學生學籍檔案的規范化管理措施探討

趙開燦

摘 要：學籍檔案中如實記錄了學生的學習情況、在校表現和思想品德等信息，具有極高的保存價值，并通過文字、圖表、音像和電子等形式存儲下來，是學生在校期間學籍、成績與畢業等方面的重要憑證。當前學校在學生學籍檔案管理上還顯得不夠規范，存在很多需要解決的問題，這需要學校領導與檔案管理人員提高重視，采取科學合理的管理方法，確保進一步發揮出學籍檔案在規范學校管理、維護學生權益和服務社會等方面的作用。本文將簡述學生學籍檔案管理的重要性，并分析了學生學籍檔案管理的現狀，最后提出了學生學籍檔案管理的規范化措施。

關鍵詞：學生學籍；檔案管理；規范化

每個學生都有學籍檔案，其中內容包括學習成績、教師評價等，在信息化背景下既有紙質檔案，也有電子檔案，是學生接受教育的憑證，保管價值非常高。隨著學校的建設與發展，很多學校每年的招生數量都不斷增加，這極大增加了學籍檔案管理工作難度。對此，我們要充分意識到當前學生學籍檔案管理中存在的不足，積極采取切實可行的措施，不斷提升學籍檔案的規范化、科學化水平。這樣才能將學籍檔案的價值真正體現出來，更好的服務學生和學校的發展。

1 學生學籍檔案管理的重要性

學籍檔案管理是學校管理工作中的重要組成部分，其可以將學生在校學習情況真實呈現出來，并客觀反映了學生在校期間的德、智、體、美等方面的情況，是學生接受教育的經歷及其學識水平的信用憑證。而教育管理部門與教師通過學籍檔案，也可以全面、準確了解學生基本情況，便于因材施教，采取有效措施促使學生全面發展。學籍檔案管理工作的好壞，對學校教學質量、社會聲望等也有較大的影響，這要求我們更加規范的管理學生學籍檔案。

2 學生學籍檔案管理的現狀

2.1 學籍檔案管理制度不完善

當前很多學校在學籍檔案管理制度上還顯得不夠完善，這樣會讓實際檔案管理工作變得混亂，且不能提高檔案管理人員的責任心，既影響了學籍檔案收集、整理和存儲等工作的順利進行，也不利于后期對學籍檔案的開發與利用。同時很多學籍檔案管理人員身兼數職，思想觀念落后，忽視對最新檔案業務知識的學習，不了解學籍檔案特點、規律及價值。這樣他們在工作中就顯得不夠積極，也很少進行創新，難以提升學籍檔案管理工作的效率，無法在教學管理、教育研究等工作中發揮出學籍檔案應有的作用。

2.2 管理不規范，信息化水平低

大部分師生缺乏對學籍檔案的正確認識，對其價值也了解不多。學生將自身當成學籍檔案管理中的被動對象，教師的工作重心也放在教學上，不清楚學籍檔案管理制度，重視程度也不夠[1]。且學校領導也忽視了檔案管理工作，未及時配置學籍檔案所需的設備，如計算機、復印機、掃描儀、打印機等，且檔案管理人員也被動開展工作，對發生變化的學籍檔案也很少及時進行登記備案，這樣導致一些珍貴的原始資料與證明材料出現了丟失、損壞等現象，影響了學籍檔案的完整性。由于對學籍檔案管理工作不夠重視，導致在這項工作中的投入較少，不斷提升學籍檔案管理信息化水平，既影響了學籍檔案的查詢與利用，也無法為學校的發展提供優質服務。

2.3 學籍檔案管理人員不夠專業

一些學校還未配置專業的檔案管理人員負責學籍檔案管理工作，大多由其他工作人員兼職，這部分人員基本沒有接受過相關業務培訓，主要依靠自己摸索，這樣無法滿足學籍檔案管理工作要求。且學校也不重視對檔案管理人員的培養，且檔案管理隊伍也不夠穩定，存在著較大的流動性，這些都為學生學籍檔案的規范化管理帶來了不利影響。

3 學生學籍檔案的規范化管理措施

3.1 完善學籍檔案管理制度

只有不斷完善學籍檔案管理制度，才能提升學籍檔案管理水平，提升學校教育教學工作成效。學校要在整體發展規劃中納入學籍檔案工作種，建立健全的管理體制，讓學籍檔案工作得到有效的領導與管理[2]。學校要通過對學籍檔案管理制度的完善，從學校中心工作與主要任務出發，確保學籍檔案各環節工作都實現規范化，并堅持“以服務為主”的理念，將服務功能真正體現出來，加大對學籍檔案管理內容與數據的開發力度，促使學籍檔案管理效率不斷提升。此外，學校要將各部門人員的學籍檔案管理職責明確下來，要求其每學期按時、完整和準確進行歸檔，用制度的約束力讓學籍檔案真實性認證與鑒別得到加強，提升其可靠性與真實性。要嚴格執行考核管理制度與激勵機制，保障獎罰分明，激發每個人員的工作積極性。

3.2 統一規范管理學籍檔案

第一，學校要設置專門的檔案管理部門，應用先進的信息管理平臺。要避免學籍檔案在個人手中散存，應該通過學籍檔案管理科室的建立，對信息數據庫進行規范，包括新生登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號和檔案轉遞情況等，為師生利用計算機網絡檢索提供便利，及時獲取所需學籍檔案材料。包括學歷、學位認證和出國留學等方面的信息[3]。第二，對學籍檔案收集與整理工作進行規范。學籍檔案的收集要按照以下流程進行：首先，對新生入學前的檔案材料進行收集，必須自身新生入學報道前就開展收集工作；其次，對學生在校期間各方面檔案資料進行收集；最后，在學生即將畢業的時候，還要收集學生在校期間學習、思想、綜合素質等總結與評價材料，包括畢業生登記表、畢業生鑒定表、成績總表和畢業生體檢表等材料。所有檔案材料必須保證百分百歸案率，滿足相關標準要求，學籍檔案存放分類也要做到清晰，規范擺放案卷。

3.3 提升學籍管理信息化水平

通過運用現代化管理技術，能夠保證順利實現科學、準確和高效的學籍管理信息系統。近年來很多學校都逐步增加了招生數量，而人工管理方式已經難以滿足學籍檔案管理要求，需要充分應用計算機技術、網絡技術和大數據及時，盡快建立起學籍管理信息系統，在學籍管理中充分發揮出現代信息技術的作用[4]。學校要通過匯集學生在校期間各項信息，打造完整的學生學籍管理檔案庫，便于隨時進行調用與統計分析，確保學校各部門可以及時互換信息，學校領導也能夠及時了解相關信息。學生要利用網絡直接查詢學籍信息、考試成績與課表等，達到共享資源的目的，讓學籍管理文件能夠自動化檢索，不斷提升學生學籍檔案管理的規范化和科學化水平。

3.4 提升檔案管理人員綜合素質

學習學籍檔案管理工作涉及事項眾多，也比較瑣碎，也有著較強的程序性與專業性特點。學籍檔案管理人員除了要掌握檔案業務知識以外，也要對檔案事業保持足夠的熱愛，具備較強的責任心，能夠在檔案工作中遵守紀律。學校也要定期開展對檔案管理人員的培訓工作，幫助他們盡快更新知識結構體系，能夠熟練運用計算機等先進設備，提升學籍檔案管理信息化水平。

4 結語

總之，學校加強學生學籍檔案的規范化管理意義重大，能夠確保將學籍檔案的價值有效體現出來，為今后的查詢與利用提供便利。學籍檔案作為學生在校的各方面情況，值得我們認真、規范進行管理，做好學籍檔案收集、整理、存儲和利用等工作。對此學校要充分認識到學籍檔案管理的重要性，積極采取應對措施，不斷提升學籍檔案管理水平，滿足當前教育形勢發展的要求。

參考文獻

[1]張鴻媛.探究學籍檔案管理的信息化建設[J].辦公自動化，2018，23（15）：57-58.

[2]宣勇.如何開展高中生學籍檔案信息化管理工作[J].檔案時空，2018（06）：24-25.

[3]王海霞.學生學籍檔案集成管理模式的思考[J].辦公室業務，2018（11）：113.

[4]季佳逸.學生學籍檔案集成管理模式研究[J].中國檔案，2017（10）：58-59.