淺談無紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰

摘 要：隨著信息技術的發展、檔案管理也趨于電子化、信息化，油氣勘探開發檔案管理還有很大的發展和提升空間，其中，將油氣勘探開發檔案應用到無紙化辦公就會大大的提高檔案工作效率、減少資源、人力、物力的投入，通過計算機應用來實現檔案數據的歸檔、存儲、利用和統計。但面對無紙化辦公這項新興技術，檔案管理工作者也面臨著機遇與挑戰，結合我廠的實際工作情況，闡述應用無紙化辦公的初期條件及面臨的課題。

關鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；新挑戰

1 油氣勘探開發檔案管理現狀

目前，我廠管理的油氣勘探開發檔案的有幾十萬件，每年以幾千件的數量新增，其中包括油水井的靜態數據（完井數據、射孔數據、前磁曲線、測井解釋成果圖等）、動態數據（生產測井解釋成果圖、施工總結等）及油水井的綜合資料等等。油氣勘探開發檔案的特點是數量大、種類多，利用類別比較集中，利用的主要是油水井的靜態數據，如前磁曲線、測井解釋成果圖，聲幅聲波測井解釋成果圖等，像動態資料中的施工成果、生產測試解釋成果圖的利用率卻很低，主要原因是這兩類檔案的專業系統比較完善，利用者通過網絡就可以在線使用，不需要到檔案室利用實體檔案，目前就存在有接收，但無利用的情況。

2 應用無紙化辦公的優勢

應用無紙化辦公的優勢。無紙化辦公主要是在內部局域網的基礎上建立起來的，通過采用網絡互聯后，實現信息共享和協同辦公。采用這種網絡辦公方式的主要出發點是提高工作效率。與傳統的歸檔方式相比較，無紙化辦公信息傳遞快、歸檔及時，節省了大量資料印發、轉送、上交等工作，節省了時間、人力、物力，同時運用電腦進行操作后，文件檔案的歸檔更加方便、快捷，從而提高工作效率。

3 應用無紙化辦公的初期條件

1）在無紙化辦公應用的初級階段、只有部分類別檔案可以實行無紙化辦公，如動態資料中施工成果、生產測試解釋成果圖，測井解釋成果圖和前磁曲線就不適合應用無紙化辦公。原因在于檔案的用途不同，利用方式也不同，測井解釋成果圖和前磁曲線經常被利用者應用到一線生產上，需要紙質圖紙進行現場比對，而測試資料、施工成果由于有完善的數據庫、利用者不需要到檔案室利用紙質檔案，可以直接進入數據庫進行查詢，這也為無紙化辦公的應用奠定基礎。

2）初期，無紙化辦公并不是單純的存檔電子檔案、放棄紙質檔案，而是要制定并實行雙套管理機制。紙質文件和電子文件的特點可以總結為：紙質文件適合永久保存，不適合將來的重復檢索和利用，而電子文件則正好相反。根據它們的特點，應使兩種載體文件在一定階段內并存。由于電子文件的虛擬性，缺少原件管理中的驗證環節，因此，應深入研究電子文件中信息的長期保存問題。當前，針對需長期保存的電子文件，要進行定時定期備份，防止信息丟失。

4 無紙化辦公面臨的課題

4.1 與其他系統的集成必將成為瓶頸

無紙化辦公的目的是實現信息共享，在原有的檔案管理系統中集成其他的專業系統，讓數據可以通過網絡傳輸、歸檔。目前，油氣勘探開發檔案的原始數據保存在各個專業系統中，如生產測井解釋成果的專業系統是“油氣藏監測信息網絡應用平臺”，施工成果的專業系統是“采油與地面工程運行管理系統”等，這些專業系統是相互獨立的，各個系統之間無法建立數據聯系，歸檔人員也無法將專業數據庫數據以電子文件的形式歸檔移交，將檔案管理系統與專業數據庫建立數據聯系，是檔案管理人員面臨的一大難題。各個系統是有多個單位開發的，特別是數據庫不統一造成集成難度增加，更重要的是相互的配合也會成為很大的問題。

4.2 防范計算機病毒的威脅

計算機病毒往往會對一些檔案信息進行破壞，甚至對整個無紙化辦公系統進行破壞。因此，應特別重視各種計算機病毒帶來的危害。在計算機專業人員的幫助下，及時更新病毒庫并及時安裝相應系統補丁，對網絡中可能存在的各種不安全因素進行整理并做出相應對策。對保密有要求的檔案則要采取檔案管理等級劃分及控制，對網絡中的各級保密檔案按照國家的規范化要求進行操作。

4.3 電子文件檔案利用的新挑戰

電子文件的查詢利用將是現代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現其應有的價值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統計； 檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠實現流程化，并實現多級審批，檔案管理人員能夠審批的可以直接審核，需要提交領導批準的電子文件則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權時間允許范圍內能夠進行利用效果登記，利用到期后自動收回權限取消授權。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規范的查閱環境下進行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行下載保存。

5 結語

無紙化辦公系統實現了檔案管理的工作流和信息流的統一，搭建了一個先進、規范的信息化平臺。此系統可以將檔案管理人員從大量繁瑣重復的低端工作中釋放出來，將主要精力用于解決核心事務當中，從整體上提高工作效率，降低辦公成本，使管理體系更加科學，對檔案的管理更加透明。它能夠整合一個單位的人力資源、客戶資源、知識資源、經驗資源、硬件資源、制度資源和文化資源，形成一個科學的體系結構，對檔案管理工作的可持續發展提供了一個較好的平臺。

參考文獻

[1]蔣永香.無紙化辦公與檔案管理[J].湘潭師范學院學報：社會科學版，2006，28（4）：96-97.

[2]張小琴.無紙化辦公給檔案管理帶來的利與弊[J].城建檔案，2014（4）.

作者簡介

王彩蓮（1985-），女，漢，黑龍江省雙鴨山市，大學本科，館員，研究方向：檔案管理。