新時期改制企業(yè)檔案管理模式的分析

馮佳麗

摘 要：社會經(jīng)濟的發(fā)展、信息化進程不斷加快，企業(yè)面臨的內(nèi)外部環(huán)境也發(fā)生了較大的變化，在技術(shù)環(huán)境的改變下檔案管理模式也發(fā)生改變。信息化為企業(yè)檔案管理提供了很大便利，也產(chǎn)生了新的操作模式。本篇文章基于企業(yè)處于新時期改制背景，探討當前技術(shù)環(huán)境下的檔案管理模式，首先介紹企業(yè)檔案的特點和基本管理內(nèi)容，分析在檔案管理中存在的不足，最后提出新時期檔案管理模式構(gòu)建建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；改制；管理模式

企業(yè)在日常運營中產(chǎn)生企業(yè)檔案，其內(nèi)容包括統(tǒng)計時間范圍內(nèi)的經(jīng)營狀況，以及各業(yè)務(wù)項目的執(zhí)行進度。根據(jù)不同的管理方式，企業(yè)所呈現(xiàn)的檔案管理模式也有所差異，涉及人事、經(jīng)營管理、銷售、開發(fā)等部門，這些部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和文件都需要記錄成檔案，確保各項管理內(nèi)容和策略有序?qū)嵤瑸楣緲I(yè)績考核和人事管理提供決策依據(jù)。

1 企業(yè)檔案的特點和基本管理內(nèi)容

檔案是企業(yè)保存本公司信息的重要形式，通過不同的載體將信息記錄下來，通過它管理者可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展史、重大事件和財務(wù)情況。在存儲方式上，有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子版形式。對于企業(yè)而言，檔案可以看作無形資產(chǎn)的一種，根據(jù)相關(guān)記載信息能夠幫助決策者理清企業(yè)發(fā)展的脈絡(luò)，和各業(yè)務(wù)項目的關(guān)鍵節(jié)點，從而采取更有效的管理策略，促進企業(yè)經(jīng)濟效益提升。傳統(tǒng)的檔案記錄手段，采用紙質(zhì)文件的形式，通過手工記錄將企業(yè)日常運營的信息記錄下來，方便后期查詢需要。但在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，信息化代替了部分傳統(tǒng)檔案的作用，其數(shù)字化的存儲格式更方便使用者取用信息，同時電子版檔案更節(jié)省空間，受到環(huán)境變化的損害影響較小，查閱、取用檔案有很大便利。

檔案管理，主要是對記錄的檔案進行整理、分類，方便使用者快速地定位所需文件，利用其記錄的信息輔助決策。因此常規(guī)檔案管理，包括對檔案的記錄和審批，嚴格遵循管理流程，保證查閱更快速、便捷。對于記錄的檔案文件進行分類，對于無效、無益文件進行銷毀，降低檔案管理成本。建立專門的檔案室，依據(jù)完善的檔案查詢流程與系統(tǒng)，在保證信息安全的前提下，為檔案使用者提供便利[1]。

2 當前檔案管理存在的不足

2.1 檔案管理制度不完善

在企業(yè)面臨改制的時期，傳統(tǒng)企業(yè)過于依賴傳統(tǒng)行政力量推動管理工作，但在改制后，這種管理力量失去了約束，同時又沒有完善的制度約束，使得相關(guān)檔案管理工作難以實施。針對我國企業(yè)的檔案管理，國家也頒布了相關(guān)規(guī)定，如《技術(shù)檔案室工作暫行通則》、《國營工業(yè)企業(yè)工作條例草案》等。但在市場經(jīng)濟體制下，企業(yè)自主經(jīng)營的條件下，缺乏行政力量的約束，加之管理層對于企業(yè)檔案管理工作不夠重視，使得檔案管理工作人員缺乏動力。

2.2 檔案管理模式單一

改制后企業(yè)仍沿用著傳統(tǒng)檔案管理模式，沒有充分利用改制后更大管理自主權(quán)的優(yōu)勢，對檔案管理工作進行變革。針對企業(yè)的性質(zhì)，沒有制定針對性的檔案管理方法，工作方式仍按照改制前的標準，不能適應(yīng)當前信息化、多元化的環(huán)境。

2.3 缺乏資源共享和整合

在電子化檔案存儲的條件下，部分檔案管理人員仍保持著傳統(tǒng)的思維，沒有認識到檔案信息共享和整合的重要性，缺乏對老員工的技術(shù)培訓，不夠重視檔案人才的培養(yǎng)，使得工作人員工作積極性不高[2]。

3 企業(yè)改制后構(gòu)建新檔案管理模式的建議

3.1 完善檔案管理機制

首先是法制化建設(shè)，加大對《檔案法》的宣傳和學習力度，讓員工依法制檔的法律意識深入人心，從而在日常工作中自覺遵守法律，不逾越法律紅線，提高其守法的自覺性。明確指出檔案損毀、丟失的重要性，對于檔案管理犯錯的主管或普通員工，都要依法予以處分，若是問題比較嚴重還要追究相應(yīng)法律責任。制度化建設(shè)，制度是檔案管理的流程和標準支持，是指導(dǎo)檔案管理人員具體操作的重要依據(jù)。構(gòu)建檔案管理中心，應(yīng)堅持科學性原則，制定一套更符合企業(yè)實際、可操作性強的規(guī)章制度。內(nèi)容包含檔案日常收集、整理、保存、借閱等標準型流程，對于在上述過程中造成的檔案資料凌亂、信息缺失等情況，要制定相應(yīng)的解決措施。如規(guī)定借閱權(quán)限以及借閱方式，根據(jù)檔案的保密等級劃定權(quán)限，不得隨意修改、出借、出售檔案資料，在保證檔案安全前提下，提高檔案利用率。在檔案管理制度的基礎(chǔ)上，細分檔案管理各項操作的子制度，如《檔案資料接收制度》、《檔案庫房檢查制度》、《檔案保密制度》等。

由于企業(yè)產(chǎn)生大量的檔案文件，為了保證電子化進程順利，需要構(gòu)建統(tǒng)一化的管理標準，將檔案管理納入ISO體系進行規(guī)范化管理。如針對照片檔案，可以遵照GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范；針對科學技術(shù)檔案，遵照GB/T11822-2000規(guī)范的要求。通過建立統(tǒng)一化的工作標準，促進檔案按照特定要求保存、整理，提高檔案利用質(zhì)量。

3.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

當前企業(yè)檔案主要有電子和紙質(zhì)文件兩種模式，其中前一種具有原始記錄性，能夠最大程度保證檔案的安全性。但是對于非機密或過了保密期限的檔案，可以采用電子檔案存儲。隨著技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)管理層也越來越重視檔案管理，但是受限于檔案管理中心基礎(chǔ)設(shè)施不完善的情況，如沒有對檔案室設(shè)置防火、防地震等自然災(zāi)害的防護措施，以及沒有配備電子檔案必要的存儲設(shè)備[3]。

重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為了保證紙質(zhì)文件的良好保存環(huán)境，需要對庫房進行改造，通過安裝溫濕度測控系統(tǒng)，同時設(shè)定相應(yīng)的數(shù)值，在發(fā)現(xiàn)溫濕度數(shù)值超出限定值，則安排工作人員進行除濕、降溫處理，避免檔案受到損毀。

對于電子文件的基礎(chǔ)設(shè)施，主要考慮存儲設(shè)備的擴充，以及存儲數(shù)據(jù)格式的兼容性，確保舊的數(shù)據(jù)能夠有效轉(zhuǎn)移到新的存儲設(shè)備。為了提高檔案的共享效率，還需要為電子檔案構(gòu)建管理網(wǎng)絡(luò)，確保使用者在借閱檔案的過程中，保證整個過程的安全性。針對電子檔案的特性，構(gòu)建相應(yīng)的信息服務(wù)體系，充分利用企業(yè)軟、硬件條件，提高檔案使用質(zhì)量。

3.3 檔案信息資源整合與共享

充分利用當前信息技術(shù)條件，構(gòu)建數(shù)字化檔案平臺，為企業(yè)檔案管理提供多種形式、載體的內(nèi)容。利用檔案管理軟件，將數(shù)字檔案資源進行整合，按照記錄的時間和類型進行分類，通過這樣的設(shè)置提高管理效率。對于檔案整合，要遵循統(tǒng)一化的標準，要求電子檔案嚴格遵循相關(guān)管理規(guī)定，根據(jù)特定格式、分類原則，將電子檔案妥善安全保存，參考中介機構(gòu)的標準，針對其實際情況和環(huán)境背景進行適當修改。

為提高檔案的使用率，針對不同保密等級的檔案設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，然后根據(jù)不同員工的層次設(shè)置借閱權(quán)限。通過電子檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，員工憑賬號密碼登錄查詢相關(guān)資料。同時加強與兄弟企業(yè)、其他檔案中介結(jié)構(gòu)的聯(lián)系，構(gòu)建檔案資源共享機制，更好的實現(xiàn)改制檔案信息資源整合與共享的統(tǒng)一。

4 結(jié)論

綜合上述，在企業(yè)改制和大數(shù)據(jù)的背景下，檔案管理模式發(fā)生了變化，順應(yīng)時代發(fā)展潮流，完善自身的檔案管理機制。加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為紙質(zhì)文件、電子檔案保存提供更安全的硬件保障，加強企業(yè)與檔案中介機構(gòu)的合作，通過構(gòu)建的信息管理網(wǎng)絡(luò)，促進檔案整合與共享，為企業(yè)提供高質(zhì)檔案服務(wù)。

參考文獻

[1]畢然.信息化環(huán)境下檔案數(shù)字化管理的分析[J].農(nóng)家參謀，2018（17）：292.

[2]張曉琴.以經(jīng)濟效益為導(dǎo)向的企業(yè)檔案管理初探[J].財經(jīng)界（學術(shù)版），2018（16）：132-133.

[3]李沁玲.基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究[J].中國管理信息化，2018，21（10）：192-193.

作者簡介

馮佳麗，女，山西臨縣人，大專，畢業(yè)于天津商業(yè)大學，初級檔案館員，研究方向：檔案管理。