新時期改制企業檔案管理模式的分析

馮佳麗

摘 要：社會經濟的發展、信息化進程不斷加快，企業面臨的內外部環境也發生了較大的變化，在技術環境的改變下檔案管理模式也發生改變。信息化為企業檔案管理提供了很大便利，也產生了新的操作模式。本篇文章基于企業處于新時期改制背景，探討當前技術環境下的檔案管理模式，首先介紹企業檔案的特點和基本管理內容，分析在檔案管理中存在的不足，最后提出新時期檔案管理模式構建建議。

關鍵詞：企業檔案管理；改制；管理模式

企業在日常運營中產生企業檔案，其內容包括統計時間范圍內的經營狀況，以及各業務項目的執行進度。根據不同的管理方式，企業所呈現的檔案管理模式也有所差異，涉及人事、經營管理、銷售、開發等部門，這些部門產生的數據和文件都需要記錄成檔案，確保各項管理內容和策略有序實施，為公司業績考核和人事管理提供決策依據。

1 企業檔案的特點和基本管理內容

檔案是企業保存本公司信息的重要形式，通過不同的載體將信息記錄下來，通過它管理者可以發現企業發展史、重大事件和財務情況。在存儲方式上，有傳統的紙質文件和電子版形式。對于企業而言，檔案可以看作無形資產的一種，根據相關記載信息能夠幫助決策者理清企業發展的脈絡，和各業務項目的關鍵節點，從而采取更有效的管理策略，促進企業經濟效益提升。傳統的檔案記錄手段，采用紙質文件的形式，通過手工記錄將企業日常運營的信息記錄下來，方便后期查詢需要。但在信息技術不斷發展的背景下，信息化代替了部分傳統檔案的作用，其數字化的存儲格式更方便使用者取用信息，同時電子版檔案更節省空間，受到環境變化的損害影響較小，查閱、取用檔案有很大便利。

檔案管理，主要是對記錄的檔案進行整理、分類，方便使用者快速地定位所需文件，利用其記錄的信息輔助決策。因此常規檔案管理，包括對檔案的記錄和審批，嚴格遵循管理流程，保證查閱更快速、便捷。對于記錄的檔案文件進行分類，對于無效、無益文件進行銷毀，降低檔案管理成本。建立專門的檔案室，依據完善的檔案查詢流程與系統，在保證信息安全的前提下，為檔案使用者提供便利[1]。

2 當前檔案管理存在的不足

2.1 檔案管理制度不完善

在企業面臨改制的時期，傳統企業過于依賴傳統行政力量推動管理工作，但在改制后，這種管理力量失去了約束，同時又沒有完善的制度約束，使得相關檔案管理工作難以實施。針對我國企業的檔案管理，國家也頒布了相關規定，如《技術檔案室工作暫行通則》、《國營工業企業工作條例草案》等。但在市場經濟體制下，企業自主經營的條件下，缺乏行政力量的約束，加之管理層對于企業檔案管理工作不夠重視，使得檔案管理工作人員缺乏動力。

2.2 檔案管理模式單一

改制后企業仍沿用著傳統檔案管理模式，沒有充分利用改制后更大管理自主權的優勢，對檔案管理工作進行變革。針對企業的性質，沒有制定針對性的檔案管理方法，工作方式仍按照改制前的標準，不能適應當前信息化、多元化的環境。

2.3 缺乏資源共享和整合

在電子化檔案存儲的條件下，部分檔案管理人員仍保持著傳統的思維，沒有認識到檔案信息共享和整合的重要性，缺乏對老員工的技術培訓，不夠重視檔案人才的培養，使得工作人員工作積極性不高[2]。

3 企業改制后構建新檔案管理模式的建議

3.1 完善檔案管理機制

首先是法制化建設，加大對《檔案法》的宣傳和學習力度，讓員工依法制檔的法律意識深入人心，從而在日常工作中自覺遵守法律，不逾越法律紅線，提高其守法的自覺性。明確指出檔案損毀、丟失的重要性，對于檔案管理犯錯的主管或普通員工，都要依法予以處分，若是問題比較嚴重還要追究相應法律責任。制度化建設，制度是檔案管理的流程和標準支持，是指導檔案管理人員具體操作的重要依據。構建檔案管理中心，應堅持科學性原則，制定一套更符合企業實際、可操作性強的規章制度。內容包含檔案日常收集、整理、保存、借閱等標準型流程，對于在上述過程中造成的檔案資料凌亂、信息缺失等情況，要制定相應的解決措施。如規定借閱權限以及借閱方式，根據檔案的保密等級劃定權限，不得隨意修改、出借、出售檔案資料，在保證檔案安全前提下，提高檔案利用率。在檔案管理制度的基礎上，細分檔案管理各項操作的子制度，如《檔案資料接收制度》、《檔案庫房檢查制度》、《檔案保密制度》等。

由于企業產生大量的檔案文件，為了保證電子化進程順利，需要構建統一化的管理標準，將檔案管理納入ISO體系進行規范化管理。如針對照片檔案，可以遵照GB/T11821-2002照片檔案管理規范；針對科學技術檔案，遵照GB/T11822-2000規范的要求。通過建立統一化的工作標準，促進檔案按照特定要求保存、整理，提高檔案利用質量。

3.2 基礎設施建設

當前企業檔案主要有電子和紙質文件兩種模式，其中前一種具有原始記錄性，能夠最大程度保證檔案的安全性。但是對于非機密或過了保密期限的檔案，可以采用電子檔案存儲。隨著技術的發展，企業管理層也越來越重視檔案管理，但是受限于檔案管理中心基礎設施不完善的情況，如沒有對檔案室設置防火、防地震等自然災害的防護措施，以及沒有配備電子檔案必要的存儲設備[3]。

重視檔案基礎設施建設，為了保證紙質文件的良好保存環境，需要對庫房進行改造，通過安裝溫濕度測控系統，同時設定相應的數值，在發現溫濕度數值超出限定值，則安排工作人員進行除濕、降溫處理，避免檔案受到損毀。

對于電子文件的基礎設施，主要考慮存儲設備的擴充，以及存儲數據格式的兼容性，確保舊的數據能夠有效轉移到新的存儲設備。為了提高檔案的共享效率，還需要為電子檔案構建管理網絡，確保使用者在借閱檔案的過程中，保證整個過程的安全性。針對電子檔案的特性，構建相應的信息服務體系，充分利用企業軟、硬件條件，提高檔案使用質量。

3.3 檔案信息資源整合與共享

充分利用當前信息技術條件，構建數字化檔案平臺，為企業檔案管理提供多種形式、載體的內容。利用檔案管理軟件，將數字檔案資源進行整合，按照記錄的時間和類型進行分類，通過這樣的設置提高管理效率。對于檔案整合，要遵循統一化的標準，要求電子檔案嚴格遵循相關管理規定，根據特定格式、分類原則，將電子檔案妥善安全保存，參考中介機構的標準，針對其實際情況和環境背景進行適當修改。

為提高檔案的使用率，針對不同保密等級的檔案設置相應權限，然后根據不同員工的層次設置借閱權限。通過電子檔案信息管理網絡，員工憑賬號密碼登錄查詢相關資料。同時加強與兄弟企業、其他檔案中介結構的聯系，構建檔案資源共享機制，更好的實現改制檔案信息資源整合與共享的統一。

4 結論

綜合上述，在企業改制和大數據的背景下，檔案管理模式發生了變化，順應時代發展潮流，完善自身的檔案管理機制。加強檔案管理基礎設施建設，為紙質文件、電子檔案保存提供更安全的硬件保障，加強企業與檔案中介機構的合作，通過構建的信息管理網絡，促進檔案整合與共享，為企業提供高質檔案服務。

參考文獻

[1]畢然.信息化環境下檔案數字化管理的分析[J].農家參謀，2018（17）：292.

[2]張曉琴.以經濟效益為導向的企業檔案管理初探[J].財經界（學術版），2018（16）：132-133.

[3]李沁玲.基于大數據的企業檔案管理信息化建設探究[J].中國管理信息化，2018，21（10）：192-193.

作者簡介

馮佳麗，女，山西臨縣人，大專，畢業于天津商業大學，初級檔案館員，研究方向：檔案管理。