信息化背景下文書檔案管理模式的創新

何彩燕

摘 要：我國已經全面邁入了信息化、數字化的時代，在信息數據化的背景下，傳統的文書檔案管理模式顯得日益落后、低效及繁瑣。與之相比，信息化背景下的文書檔案管理無論在提高工作效率和節約人工成本等方面都具有無以倫比的優越性。本文針對當前文書檔案管理工作存在的問題進行了適當的闡述，并提出了相應的改進措施。

關鍵詞：信息化；文書檔案；管理模式；創新

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事物活動中產生的，由通用文書轉化而來的那部分檔案的傳統稱謂，是檔案資源體系的重要組成部分[1]。它幾乎包含了一個單位或部門所有與工作有關的文件資料，是連接其他部門及單位的橋梁和紐帶。

隨著經濟與科技的飛速發展以及計算機互聯網技術的廣泛應用，各行各業普遍實現了現代化辦公和智能化服務。現代化辦公方式與服務方式的改變不僅給人們的生活帶來了諸多便利，也帶動了文書檔案管理方式向前發展，可以合理地預見，在不久的將來，文書檔案的管理模式必然由傳統的手工管理模式向全面的信息化和智能化管理模式方向轉變。

1 文書檔案管理信息化的優勢

1）提供信息智能化服務。借助信息化技術，實現現代化辦公，提高辦公水平和效率，這是科技發展的必然趨勢。文書檔案管理采用信息化管理模式后，各單位和部門能夠實現無紙化辦公，這不僅能為文書檔案的管理者和調閱者提供快捷、高效的智能操作平臺，還可以大大降低辦公過程中物料的耗費和人工成本的開支，減少文書檔案記錄者手工抄錄的錯誤；對于數字類的檔案，可以借助計算機互聯網相關技術，形成信息數據庫，進行大數據的處理與分析，為單位制定策略、目標以及發展藍圖提供數字支持。

2）提高文書檔案的運轉效率。通過對文書檔案進行數據化處理，可以實現不同部門、不同單位同時進行文書檔案的調閱與使用，實現文書檔案資源共享，即使經過多次重復的使用，也不會出現傳統紙質版檔案在移交和使用過程中產生的破損，大大降低了對文書檔案的管理和存儲成本，為文書檔案的完整性提供了有力的保障；同時文書檔案管理的信息化也可以提高文書檔案管理的工作效率，減輕文書檔案管理人員在對文書校對時的工作量。

3）促進檔案事業體系的發展和進步。包括政府直屬機關、企事業單位在內的各行各業，其文書檔案管理工作本質上都是我國檔案管理體系的一部分，其文書檔案管理工作現代化和信息化程度的提升，能有效改變傳統文書檔案管理中存在的弊端以及短板，促進我國檔案管理整體水平的提高。

2 傳統文書檔案管理模式存在的問題

文書檔案管理工作和信息化管理理念相結合，輔之以先進的軟硬件設施[2]，將成為現代智能辦公的一種新潮流。雖然有些企事業單位在文書檔案管理中引進了較為先進的軟硬件設備設施，但是由于管理理念或員工素質等因素的制約，這些單位仍然采用較為傳統的辦公管理方式，文書檔案的信息化還只是停留在紙面上，遠遠跟不上時代信息化發展的步伐，總的來說，傳統的文書檔案管理工作存在著如下幾方面的不足之處：

1）信息化理念意識不強。文書檔案在檔案管理中是非常重要的一環，很多單位對文書檔案管理沒有真正重視起來，還是沿用傳統的老一套辦法。有些文書檔案工作人員對于信息化管理這種新事物潛意識比較排斥，不愿去改變；有些工作人員因為年紀較大，對新事物的接受能力心有余而力不足，如果再加上領導也缺乏對信息化、互聯網等相關知識的了解，無形中也會阻滯文書檔案管理信息化的應用。

2）手工錄入準確率較低。傳統的文書檔案管理工作中，由人工以紙質形式的書寫來完成檔案的管理工作，很容易出現漏寫、漏抄或者字跡模糊，將會影響檔案記錄的完整性；如果漏寫、漏抄或者字跡模糊的信息是屬于重要信息的話，將會影響整個文書檔案的準確度，文書檔案的參考價值也會受到不利影響。傳統的文書檔案在錄入、編輯、整理等環節中全程依賴于人工手動完成；在文書檔案管理中，需要進行分門別類地存放，需要耗費更多的人力物力和存儲空間，這種費時費力、占用空間大的傳統管理模式也不利于單位的長期發展。

3）人工查閱檔案效率低下。文書檔案人工管理的效率低下，導致文書檔案的運轉效率也會受限。對于檔案查閱者來說，可能需要長時間的排隊等待，整個工作效率都會大大降低，對那些急需調閱檔案的相關人員來說更是如此。與此同時，大量的文書檔案以紙質方式呈現，也不利于單位對歷史活動的分析和總結。

4）文書檔案不易長期保存。傳統文書檔案保存要求較高，容易受到環境和空間的制約。比如在潮濕環境中紙張容易發生霉變，或出現蛀蟲、蟑螂等侵蝕；在頻繁地移動及借閱中，紙張容易發生磨損和掉落，造成部分檔案丟失或缺失，不利于文書檔案的持久保存。

3 文書檔案管理工作的創新

1）文書檔案管理工作思維的創新。文書檔案管理工作的思維模式決定了工作節奏以及工作的方式和方法。如果工作思維模式不能夠轉變，在管理理念上抱殘守缺，即使在文書檔案的管理中引進了較為先進的設備設施，也不能充分發揮文書檔案管理信息化的最大作用[2]，因此針對文書檔案管理工作的管理者以及工作人員進行信息化思維模式的培訓是十分必要的。對工作人員進行觀念上的更新，學習電子信息化的理論基礎知識，這是工作模式、管理觀念和辦公環境三方面相結合的轉變，也是實現信息化管理模式的關鍵環節。

2）信息化管理人才的引進。將各種現代化的軟硬件引進辦公檔案管理工作后，將會對員工信息化辦公條件下的操作技能提出更高的要求。如果沒有與之匹配的工作人員，不僅造成相關資源的大量浪費，而且也會嚴重滯后單位文書檔案信息化進程。為此，各單位在以社會化招聘方式積極引進具有較高信息化自動技術和互聯網技術的檔案管理專門人才的同時，也可以在本單位內部加大文書檔案信息化管理的培訓力度，以提高單位文書檔案的整體管理水平和信息化應用能力，確保檔案信息化管理工作的順利進行。在文書檔案信息化管理模式不斷進行優化和創新的同時，還需要對檔案管理工作相關的管理者和工作人員進行定期的教育培訓，使他們的工作技能和水平能夠與時俱進。

3）文書檔案管理工作中軟硬件設備的更新。文書檔案存儲在設備的機箱內，如果設備老化、損壞，會影響文書檔案的正常使用情況，甚至會導致丟失的情況發生。因此進行檔案管理工作時，要有計劃地對設備進行及時的維護、保養以及軟件和系統的更新升級，對那些需要淘汰的設備，要及時的進行新設備的更替，保證工作有序、流暢的開展，特別是重要的文書檔案，要進行雙重甚至多重的存儲備份。

4）文書檔案安全的保護措施。許多文書檔案都是機密性文檔，特別那些涉及到商業機密、科學技術等專業性很強的檔案，這就要求單位對于文書檔案的安全性有切實的保障。近年來，網絡信息環境的安全成為國家的重點關注事項，相關安全措施的提出、相關制度的建立以及安全系統的升級和安全防盜軟件的研發，針對檔案信息調取和傳輸過程增加的保護措施等，都有效保障了網絡信息環境的安全，從而切實提高了檔案管理的安全系數。

綜上所述，文書檔案的管理水平和狀況與單位的發展息息相關，也是向政府、機關以及其他企事業單位提供本單位歷史數據以備借鑒和參考的主要依據。在信息化時代背景下，應該充分發揮文書檔案信息化管理模式的優越性，使文書檔案的管理向高效能、高層次的方向發展，以便更好地為企業未來發展規劃的制定提供科學的依據，提高管理決策的準確性，為保障企業的可持續發展做出更大的貢獻。

參考文獻

[1]王梅紅.如何做好新時期文書檔案工作[J].蘭臺世界，2013（s5）：134-134.

[2]林李霞.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].辦公室業務，2014（3）：154-155.