學(xué)校檔案管理工作之我見

陳永光

學(xué)校檔案是一個學(xué)校的廣大教職工在從事教育教學(xué)管理、教育科研、德育和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中形成的具有保存價值的材料，它能真實(shí)的反映學(xué)校在各個時期的工作和學(xué)生的學(xué)習(xí)情況。保存并利用好學(xué)校檔案，能提高學(xué)校教育管理和教師的教學(xué)水平，對學(xué)校工作中起著承前啟后的推動作用。

1 學(xué)校檔案管理工作的重要作用

1）學(xué)校檔案是學(xué)校的歷史發(fā)展的見證者。學(xué)校檔案包括行政、黨群、教育教學(xué)、學(xué)籍、基建、財務(wù)、歷史發(fā)展等方面的文字材料和聲像、影像、電子資料，記載著全校教職工的德、能、勤、績、廉，匯集著全校學(xué)生的最原始、最可靠的品德、學(xué)籍、學(xué)業(yè)成績信息。它真實(shí)地記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，保存、利用好學(xué)校檔案，對學(xué)校發(fā)展具有重要的推進(jìn)作用。

2）學(xué)校檔案是學(xué)校的教育教學(xué)總結(jié)。學(xué)校檔案匯集了學(xué)校教職工的知識成果，是學(xué)校成長和奮斗的沉積，具有很大的開發(fā)利用價值。對學(xué)校檔案進(jìn)行綜合分析，可以全面的掌握學(xué)校教育教學(xué)等方面的延革和演變情況，為新時期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)，推動學(xué)校發(fā)展。

2 學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1）傳統(tǒng)落后的觀念制約。雖然檔案對一個學(xué)校的發(fā)展起著重要的推動作用，然而長期以來，很多學(xué)校在實(shí)際工作中對檔案工作卻不夠重視，沒有認(rèn)識到它在學(xué)校工作中的重要性和必要性，認(rèn)為它們無足輕重，隨意放置，導(dǎo)致檔案搜集不全，檔案管理手段不高，檔案信息化建設(shè)發(fā)展滯后。

2）硬件、資金投入不足，設(shè)施不達(dá)標(biāo)。學(xué)校檔案應(yīng)客觀完整記錄學(xué)校各方面的工作，為學(xué)校發(fā)展留下真實(shí)的軌跡。但筆者通過了解，發(fā)現(xiàn)很多學(xué)校在檔案管理方面存在以下幾種普遍現(xiàn)象：（1）硬件不能滿足檔案的需要。按照國家檔案局對于檔案管理硬件方面的要求，檔案室、借閱室、檔案整理室必須分開，可很多學(xué)校由于種種原因三室合一，有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案容易缺失或遭受破壞。（2）資金投入不足，檔案管理信息化發(fā)展滯后。許多學(xué)校檔案管理沒有專用工作經(jīng)費(fèi)，檔案室缺少必要的消磁設(shè)備、空調(diào)、辦公電腦等，缺少信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)條件設(shè)備，缺少采集電子文檔、媒體資料、音視頻資料所需的設(shè)備，沒有購買安裝檔案編輯、裁剪、合成以及查閱、編排等方面的系統(tǒng)管理軟件等，檔案保管設(shè)備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要。

3）檔案管理人員配備不足，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，檔案管理工作難度大。（1）檔案管理人員配備不足，人員變動快。大多學(xué)校對檔案管理不太重視，沒有設(shè)置檔案管理崗位，或有的學(xué)校僅安排1名辦公室老師兼任檔案管理員，或臨時配備的。這些老師平時既要忙教育教學(xué)，又要處理繁雜的事務(wù)，還要管理檔案，檔案管理精力不夠。大多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理人員在工作、生活上關(guān)心不夠，在評優(yōu)樹模、晉升職稱等方面沒有和一線教師相等的機(jī)會，導(dǎo)致檔案管理人員信心不足，造成檔案管理人員變動大、不太穩(wěn)定，新、舊檔案管理人員工作交接方面難免出現(xiàn)問題，影響檔案管理工作的連續(xù)和穩(wěn)定性。（2）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。大多學(xué)校的檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)就上崗。這些老師平時工作很忙，很多市縣也極少開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案管理員去省檔案局參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會更少（98%以上的學(xué)校檔案管理員都沒參加過省級檔案培訓(xùn)），無法獲取最新的檔案管理專業(yè)知識，導(dǎo)致檔案管理手段落后，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。（3）整理檔案難度較大。按照檔案管理規(guī)范的要求，重要文件要及時歸檔，許多教育教學(xué)活動應(yīng)該在活動結(jié)束后就要整理歸檔，可很多學(xué)校卻是一年后才整理檔案。整理時要做到分類準(zhǔn)確，目錄清楚、裝訂整齊，而檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現(xiàn)象，也使得檔案管理員在篩選、甄別檔案時頗感頭疼，檔案整理工作的難度加大。

4）檔案材料立卷不規(guī)范。檔案管理員缺少檔案管理專業(yè)知識，或僅憑別人傳授檔案整理經(jīng)驗(yàn)，使得檔案材料立卷不規(guī)范，主要表現(xiàn)在立卷目錄不統(tǒng)一，把檔案和資料區(qū)別不開，檔案材料或有破損，沒有及時修復(fù)，或不符合歸檔要求，不利于檔案的保存和開發(fā)利用。

3 加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的對策

1）領(lǐng)導(dǎo)重視，建立檔案管理工作體系。筆者在前邊已經(jīng)提到，檔案對學(xué)校發(fā)展起著承前啟后的推動作用，建議各學(xué)校高度重視檔案管理工作，成立以校長為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，建立一整套完善的《學(xué)校檔案管理工作規(guī)定》、《學(xué)校檔案室管理制度》、《學(xué)校檔案利用制度》、《學(xué)校檔案員管理職責(zé)》等制度，形成檔案管理體系。建立健全檔案收集、甄別歸檔、保管保密制度，規(guī)范檔案的查閱、借閱流程，確保檔案管理各項工作有條不紊開展。

2）加大學(xué)校檔案管理資金投入。硬軟件建設(shè)是提高檔案管理水平的保障，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。檔案管理員要主動向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報新形勢下上級部門對檔案管理的硬件要求和信息化建設(shè)要求，匯報當(dāng)前檔案工作中存在的問題和實(shí)際困難，爭取資金投入。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也要高度重視并支持檔案管理工作，合理預(yù)算并下?lián)軐Ｓ棉k公經(jīng)費(fèi)，努力改善檔案管理硬、軟件條件。學(xué)校要專門設(shè)立綜合檔案室，檔案室、借閱室、檔案整理室要分開，添購檔案管理設(shè)施設(shè)備，編檔管理，分類存放，做好防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

3）加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)。（1）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)全體教職工的檔案意識。學(xué)校應(yīng)通過多種形式，通過教工例會、網(wǎng)絡(luò)等形式向全體教職工宣傳檔案工作的重要性，增強(qiáng)廣大教職工的檔案意識，促使全體教職工都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。學(xué)校要適時在教職工中開展檔案知識培訓(xùn)，講解檔案產(chǎn)生、整理和歸檔的方法，提高教職工的檔案搜集意識和能力。學(xué)校各科室、教研室（組）設(shè)兼職檔案員，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。（2）選拔好專職（或兼職）檔案管理員。有條件的學(xué)校要專門設(shè)置檔案管理崗位，選拔政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)高，責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟練的老師擔(dān)任專職（兼職）檔案管理員，從事檔案管理工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要在工作、生活上對檔案管理人員多一些關(guān)心，讓他們在評優(yōu)樹模、晉升職稱等方面和一線教師擁有相等的機(jī)會，讓他們安心工作，保證檔案管理人員的相對穩(wěn)定。（3）提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面學(xué)校要積極和上級部門聯(lián)系，安排檔案管理人員外出參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案專業(yè)理論水平；另一方面鼓勵檔案管理員積極參加網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)，獲取最新的檔案管理要求，運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高辦公自動化管理水平。

4）加強(qiáng)檔案整理歸檔工作。檔案工作是一項積累性工作，首先需要各部門檔案工作人員在日常工作中重視對本部門檔案的收集和整理，積累有記錄價值的檔案資料。其次是把好檔案的“入門關(guān)”。學(xué)校應(yīng)按照新形勢下的歸檔內(nèi)容、格式、標(biāo)準(zhǔn)、時限等要求，指導(dǎo)各部門檔案員按新要求整理檔案，確保形成的檔案整理規(guī)范，從檔案形成源頭上避免錯誤發(fā)生。三是重視檔案移交工作。各部門檔案管理員將重要檔案整理完畢之后，應(yīng)及時移交給學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一保管。綜合檔案室管理員在接收、整理檔案時，發(fā)現(xiàn)有缺少的檔案應(yīng)及時向有關(guān)部門索要，避免時間太長而造成檔案缺失，確保檔案完備。

5）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。隨著當(dāng)今社會的進(jìn)步和科技的飛速發(fā)展，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時期檔案工作發(fā)展的必然，學(xué)校要加快檔案管理信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，使文書檔案和電子檔案同步。

6）提高檔案利用率。綜合檔案室應(yīng)利用現(xiàn)代化管理手段將學(xué)校檔案信息及時提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研室（組）和有關(guān)部門，為廣大教職工提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，做到檔案管理工作管理方法科學(xué)化，管理手段高效化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，主動提供檔案利用服務(wù)，建立檔案管理工作長效機(jī)制，使檔案價值得以充分體現(xiàn)，推進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)工作的發(fā)展。