部人事檔案的工作者，也僅僅是將檔案在整理之后進行歸檔放置，并沒有及時在信息系統中錄入醫院干部的相關信息。以上這些，都充分表明了當前醫院對于干部人事檔案的利用率較低。

1.4 檔案管理的自動化程度不高

人事檔案管理中主要包含生成人事檔案、保存人事檔案及利用人事檔案等工作。當前，醫院在管理內部的人力資源時，紙質檔案在生成、檢索和保存等方面，都具有相對落后的技術，從而促使人事管理檔案的水平較低。現階段，大多數醫院依然在沿襲以往的手工填寫功能、計算機制表功能、復印機復印等方式，來管理醫院的干部人事檔案，并且幾乎全部采用手工操作的方式，來生成干部人事檔案，促使相關工作人員具有較大的工作強度，以及較低的工作效率。一旦手工填寫中出現問題，將會導致返工現象，從而浪費大量的人力、物力及財力資源。

2 信息技術在醫院干部人事檔案管理中有效實踐的策略

2.1 加大對專業人才的引進力度

在科學技術的發展推動下，當前的檔案管理工作也具有了較新的發展機遇，管理模式及管理手段都發生了很大改變。大多數高校都設置了與檔案管理相關的專業，并且為社會培養了一大批專業化的人才。因此，醫院在大力使用信息技術的基礎上，加大對專業檔案管理人才的引進力度。并且確保他們具有大量的專業知識，此外，他們還需掌握對計算機技術的應用，從而極大的改善醫院干部人事檔案管理工作的信息化水平，加強信息化建設。

2.2 加強對信息化管理的安全建設工作

在借助計算機技術來完成對人事檔案信息的錄入和保存工作，以及運用網絡來傳遞相關信息時，需保障信息的安全。在管理人事檔案信息化工作時，管理人員需保護信息完整，避免他人竊聽，并且嚴格杜絕出現人事檔案信息外流的現象，針對那些運用人事檔案管理系統的工作者，也需對其加強管理。例如，可以設置密碼、防火墻、認證信息等，從而確保人事檔案信息的安全。此外，為了增加人事檔案信息的安全指數，還需對信息進行備份和秘密處理。如果出現非法操作計算機的行為，需立即予以制止。

2.3 提高信息化意識，加大投入力度

為了切實完善醫院的干部人事檔案管理工作，醫院需加大對這項工作的重視程度，切實推行對醫院檔案管理的信息化建設，從而充分發揮干部人事檔案的作用。此外，為了完善各項信息化建設，需投入大量的人力、物力及財力等，不斷完善企業的各項軟硬件設施，提高設備的性能指數。對干部的人事檔案信息需采取數字化的形式進行保存處理，并且保障數字信息的科學性，根據部門及職位不同，分類處理人事檔案信息，并且建立相關的數據庫，購置與人事檔案管理工作相關的平臺或軟件。

2.4 積極轉變管理理念

醫院想要實現自身的持續發展，并且提升其業務水平，就需具備現代化的管理意識，積極轉變管理理念，從而促使醫院干部人事檔案管理工作更加現代化，并且滿足醫院在新形勢下的發展需求。積極轉變傳統的人工管理檔案的方式，利用信息技術，來提升醫院當前的醫人事檔案管理效率，并且促使管理人員發揮自身作用。信息技術的合理運用，有助于改善以往的手動搜集和整理檔案資料的效率，以及對人事檔案信息的查詢和調取效率。總之，將信息技術科學的運用到醫院管理人事檔案信息的過程中，促進在開展辦公室工作的同時，來進行對檔案的信息化管理工作，從而促使醫院在管理人事檔案方面具有較大的時效性。

2.5 創建專業化的檔案管理團隊及完善的基礎設施

在整個人事管理中，醫院干部人事檔案管理是尤為重要的組成部分，干部檔案資料的內容是否全面、真實，將對醫院方針政策的切實實施具有較大影響。檔案管理人員承擔著直接記錄和管理醫院干部人事檔案信息的任務，因此，為了確保醫院干部人事檔案的真實和完整，需加強對檔案管理人員的管理作用，促使其專業素質逐漸增強，職業道德更加高深。同時，需配備專門的檔案管理辦公場所，以及數碼相機、數碼錄像機、配備掃描機等，從而促使其基礎設施更加完善；此外，還需加強對醫院各類大事件和重要事件的記載，并將其借助于文字、圖片和視頻等方式進行詳細記錄。

3 結語

綜上，由以上內容可知，信息技術在醫院干部人事檔案管理工作中的運用，還仍然處于前期的發展階段，針對其中存在的問題，醫院管理人員需對此進行深入探討和改善，從而切實落實對信息技術的有效應用，并且在此基礎上，來提升醫院對人事檔案管理工作的效率，促使醫院順利開展干部人事檔案管理工作。

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