新形勢下的機關檔案管理探索

陳鵬宇

摘 要：近幾年，我國機關事業單位管理越來越嚴格，尤其檔案管理工作。在機關的實踐工作過程中會產生檔案，機關檔案來源是國家的重要機關，社會團體在行使國家的職責過程中所產生的大量文件資料并保存下來。還有就是一些名人，偉人以及一些家庭，家族在實踐過程中所產生的相關文字資料，用來作為歷史記錄，并保存下來。本文對我國機關單位的大難管理工作進行了簡要分析，僅供參考。

關鍵詞：機關檔案；檔案管理；措施

機關檔案資料記錄了機關工作發生發展的歷史過程以及取得的重要成就，是開展機關業務工作必不可少的重要資料。機關檔案資料管理工作是機關工作的重要組成部分，包括制定機關檔案管理的規章制度并組織實施，檢查、指導、監督機關系統的檔案資料工作，收集、保管、編研機關檔案資料并提供利用，向國家綜合性檔案館移交檔案等。鑒于機關檔案資料的重要性，如何更好地加強對機關檔案的管理與利用，逐漸被提上日程。

1 檔案管理工作所存在的問題

1.1 對檔案管理工作認識不足

在長期的發展中，機關檔案工作在管理上仍然存在著管理不規范，制度落實不到位，工作缺乏連續性的現象。這些問題出現的原因存在多個方面，但最主要的就是機關管理對于檔案管理的重視力度不夠。有些檔案管理工作人員對于檔案的保存存在一定的誤區，他們認為檔案管理只是單位其他工作的一部分，并沒有那么重要。所以，就只是對檔案工作進行相應的收集和保存。很多工作人員也認為檔案資料只需要他們記錄一下姓名、日期，歸檔就好。認為工作沒有任何權力，枯燥乏味。所以，很多人一提到檔案工作就覺得麻煩，沒有意思。放在檔案室中的資料不丟失，不缺頁少碼就好。

1.2 對檔案管理人員素質有待提高

新時期機關的檔案管理，對檔案管理人員綜合素質的要求更加專業，機關的檔案管理人員不僅要具有堅定的政治立場，還需要具備一定的綜合素質和業務能力，不僅能熟練地操作使用電腦，還要有一定的寫作、組織、協調能力，掌握大數據查閱及整理能力等等。

1.3 大部分檔案歸集整理工作不能一次到位

以社保機關和地稅機關的檔案歸集及整理為例，雖然機關每年都會對檔案進行定期整理，但是效果仍然不明顯，很多時候存在事倍功半的結果。有的時候因為頁碼少寫數字，就要重新填寫，有的時候因為文件順序不對還要重新整理。這種反反復復的情況就會造成工作的拖沓和人員的不耐煩情緒。象社保機關有時檔案需要一年整理一次，存在很多開戶的企業文件資料，都要進行統一歸檔，這樣就會將工作積攢的越來越多，使得在工作過程中非常匆忙，檔案管理工作就不扎實。

2 新形勢下檔案管理工作的思考建議

2.1 提高對檔案管理工作的重視

過去，機關工作人員連檔案這個詞都很生疏。只知道將重要的資料裝在資料袋里或文件盒里，放在卷柜里的一角，就算保管起來了，等到來年看它不中用了，又占地方，什么總結呀、計劃呀、各種統計報表啊，這些珍貴的歷史資料就被輕易地扔掉了。現在不同了，國家在重視，《中華人民共和國檔案法》的實施，給檔案事業注入了生機和活力；各地方人民政府在重視，貫徹執行《檔案法》成為領導干部的重要工作之一。這樣就使得廣大機關工作人員普遍認識到檔案工作不是可有可無的，工作再忙、事務再繁重，也不能忽視檔案管理

工作。

2.2 收集整治的檔案資料必須完整及時

其中檔案包括市政協各類會議以及各專門委員會、機關各處室在日常工作中形成的正式文件、各類材料等。音像資料的收集范圍為：市機關組織召開的各種會議（包括市政協全會、常委會、主席會、專委會等）的聲音、影像資料，機關組織的視察、專題調研、協商等活動的聲音、影像資料，記錄政協及機關發展和宣傳的新聞報道、專題片等聲音、影像資料，以及其他具有保存價值的聲音、影像資料。對反映同一內容的若干張照片，應選擇其主要照片整理歸檔。照片、音頻和視頻移交歸檔時，應提供照片、音頻和視頻的說明。說明包括時間、地點、人物、事由、背景、攝錄者六要素，文字說明要簡練準確，確切地反映其內容，以word文檔的格式與聲音、影像資料存放在一個文件夾內移交宣傳信息處。同時，為防止因設備故障造成資料丟失，保證長期、完好地保存這些珍貴的聲音、影像資料，聲音、影像資料歸檔的負責人應定期做好資料的備份工作。

2.3 提高檔案管理人員的素質能力

檔案管理部門要將責任心強的干部培養成檔案管理工作中的骨干力量。為了提高檔案管理人員的素質能力，就要加強其檔案的培訓學習，不斷加強檔案管理人員的工作能力，業務能力以及政治能力，從而為其更好地適應新時期檔案管理發展打下堅實的基礎。還要定期組織檔案工作人員學習檔案工作的業務知識、流程，讓他們牢固地掌握好檔案管理的基本技能，提高綜合素質和業務能力水平。

2.4 做好檔案利用工作

通過檔案工作的不斷深入，加深了對有效利用檔案資源的認識。檔案是歷史記錄的真實素材，做好檔案利用是發揮檔案作用的目的。檔案利用不僅僅是提供查閱的資料，更重要的是把歷史的真實面貌展現在人們面前，起到借鑒、提高、運用的作用。多年來，我們始終將檔案利用放在首要位置，始終把縣經濟建設中的有關項目建設的重要資料進行妥善保管，當上級有關機關或單位需要歷史資料時，都能準確無誤地提供。

3 結語

總之，檔案管理工作是一項非常系統的、綜合性的工作，工作人員必須了解檔案的相關管理知識和法律法規，才能夠重視檔案的保存與發展。并且，隨著網絡技術的不斷發展，網上輸入檔案更是社會發展的必然趨勢。因此，檔案管理人員也要掌握電子計算機技術。檔案管理關系到國家各部門的正常運轉，關系到一些機密文件，所以檔案管理工作人員也要有一定的責任感和保密意識，這樣才能夠加強檔案管理的高效進行，從而保證其工作質量的不斷提高。

參考文獻

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