論檔案管理工作內容與模式的轉變

張宇

摘 要：隨著社會的進步，時代的發(fā)展，信息化、數(shù)字化技術已經(jīng)逐漸融入了人們的生活。在新時代背景下，檔案管理作為一項重要的社會性基礎工作，對人們的日常生活工作有著重要影響，與此同時，檔案管理的工作內容與工作模式也隨著社會發(fā)展、科技的進步正在悄然發(fā)生變化，這些轉變包括檔案的收集方式、保存形式、工作觀念、管理方法等，這都使的檔案管理工作日益合理化、規(guī)范化，推動了我國檔案事業(yè)健康發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理；工作內容；工作模式；轉變

檔案管理作為企事業(yè)單位管理工作的重要組成，其管理質量與管理效率對企事業(yè)單位的發(fā)展具有重要影響。因此，新的時代背景下，加強企事業(yè)檔案管理，根據(jù)新時期檔案管理工作內容，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式，也成為了當前企事業(yè)單位工作的重點。

1 加強檔案管理工作的必要性

1.1 提高檔案信息資源的利用效率

新時代背景下，加強企事業(yè)單位的檔案管理工作，按照時代發(fā)展要求，調整檔案管理工作內容，轉變工作方式和工作思路，將信息技術、自動化技術、人工智能技術等現(xiàn)代化技術應用到日常的檔案管理工作中，可以有效提高檔案管理的工作質量和檔案資源的利用效率，使其作用得到充分發(fā)揮，進而使檔案信息為企業(yè)單位的健康發(fā)展做出更大的貢獻。

1.2 為企事業(yè)單位的發(fā)展提供新思路

新時期，社會逐漸邁入了信息化時代，檔案管理工作涉及的工作內容也越來越廣，工作量也呈現(xiàn)出了“指數(shù)”增加趨勢，這使得檔案管理人員的工作量大幅增加，因此，檔案管理工作思路亟需轉變，加強企事業(yè)單位檔案管理，將現(xiàn)代的管理理念運用于日常的工作實踐中，使得檔案管理工作由傳統(tǒng)的人工“人工式”“紙質式”管理模式向“智能化”“電子化”的方向轉變，這也使得檔案應用率不高、檔案管理不到位等問題得到有效解決，檔案管理人員的工作強度得到了有效降低，為檔案工作的有序開展提供了新思路，為我國企事業(yè)單位檔案工作的健康發(fā)展提供了新的思路和路徑。

1.3 降低決策風險

俗話說“以史為鑒，可以知興衰”，檔案本身就是一部發(fā)展史，它記載了大到一個國家，乃至整個世界；小到一個單位，一個個體的發(fā)展歷程。檔案管理涵蓋了企事業(yè)單位的日常生產、經(jīng)營、財務、人事等各個方面，加強檔案管理，強調檔案的重要性，積極發(fā)揮檔案在企事業(yè)單位經(jīng)營和管理決策中重要作用，可以減少決策風險，進而促進企業(yè)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

2 工作內容的轉變

2.1 檔案的收集

由于傳統(tǒng)檔案主要以紙質檔案為主，檔案管理人員只需對已有的紙質檔案進行分類、歸檔即可，這種情況很容易造成檔案信息的遺漏，比如字跡不清、紙張破損。而在信息社會中，電子檔案的廣泛應用確保了整個檔案信息記錄過程的完整、有效，記錄結果存儲在計算機中更加方便查找和保存，與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，電子檔案管理人員在專業(yè)人員的指導下，通過學習和使用檔案信息接收與管理平臺，可以大幅提升檔案的收集與整理效率。

2.2 檔案的保存

傳統(tǒng)的檔案保存主要以紙質形式為主，檔案信息需要通過紙張了記載，這造成檔案保存不僅數(shù)量巨大，查詢借閱耗時耗力，而且給日常管理帶來了很多不必要的麻煩，另外，紙質檔案保存受外界環(huán)境的影響非常大，不僅需要防止自然環(huán)境變化的影響，而且還要防止鼠蟲嗑咬，這需要耗費大量的人力、物力，另外，紙質檔案的存儲與傳播也具有嚴格的要求，這在一定程度上也限制了檔案作用的充分發(fā)揮。相比之下，電子檔案更加先進，隨著計算機網(wǎng)絡技術在檔案管理中的應用，不僅提升了檔案的管理效率，使檔案管理工作更加有效、穩(wěn)定，而且也方便了檔案的借閱，提升了檔案的利用效率。例如，將檔案信息通過數(shù)字化的形式保存到計算機系統(tǒng)中，查閱者只需輸入關鍵詞就可以方便、快捷的查詢到自己想要的信息，這大大提升了管理效率，節(jié)約了人工及時間成本。

2.3 工作新內容

傳統(tǒng)的檔案管理大多是手工管理，所以不存在非法訪問和信息篡改風險。而對電子檔案來說，非法訪問和使用檔案資料卻成為常態(tài)問題，所以要對檔案資料的訪問權限進行設置，防止對檔案信息進行拷貝、惡意篡改或破壞，加強入網(wǎng)訪問控制、權限控制和防火墻控制。此外電子檔案管理還要做好病毒防治工作。病毒入侵會極大的破壞檔案管理系統(tǒng)的完整性，將對檔案管理工作造成巨大的損失，這就要求要檔案管理工作者安裝更新查毒、殺毒軟件，避免將移動存儲設備中的病毒被攜帶到計算機網(wǎng)絡上。

3 檔案管理模式的轉變

3.1 轉變管理思路，打破傳統(tǒng)觀念

在計算機網(wǎng)絡時代發(fā)展的新形勢下，傳統(tǒng)的管理理念已經(jīng)不能滿足當前檔案管理的新要求。隨著時代發(fā)展，檔案管理的工作內容越來越廣泛，復雜性也越來越強，這在一定程度上對檔案管理工作者的工作積極性產生了不良影響，并嚴重影響了檔案管理工作的正常進行。因此，為了滿足信息化時代的檔案管理發(fā)展要求，不論是企事業(yè)單位領導層，還是一線檔案管理人員都需要培養(yǎng)創(chuàng)新的管理意識，不斷探索，勇于創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)的工作思路，進而提高檔案管理效率與管理質量。

3.2 適應轉變，實行電子文件與電子檔案一體化管理

當今社會，電子政務與辦公自動化進程的進一步加快，各單位在各項工作及活動中產生了大量的電子文件和電子檔案，要求我們實行電子文件電子檔案的一體化管理，對工作中所產生的電子文件和電子檔案全盤考量與超前控制，進行網(wǎng)上實時歸檔，實現(xiàn)電子文檔與電子文件的生成、處理、傳遞、存儲、查閱、收集、利用、歸檔一體化，將二者進行無縫鏈接并保證其安全性，推動文檔管理工作流程科學化、合理化。

3.3 完善檔案管理機制，建立健全新型檔案管理制度

電子檔案管理改變了傳統(tǒng)紙質檔案的模式和儲存方式，檔案資料和內容也呈現(xiàn)幾何倍增長的趨勢，因此其管理工作也要適時發(fā)生改變。做好檔案管理工作要求不斷完善檔案管理機制，探尋研究新型檔案管理形式，加快形式創(chuàng)新與內容改革，從而促進檔案管理工作與發(fā)展相適應。此外，檔案管理內容和模式的轉變還需要我們創(chuàng)新工作思路，大力培養(yǎng)滿足當前檔案管理事業(yè)需要的專業(yè)人才，重視人才培養(yǎng)與人力資源的合理有效利用。

4 總結

新的時代背景下，隨著科學技術的不斷進步，檔案管理工作也在不斷變化與革新，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式已不能適應新時代電子檔案管理的發(fā)展要求，為了提升檔案管理工作質量與工作效率，只有根據(jù)檔案管理工作的內容和模式的變化不斷改革和創(chuàng)新，將新技術、新方法應用到檔案的日常管理工作中，進而實現(xiàn)新時期檔案管理的綜合控制。同時，作為檔案管理人員，也需要在許多方面不斷提高自身的素質，根據(jù)時代發(fā)展的需要，不斷學習相關的先進知識，最終實現(xiàn)自身管理能力和素質的全面提高，推動我國的檔案事業(yè)不斷發(fā)展與進步，從而更好的滿足新時代檔案管理工作的需求。

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