提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

張翔

摘 要：在事業(yè)單位的檔案管理過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式具有較強(qiáng)的局限性，對人力資源的需求也比較大，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理的水平。通過將信息化建設(shè)方法合理的應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理過程中，創(chuàng)新檔案管理方式，降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度，有效提升事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)水平。本文通過具體論述事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)，并根據(jù)實(shí)際情況提出事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略，旨在增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

檔案管理是事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展的重要基礎(chǔ)，與單位的服務(wù)、政治之間存在著密切的關(guān)系。尤其是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，使得事業(yè)單位的檔案總量也有了明顯的在增加，

增加了事業(yè)單位檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。因此，為了更好的滿足信息化時(shí)代對事業(yè)單位檔案管理的需求，應(yīng)不斷強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)，促使單位的檔案管理工作逐步朝著信息化以及技術(shù)化的方向發(fā)展，有效提升事業(yè)單位檔案管理的信息化水平，從而為事業(yè)單位后續(xù)工作的開展提供有利的支撐。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中較為基礎(chǔ)性的內(nèi)容，而基于信息技術(shù)的支撐，不僅有助于提升單位的檔案管理信息化水平，而且還能夠有效降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，有效提升事業(yè)單位檔案管理的水平，為推動(dòng)事業(yè)單位更好的發(fā)展提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。通過以信息化的手段及方式來開展企業(yè)的檔案管理工作，對維護(hù)單位運(yùn)行的協(xié)調(diào)與高效性具有良好的促進(jìn)作用。因此，在事業(yè)單位的檔案管理過程中強(qiáng)化信息化建設(shè)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.1 有利于永久保存檔案信息

事業(yè)單位在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，其資料主要是以紙質(zhì)的媒介為主，而此種類型的檔案不僅會(huì)受到天氣因素的影響，且也不便后續(xù)的信息查詢。同時(shí)，由于環(huán)境本身較為潮濕，則紙質(zhì)檔案還容易出現(xiàn)發(fā)霉以致重要的檔案信息丟失，這對企業(yè)的影響非常大。因此，通過利用信息化技術(shù)來輔助事業(yè)單位檔案管理，能夠有效規(guī)避事業(yè)單位檔案管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案資料能夠永久保存。

1.2 有利于更便捷地查找檔案信息

紙質(zhì)的檔案信息，因其是以紙為載體，故不僅不便攜帶也不利傳遞。而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，則信息資源將不再受到載體形式的限制，從而為檔案信息的傳遞和使用提供了較大的便利。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 加強(qiáng)檔案管理制度化建設(shè)

依照我國所指定的與檔案管理相關(guān)的，諸如《檔案保管制度》、《檔案利用制度》《立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案員崗位責(zé)任制》等制度及法令，則事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)需務(wù)必基于自身實(shí)際來對原本的檔案室予以合理歸正，并設(shè)置專門的檔案管理人員來負(fù)責(zé)單位單位的手機(jī)、整理以及查閱等工作。不僅如此，即便是基于信息化的輔助而設(shè)立了電子檔案，也并非意味著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案便不再重要。相反，當(dāng)代事業(yè)單位需務(wù)必對紙質(zhì)與電子檔案這兩種不同載體的檔案給予同樣重視，繼而同時(shí)做好以上兩方面工作，如此方有助于提高單位檔案的保管質(zhì)量及利用效率。而在做好檔案的整理工作后，接下來的重點(diǎn)事項(xiàng)便是要做好檔案信息的信息化平臺傳遞工作，以方便使用者查詢與研究，如此方能確保事業(yè)單位檔案作用的最大限度發(fā)揮。

2.2 完善檔案信息化安全監(jiān)督制度

有關(guān)行政事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)工作開展，在檔案信息的安全無疑是其中最主要的問題之一。針對單位檔案管理的安全問題，需制定嚴(yán)格的監(jiān)管與監(jiān)督機(jī)制，其具體的操作步驟是：首先，單位可在訪問檔案方面設(shè)立權(quán)限，并將事業(yè)單位全體工作人員的身份信息錄入其中，攔截不屬于單位內(nèi)部人員的一切訪問；其次，針對單位內(nèi)部人員的監(jiān)督，需詳細(xì)記錄下每一名訪問者的身份、時(shí)間以及讀取了那些檔案等信息，以免單位領(lǐng)導(dǎo)或其他有限權(quán)的工作人員借職務(wù)之便而隨意篡改他人的檔案信息。最后，要讓相關(guān)管理人員時(shí)刻處于有利的監(jiān)督下，這樣能夠保證檔案信息化系統(tǒng)更加高效穩(wěn)定的運(yùn)行，有效提升事業(yè)單位的檔案管理水平。

2.3 優(yōu)化單位檔案服務(wù)

在事業(yè)檔案檔案的信息化建設(shè)過程中，可充分利用網(wǎng)絡(luò)的虛擬性特征擴(kuò)大存儲空間，更好的滿足事業(yè)單位的檔案管理需求。其中，通過充分利用信息技術(shù)輔助檔案管理，有利于提升檔案資料的利用效率，擴(kuò)大檔案資源的服務(wù)對象，為單位的工作提供有利的支撐，充分突出單位服務(wù)的個(gè)性化和專業(yè)性，最大限度提升事業(yè)單位的信息化服務(wù)水平。

2.4 建立科學(xué)化檔案人才結(jié)構(gòu)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，因社會(huì)對單位的檔案管理工作所提出的要求，故也相應(yīng)的拔高了單位檔案管理工作對相關(guān)案管理人員的要求。然而目前，國內(nèi)大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員，其文化程度與專業(yè)素質(zhì)并不滿足時(shí)代發(fā)展的要求，加之大部分的檔案管理人員并未認(rèn)識到自身乃是聯(lián)系單位內(nèi)部不同部門人員的紐帶與橋梁，因而在實(shí)際的工作過程中，也未能起到有效的牽引作用。甚至有部分檔案管理人員，其在信息化與科學(xué)化全面普及的今天，仍舊不懂得如何運(yùn)用電腦，或缺乏相應(yīng)的電腦知識。此外，國內(nèi)針對檔案信息進(jìn)行研究與開發(fā)的專業(yè)人才并不多，從而導(dǎo)致了我國的檔案管理工作質(zhì)量始終難以得到有效提升。對此，為切實(shí)改善這樣的管理現(xiàn)狀，作為單位領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)首先建立起運(yùn)用信息化技術(shù)的意識，并將之滲透至單位各部門，而喲管企業(yè)檔案的管理，單位更應(yīng)讓每一名工作人員均意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，以增強(qiáng)單位文書檔案管理人員的工作責(zé)任心。其次則是針對事業(yè)單位的文書檔案管理人員，應(yīng)務(wù)必提高其對現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用能力，如此方有利于事業(yè)單位檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，進(jìn)而積極發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢來推動(dòng)事業(yè)單位的有效發(fā)展。

2.5 整合檔案信息資源，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了推動(dòng)單位檔案的信息化發(fā)展，則離不開基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。因此，事業(yè)單位在強(qiáng)化自身檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該充分重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，并根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況選擇合理的檔案管理方式，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的可操作性，以便能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效整合。

3 結(jié)語

總之，當(dāng)代行政事業(yè)單位的檔案管理工作，其唯有朝著信息化的方向發(fā)展，方能切實(shí)抵御信息化發(fā)展浪潮對單位檔案管理工作的影響，繼而在提高檔案的安全系數(shù)同時(shí)提升檔案資源信息的利用效率，如此方能為單位制定各項(xiàng)發(fā)展決策提供依據(jù)，并維護(hù)單位的有效發(fā)展。

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